政府办文件档案管理制度

政府办文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府办文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，提高工作效率，充分发挥文件档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府办各科室及所属单位在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。政府办文件档案由专门的档案管理机构或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。文件档案应如实反映工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造。3.规范性原则。文件档案管理应遵循国家有关法律法规和行业标准，确保管理工作的规范化、标准化。4.服务利用原则。文件档案管理应便于查阅和利用，为政府工作提供有力支持。二、文件管理（一）文件的起草与审核1.各科室负责文件的起草工作，文件内容应符合党的路线、方针、政策和国家法律法规，观点明确，条理清晰，文字简洁。2.起草完成的文件应经科室负责人审核，重要文件还应经分管领导审核把关，确保文件质量。（二）文件的签发1.文件审核通过后，由办公室主任或授权的副主任签发。签发人应认真审阅文件内容，签署明确意见。2.涉及重大事项、重要政策的文件，应经政府主要领导签发。（三）文件的印发1.文件签发后，由办公室文印室负责印发。文印室应按照规定的格式和份数进行印制，确保文件清晰、整洁。2.文件印发后，文印室应及时将文件分发到各科室和相关单位，并做好登记工作。（四）文件的传阅1.文件传阅应遵循“高效、及时、准确”的原则，确保文件在规定时间内传达到相关人员。2.传阅文件应使用专门的传阅夹，由专人负责传递，不得横传。传阅人员应在传阅单上签字，注明传阅时间。3.对于紧急文件，应优先传阅，并及时反馈传阅情况。（五）文件的归档1.文件办理完毕后，承办科室应及时将文件整理归档。归档文件应齐全、完整、准确，符合档案管理要求。2.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。3.每年年底，各科室应将本年度归档文件移交办公室档案管理机构统一保管。（六）文件的保密1.政府办工作人员应严格遵守文件保密制度，不得泄露文件内容。2.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应按照相关保密规定进行管理。3.文件查阅、借阅应严格履行审批手续，确保文件安全。三、档案管理（一）档案的收集1.办公室档案管理机构应定期收集各科室和所属单位的档案，确保档案的及时归档。2.对于重要活动、重大项目形成的档案，应提前介入，及时收集相关资料。（二）档案的整理1.收集到的档案应按照档案管理的有关规定进行整理，包括分类、编号、编目等。2.档案整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。3.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案的保管1.办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合档案保管要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（四）档案的鉴定1.办公室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理机构牵头，组织相关人员进行。鉴定结果应形成鉴定报告，经领导批准后执行。3.对于失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁，并做好销毁记录。（五）档案的利用1.政府办工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人和档案管理机构负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理机构负责人批准。3.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，经政府办领导批准后，方可查阅。查阅档案应严格遵守档案管理规定，不得泄露档案内容。（六）档案的统计1.档案管理机构应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计数据应准确、及时，定期向上级档案管理部门报送。四、信息化管理（一）文件档案数字化建设1.政府办应积极推进文件档案数字化建设，提高文件档案管理的信息化水平。2.按照国家有关标准和规范，对重要文件档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。（二）文件档案管理系统应用1.引入先进的文件档案管理系统，实现文件档案的在线起草、审核、签发、传阅、归档等功能。2.文件档案管理系统应具备权限管理、检索查询、统计分析等功能，方便工作人员使用。3.加强对文件档案管理系统的维护和管理，确保系统的安全稳定运行。五、监督与考核（一）监督检查1.办公室应定期对各科室文件档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.监督检查内容包括文件起草、审核、签发、印发、传阅、归档等环节的执行情况，以及档案的收集、整理、保管、利用等情况。（二）考核评价1.建立文件档案管理工作考核评价机制，对各科室文件档案管理工作进行量化考核。2.考核评价结