长宁区采购书架管理制度

长宁区采购书架管理制度一、总则（一）目的为规范长宁区书架采购管理工作，确保书架采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，保证书架质量，满足长宁区各部门对书架的使用需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于长宁区范围内所有书架采购项目，包括但不限于政府机关、事业单位、学校、图书馆等各类公共机构以及相关企业组织的书架采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：书架采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争的原则，为所有潜在供应商提供平等的机会，保证采购结果的公正性。3.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的书架供应商，确保所采购书架能够满足实际使用要求，具备较长的使用寿命。4.效益原则：充分考虑采购成本与效益的关系，在保证书架质量和服务的基础上，合理控制采购价格，提高资金使用效益。二、采购需求管理（一）需求调研1.需求收集：各使用部门应根据实际工作需要，定期向区采购管理部门提交书架采购需求。需求内容应包括书架的规格、数量、材质、颜色、功能要求等详细信息，并说明采购书架的用途和预计使用年限。2.需求分析：采购管理部门收到需求后，应组织相关人员对需求进行分析和评估。对于复杂或特殊的需求，可邀请专业技术人员或相关专家进行论证，确保需求的合理性和可行性。3.需求变更：在采购过程中，如因工作需要对书架采购需求进行变更，使用部门应及时向采购管理部门提交变更申请。采购管理部门应组织相关人员对变更申请进行审核，评估变更对采购进度、成本和质量的影响，并根据审核结果决定是否批准变更。如批准变更，应及时通知供应商，并对采购合同进行相应调整。（二）预算编制1.预算制定：采购管理部门应根据需求调研结果，结合市场价格行情，编制书架采购预算。预算内容应包括书架的采购成本、运输费用、安装调试费用、售后服务费用等各项费用明细，并明确预算总额。2.预算审核：采购预算编制完成后，应提交区财政部门或相关预算管理部门进行审核。审核部门应根据预算编制原则和相关规定，对预算的合理性、准确性进行审核，并提出审核意见。采购管理部门应根据审核意见对预算进行调整和完善，确保预算能够得到有效执行。三、采购流程管理（一）采购计划制定1.计划编制：采购管理部门根据需求调研和预算审核结果，制定书架采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等详细信息，并按照项目实施进度进行合理安排。2.计划审批：采购计划编制完成后，应提交区采购管理部门负责人或相关领导进行审批。审批部门应根据采购项目的重要性、预算金额等因素，对采购计划进行审核，并做出批准或不批准的决定。如批准采购计划，应明确采购计划的执行要求和时间节点；如不批准采购计划，应说明理由，并要求采购管理部门重新编制。（二）采购方式选择1.公开招标：对于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的书架采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优的供应商和采购方案。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的书架采购项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式进行采购。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照相关法律法规的规定组织开标、评标、定标等活动。3.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的书架采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的书架采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购应在保证采购项目质量和满足服务配套要求的前提下，与供应商进行充分协商，确定合理的采购价格和合同条款。单一来源采购项目应在采购活动开始前，报经区采购管理部门批准，并在采购过程中严格按照批准的采购方案进行操作。5.询价采购：对于采购的书架规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式进行采购。询价采购应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（三）采购文件编制1.招标文件编制：如采用公开招标或邀请招标方式进行采购，采购管理部门应编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保投标人能够准确理解采购需求，并按照要求编制投标文件。2.谈判文件编制：如采用竞争性谈判方式进行采购，采购管理部门应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。谈判文件应明确谈判的程序、规则、要求以及采购项目的技术规格、质量要求、商务条款等实质性内容，为谈判活动提供明确的依据。3.询价文件编制：如采用询价采购方式进行采购，采购管理部门应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、供应商须知、报价表格式、采购需求、合同条款及格式等内容。询价文件应明确询价的要求、采购项目的技术规格、质量要求、商务条款等实质性内容，确保供应商能够准确理解采购需求，并按照要求进行报价。（四）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购管理部门应按照采购文件的要求，对参与书架采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明、信誉状况等相关证明材料。