小公司办公物品管理制度

小公司办公物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公物品的管理，规范办公物品的采购、使用、保管及报废等流程，合理控制办公成本，提高办公效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司范围内的所有办公物品。（三）基本原则1.按需采购原则：根据工作实际需要，合理安排办公物品的采购，避免浪费。2.勤俭节约原则：倡导节约使用办公物品，降低公司运营成本。3.归口管理原则：办公物品的采购、使用、保管等工作由行政部门归口管理，各部门配合执行。4.责任到人原则：明确办公物品使用人员的责任，确保办公物品的安全、完整和有效使用。二、办公物品的分类与编号（一）分类1.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。3.文具用品：如笔、纸、笔记本、文件夹等。4.办公耗材：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。5.其他用品：如绿植、清洁用品、饮用水等。（二）编号为便于办公物品的管理和盘点，对各类办公物品进行统一编号。编号规则如下：1.办公家具：以“J”开头，后跟三位数字，如“J001”表示第一张办公桌。2.办公设备：以“S”开头，后跟三位数字，如“S001”表示第一台电脑。3.文具用品：以“W”开头，后跟三位数字，如“W001”表示第一支笔。4.办公耗材：以“H”开头，后跟三位数字，如“H001”表示第一个墨盒。5.其他用品：以“Q”开头，后跟三位数字，如“Q001”表示第一盆绿植。三、办公物品的采购（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《办公物品采购申请表》，详细注明所需办公物品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括申请的合理性、必要性以及库存情况等。对于库存充足或可通过调配解决的办公物品，行政部门有权不予批准采购申请。（二）采购流程1.经审核批准的采购申请，由行政部门负责采购。行政部门应根据采购申请，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，确保采购的办公物品符合公司要求。2.对于批量采购或金额较大的办公物品，行政部门应通过招标、询价、比价等方式进行采购，以获取最优的采购价格和服务。在采购过程中，应签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购活动的合法性和规范性。3.采购人员应及时跟进采购进度，确保办公物品按时、按质、按量到货。对于采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、产品质量不合格等，采购人员应及时与供应商沟通协调，采取有效的解决措施，保障公司利益。（三）采购验收1.办公物品到货后，采购人员应及时通知行政部门和使用部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对办公物品的数量、规格、质量等进行仔细核对，确保办公物品符合要求。2.对于验收合格的办公物品，验收人员应在《办公物品验收单》上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的办公物品，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理，并做好记录。四、办公物品的领用（一）领用流程1.员工因工作需要领用办公物品时，应填写《办公物品领用申请表》，注明领用办公物品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交至本部门负责人审批。2.部门负责人对员工的领用申请进行审核，审核通过后签字批准。对于领用金额较大或涉及重要办公物品的领用申请，部门负责人应报公司领导审批。3.员工凭审批通过的《办公物品领用申请表》到行政部门领取办公物品。行政部门发放人员应根据申请表上的内容，对办公物品进行发放，并在《办公物品领用登记表》上做好记录，注明领用日期、领用人、办公物品名称、规格、数量等信息。（二）领用标准1.办公家具：根据员工岗位和工作需要，合理配置办公家具，原则上每人一套办公桌、办公椅、文件柜等。如有特殊情况需要增加办公家具，应经部门负责人和行政部门批准。2.办公设备：根据工作需要，为员工配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等。办公设备的配备标准由行政部门根据公司实际情况制定，并报公司领导批准后执行。3.文具用品：文具用品的领用应根据工作实际需要，限量发放。如笔、笔记本等文具用品，每人每月领用数量不得超过一定标准，具体标准由行政部门制定并公布。4.办公耗材：办公耗材的领用应根据实际使用情况进行发放，如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。行政部门应建立办公耗材使用台账，定期统计各部门办公耗材的使用情况，合理控制办公耗材的消耗。