贸易公司呆坏账管理制度

贸易公司呆坏账管理制度总则制定目的为加强本贸易公司的财务管理，有效防范和控制呆坏账的发生，降低公司经营风险，确保公司资金的安全与正常流转，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本呆坏账管理制度。适用范围本制度适用于本贸易公司所有涉及销售业务产生的应收账款管理，涵盖公司内各部门及全体员工在销售、收款等业务环节中与呆坏账相关的行为和事项。相关定义1.应收账款：指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括货物价款、增值税及代垫的运杂费等。2.呆账：指已逾期且收回可能性极小，但尚未完全丧失收回可能的应收账款。3.坏账：指因债务人破产、死亡、失踪等原因，确实无法收回的应收账款。管理原则1.预防为主：在销售业务开展前，充分评估客户信用状况，采取有效的信用控制措施，从源头上减少呆坏账的发生。2.全程监控：对销售业务从合同签订、发货、收款到应收账款核销的全过程进行跟踪监控，及时发现和处理潜在的风险。3.责任明确：明确各部门及相关人员在应收账款管理中的职责和权限，做到责任到人，确保各项管理措施得到有效落实。4.依法处理：严格按照国家法律法规和公司内部规定处理呆坏账，确保处理过程合法合规。信用管理信用管理部门职责公司设立信用管理部门（或指定相关部门负责），其主要职责包括：1.制定和完善公司的信用管理制度和政策。2.收集、整理和分析客户的信用信息，建立和维护客户信用档案。3.对新客户进行信用评估，确定信用额度和信用期限，并根据客户信用状况的变化及时进行调整。4.监控客户的信用使用情况，对超信用额度或逾期未付款的客户采取相应的措施。5.参与销售合同的审核，对合同中的信用条款提出意见和建议。客户信用信息收集信用管理部门应通过多种渠道收集客户的信用信息，包括但不限于：1.客户的营业执照、税务登记证等基本资料。2.客户的财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。3.客户的银行信用记录，包括贷款情况、还款记录等。4.客户的行业声誉、市场地位及经营状况。5.其他与客户信用相关的信息，如以往的交易记录、付款习惯等。客户信用评估信用管理部门应根据收集到的客户信用信息，采用科学合理的评估方法对客户进行信用评估。评估内容主要包括客户的偿债能力、盈利能力、信用记录等方面。根据评估结果，将客户分为不同的信用等级，并确定相应的信用额度和信用期限。具体评估标准和方法如下：1.信用等级划分：分为A、B、C、D四个等级。A级：信用状况良好，偿债能力强，经营稳定，以往交易记录良好，无逾期付款情况。B级：信用状况较好，偿债能力较强，经营状况较为稳定，但可能存在少量逾期付款记录。C级：信用状况一般，偿债能力一般，经营存在一定风险，逾期付款情况相对较多。D级：信用状况较差，偿债能力弱，经营不稳定，存在较多逾期付款记录或其他不良信用记录。2.信用额度和信用期限确定：根据客户的信用等级，确定相应的信用额度和信用期限。A级客户：给予较高的信用额度和较长的信用期限，具体额度和期限可根据客户的实际需求和公司的销售政策确定。B级客户：给予适中的信用额度和信用期限，信用额度和期限应相对保守。C级客户：给予较低的信用额度和较短的信用期限，并加强对其应收账款的监控。D级客户：原则上不给予信用额度，要求现款交易或提供担保。信用政策调整信用管理部门应定期对客户的信用状况进行跟踪评估，根据客户信用状况的变化及时调整信用政策。当客户出现以下情况时，应及时降低其信用额度或缩短信用期限：1.经营状况恶化，如出现亏损、资金周转困难等。2.信用记录变差，如出现逾期付款次数增加、拖欠货款等情况。3.行业环境发生不利变化，影响客户的经营和偿债能力。4.其他可能导致客户信用风险增加的情况。应收账款管理销售合同管理1.销售部门在与客户签订销售合同前，应将合同草案提交信用管理部门审核。信用管理部门应重点审核合同中的信用条款，如付款方式、付款期限、违约责任等，确保合同条款符合公司的信用政策和风险控制要求。2.销售合同应明确约定双方的权利和义务，特别是付款方式和付款期限。对于赊销业务，应在合同中明确规定逾期付款的利息计算方法和违约责任，以保障公司的合法权益。3.销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本送交财务部门和信用管理部门备案，以便财务部门进行账务处理和信用管理部门进行应收账款跟踪监控。发货管理1.仓库部门在发货前，应核对销售订单和发货单，确保发货数量、规格、型号等与合同约定一致。同时，应检查客户的信用状况，对于超信用额度或逾期未付款的客户，未经信用管理部门批准，不得发货。2.发货后，仓库部门应及时将发货凭证送交财务部门和销售部门，以便财务部门进行账务处理和销售部门进行应收账款跟踪。应收账款核算与监控1.财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的要求，及时、准确地核算应收账款。设置应收账款明细账，详细记录每笔应收账款的客户名称、金额、发生时间、到期时间等信息。2.财务部门应定期与销售部门和信用管理部门核对应收账款账目，确保账账相符、账实相符。每月编制应收账款账龄分析表，对逾期未付款的应收账款进行重点关注和分析。