只有资格审查合格的供应商才能参与后续的采购活动。2.供应商选择：采购管理部门应组织相关人员对通过资格审查的供应商进行综合评估，根据采购文件的评标标准或谈判规则，选择最优的供应商。评估内容应包括供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等方面。在选择供应商时，应充分考虑供应商的综合实力和信誉，确保所选择的供应商能够提供优质的书架产品和良好的售后服务。3.供应商管理：采购管理部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、产品质量、交货期、售后服务等情况进行记录和管理。定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，应及时进行警告、处罚或终止合作关系。同时，应加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同解决采购过程中出现的问题，促进供应商不断提高产品质量和服务水平。（五）采购合同签订1.合同起草：采购管理部门应根据采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括书架的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规的规定，确保双方的合法权益得到保障。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交区采购管理部门负责人或相关领导进行审核。审核部门应从合同的合法性、完整性、准确性、合理性等方面进行审核，并提出审核意见。采购管理部门应根据审核意见对合同进行修改和完善，确保合同条款严谨、清晰、合理。3.合同签订：采购合同审核通过后，采购管理部门应与中标（成交）供应商签订书面合同。合同签订应按照法律法规的规定，由双方授权代表签字并加盖单位公章。合同签订后，应及时将合同副本分送相关部门存档，并按照合同约定履行各自的义务。（六）采购项目实施与监督1.项目实施：采购管理部门应按照采购合同的约定，组织供应商实施书架采购项目。在项目实施过程中，采购管理部门应加强对项目进度、质量、安全等方面的监督和管理，确保项目顺利进行。供应商应按照合同约定的时间、地点、规格、数量等要求，及时提供合格的书架产品，并负责安装调试、培训等售后服务工作。2.项目验收：书架采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员对项目进行验收。验收内容应包括书架的规格、数量、质量、外观、安装调试情况、售后服务等方面。验收合格后，应出具验收报告。对于验收不合格的项目，采购管理部门应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。如因供应商原因导致项目无法按时验收或验收不合格，供应商应承担相应的违约责任。3.监督管理：区采购管理部门应加强对书架采购项目的监督管理，建立健全采购项目监督检查制度。定期对采购项目的实施情况进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等方面。对于发现的问题，应及时责令整改，并依法追究相关人员的责任。同时，应积极接受社会监督，对于采购过程中出现的投诉举报，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。四、采购资金管理（一）资金预算管理1.预算编制：采购管理部门应根据书架采购计划和预算编制要求，编制采购资金预算。采购资金预算应明确采购项目的资金来源、金额、用途、支付时间等详细信息，并按照财政预算管理的相关规定进行编制。2.预算审核：采购资金预算编制完成后，应提交区财政部门或相关预算管理部门进行审核。审核部门应根据预算编制原则和相关规定，对预算的合理性、准确性进行审核，并提出审核意见。采购管理部门应根据审核意见对预算进行调整和完善，确保预算能够得到有效执行。（二）资金支付管理1.支付申请：供应商按照采购合同约定完成书架供应、安装调试等工作，并经采购管理部门验收合格后，应向采购管理部门提交支付申请。支付申请应包括合同编号、供应商名称、支付金额、支付理由等详细信息，并附上相关证明材料，如验收报告、发票等。2.支付审核：采购管理部门收到供应商的支付申请后，应按照合同约定和财务管理制度的要求，对支付申请进行审核。审核内容应包括合同执行情况、验收情况、发票真实性、支付金额准确性等方面。审核通过后，应提交区财政部门或相关财务部门进行支付审批。3.支付审批：区财政部门或相关财务部门收到采购管理部门提交的支付申请后，应按照财政资金支付管理的相关规定，对支付申请进行审批。审批通过后，应按照规定的支付方式和时间，将采购资金支付给供应商。（三）资金核算与监督1.资金核算：财务部门应按照财务会计制度的要求，对书架采购资金进行单独核算。建立健全采购资金台账，记录采购项目的资金收支情况，确保资金核算准确、清晰。2.资金监督：区财政部门或相关监督部门应加强对书架采购资金的监督管理，定期对采购资金的使用情况进行检查。重点检查采购资金是否专款专用、是否按照合同约定支付、是否存在截留、挪用等违规行为。对于发现的问题，应及时责令整改，并依法追究相关人员的责任。五、档案管理（一）档案收集1.采购文件收集：采购管理部门应负责收集书架采购项目的相关文件，包括采购计划、采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、投标（响应）文件、评标报告、采购合同、验收报告、发票等。2.其他资料收集：在采购过程中产生的其他与采购项目有关的资料，如会议纪要、往来信函、变更申请等，也应一并收集整理。（二）档案整理与归档1.整理要求：采购管理部门应按照档案管理的相关规定，对收集到的采购文件和资料进行整理。整理时应确保文件资料齐全、完整、准确，分类清晰、编号规范。2.归档要求：整理后的采购文件和资料应及时归档，建立专门的采购档案卷宗。档案卷宗应按照采购项目的类别和时间顺序进行排列，并编制档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管与查阅1.保管要求：采购档案应妥