五、办公物品的保管（一）保管责任1.行政部门负责办公物品的统一保管，设立专门的仓库或储物区域，对办公物品进行分类存放，并指定专人负责仓库管理。2.各部门负责本部门办公物品的保管，应指定专人负责本部门办公物品的登记、保管和维护等工作，确保办公物品的安全、完整和有效使用。3.办公物品使用人员应妥善保管所领用的办公物品，不得随意丢弃、损坏或转借他人。如因个人原因造成办公物品丢失、损坏的，应照价赔偿。（二）仓库管理1.仓库管理人员应定期对办公物品进行盘点，确保账实相符。盘点内容包括办公物品的数量、规格、质量、存放位置等信息。盘点结果应形成盘点报告，上报行政部门负责人。2.仓库应保持整洁、通风、干燥，确保办公物品的存放环境良好。对于易受潮、易损坏的办公物品，应采取相应的防潮、防虫、防火等措施进行保管。3.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗、串岗，不得随意将办公物品带出仓库。对于出入库的办公物品，应及时办理相关手续，做好记录。（三）办公物品的维护与保养1.行政部门应定期对办公家具、办公设备等进行维护与保养，确保其正常使用。如发现办公家具、办公设备出现故障或损坏，应及时联系专业维修人员进行维修。2.各部门应负责本部门办公物品的日常维护与保养工作，如定期清洁办公家具、检查办公设备的运行情况等。对于因使用不当造成办公物品损坏的，应及时报告行政部门，并协助维修人员进行维修。3.办公耗材的使用应按照产品说明书的要求进行操作，避免浪费和损坏。对于已使用完的办公耗材，应及时更换，确保办公设备的正常运行。六、办公物品的借用与归还（一）借用流程1.员工因工作需要借用公司其他部门或员工的办公物品时，应填写《办公物品借用申请表》，注明借用办公物品的名称、规格、数量、借用期限、用途等信息，并提交至物品所属部门负责人审批。2.物品所属部门负责人对借用申请进行审核，审核通过后签字批准。对于借用金额较大或涉及重要办公物品的借用申请，物品所属部门负责人应报公司领导审批。3.借用人员凭审批通过的《办公物品借用申请表》到物品所属部门领取办公物品。物品所属部门发放人员应根据申请表上的内容，对办公物品进行发放，并在《办公物品借用登记表》上做好记录，注明借用日期、借用人、办公物品名称、规格、数量、借用期限等信息。（二）归还要求1.借用人员应在借用期限内归还所借用的办公物品。如需延长借用期限，应提前向物品所属部门提出申请，经批准后方可延长。2.借用人员归还办公物品时，应确保办公物品完好无损。如发现办公物品有损坏或丢失的情况，借用人员应照价赔偿。物品所属部门发放人员应对归还的办公物品进行检查验收，确认无误后在《办公物品借用登记表》上注明归还日期，并办理归还手续。七、办公物品的报废与处置（一）报废条件1.办公物品已达到规定的使用年限，且无法正常使用或维修的。2.办公物品因技术更新、业务调整等原因，已不再适用公司工作需要的。3.办公物品因损坏严重，无法修复或修复成本过高的。4.其他符合报废条件的办公物品。（二）报废申请1.各部门或办公物品使用人员发现办公物品符合报废条件时，应填写《办公物品报废申请表》，详细注明报废办公物品的名称、规格、数量、购置日期、报废原因等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的报废申请进行审核，审核内容包括报废办公物品的实际情况、报废原因的合理性等。对于报废金额较大或涉及重要办公物品的报废申请，行政部门应报公司领导审批。（三）报废处置1.经审核批准的报废办公物品，由行政部门统一进行处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废等。对于有一定价值的报废办公物品，行政部门应通过招标、询价、比价等方式进行变卖，以获取一定的经济收益。对于无使用价值的报废办公物品，行政部门应进行报废处理，如拆解、销毁等，确保其不会对环境造成污染。2.行政部门应建立办公物品报废处置台账，详细记录报废办公物品的名称、规格、数量、购置日期、报废日期、处置方式、处置收入等信息，确保报废处置工作的规范、透明。八、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对办公物品管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.办公物品的采购是否符合规定的流程和标准。2.办公物品的领用是否按照规定的标准和流程进行。3.办公物品的保管是否妥善，是否存在丢失、损坏等情况。4.办公物品的借用与归还是否符合规定的流程和要求。5.办公物品的报废与处置是否按照规定的程序进行。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对办公物品的管理情况进行检查，检查周期为[具体周期]。检查内容包括办公物品的库存盘点、使用情况、维护保养等方面。2.不定期抽查：行政部门不定期对各部门办公物品的管理情况进行抽查，重点检查办公物品的领用、保管、借用等环节是否存在违规行为。3.专项检查：针对办公物品管理中的突出问题或重点事项，行政部门组织开展专项检查，深入查找问题原因，提出改进措施，确保办公物品管理制度的有效执行。（四）违规处理1.对于违反办公物品管理制度的行为，行政部门应及