3.信用管理部门应建立应收账款跟踪监控机制，定期对客户的应收账款进行跟踪回访，了解客户的付款情况和经营状况。对于逾期未付款的客户，应及时发出催款通知，并记录催款情况。应收账款催收1.销售部门是应收账款催收的第一责任人，应积极配合信用管理部门和财务部门做好应收账款的催收工作。在应收账款到期前，销售部门应及时与客户沟通，提醒客户按时付款。2.对于逾期未付款的客户，销售部门应根据逾期时间的长短采取不同的催收措施：逾期130天：通过电话、邮件等方式进行友好提醒，了解客户未付款的原因，并督促客户尽快付款。逾期3160天：发送正式的催款函，明确告知客户逾期付款的后果和公司将采取的措施。逾期6190天：销售部门应安排专人上门催收，与客户当面沟通，协商解决付款问题。逾期90天以上：如客户仍未付款，公司可考虑采取法律手段追讨欠款，如委托律师发送律师函、提起诉讼等。呆坏账认定与处理呆坏账认定标准符合下列情形之一的应收账款，可认定为呆账或坏账：1.因债务人破产、关闭、解散、被撤销等原因，依照法律程序清偿后，确实无法收回的应收账款。2.因债务人死亡、失踪，其遗产或财产不足清偿且无义务承担人，确实无法收回的应收账款。3.债务人逾期未履行偿债义务，经法院裁决，确实无法收回的应收账款。4.逾期三年以上且有确凿证据表明无法收回的应收账款。5.其他经公司董事会或管理层批准认定为呆坏账的应收账款。呆坏账认定程序1.当应收账款出现可能成为呆坏账的迹象时，销售部门应及时向信用管理部门和财务部门报告，并提供相关证据和资料。2.信用管理部门和财务部门应组成联合调查组，对可能成为呆坏账的应收账款进行调查核实。调查内容包括债务人的经营状况、财务状况、还款能力等，收集相关证据和资料。3.联合调查组根据调查结果，撰写呆坏账认定报告，提出呆坏账认定意见和处理建议。呆坏账认定报告应包括应收账款的基本情况、形成原因、调查过程、认定依据、处理建议等内容。4.呆坏账认定报告经信用管理部门和财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。对于金额较大的呆坏账，应提交公司董事会审议批准。呆坏账处理方式1.核销处理：对于经批准认定为坏账的应收账款，财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的要求进行核销处理。核销坏账时，应冲减应收账款和坏账准备，并在会计报表附注中披露坏账核销的情况。2.债务重组：对于暂时无法收回但仍有一定价值的应收账款，公司可与债务人进行协商，采取债务重组的方式处理。债务重组方式包括债务减免、延期还款、以资产抵债等。债务重组方案应经公司管理层批准后实施。3.法律诉讼：对于恶意拖欠货款或有能力偿还但拒不偿还的债务人，公司可通过法律诉讼的方式追讨欠款。在法律诉讼过程中，公司应积极配合律师的工作，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。呆坏账处理后的后续管理1.呆坏账核销或处理后，公司应建立呆坏账备查簿，对已核销或处理的呆坏账进行跟踪管理。记录呆坏账的核销时间、金额、债务人情况、处理方式等信息，以便日后查询和统计。2.对于已核销的呆坏账，如发现债务人有还款能力或有可供执行的财产，公司应及时采取措施进行追讨。追讨回来的款项应按照规定进行账务处理，冲减已核销的坏账准备。责任追究责任界定在应收账款管理过程中，因相关部门或人员的失职、渎职、违规操作等行为导致呆坏账发生的，应追究相关部门和人员的责任。具体责任界定如下：1.销售部门：负责客户开发、销售合同签订和应收账款催收等工作。如因销售部门对客户信用状况调查不实、合同签订不规范、催收不力等原因导致呆坏账发生的，销售部门应承担主要责任。2.信用管理部门：负责客户信用评估、信用政策制定和应收账款跟踪监控等工作。如因信用管理部门对客户信用评估不准确、信用政策执行不力、应收账款监控不及时等原因导致呆坏账发生的，信用管理部门应承担相应责任。3.财务部门：负责应收账款核算、账务处理和财务分析等工作。如因财务部门账务处理不及时、不准确，对应收账款监控不力等原因导致呆坏账发生的，财务部门应承担相应责任。4.其他部门：如仓库部门、法务部门等，在应收账款管理过程中应按照各自的职责做好相关工作。如因其他部门工作失误导致呆坏账发生的，相关部门应承担相应责任。责任追究方式对于因失职、渎职、违规操作等行为导致呆坏账发生的相关部门和人员，公司将根据情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于：1.警告、记过、记大过等行政处分。2.扣减绩效工资、奖金等经济处罚。3.降职、撤职等职务调整。4.对于情节严重、给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任。监督与检查内部审计监督公司内部审计部门应定期对公司的应收账款管理和呆坏账处理情况进行审计监督。审计内容包括信用政策执行情况、应收账款核算与监控情况、呆坏账认定与处理情况等。审计发现的问题应及时向公司管理层报告，并提出整改建议。外部审计监督公司应按照国家法律法规和相关监管要求，聘请外部审计机构对公司的财务报表进行审计。外部审计机构在审计过程中，应对应收账款和呆坏账处理情况进行重点审计，确保公司的