农发公司会议管理制度

农发公司会议管理制度一、制度概述

农发公司会议管理制度旨在规范公司内部会议的召开、组织和执行，提高会议效率，确保会议决策的科学性和合理性。本制度适用于公司各级部门和全体员工，旨在建立高效、有序的会议管理体系。通过规范会议流程，提升会议质量，为公司的发展提供有力保障。

二、会议分类及目的

公司会议分为常规会议和专题会议两大类。

1.常规会议：包括周例会、月度工作总结会等，主要目的是传达公司政策、部署工作任务、汇报工作进度、协调各部门之间的工作关系。

2.专题会议：针对特定问题或项目召开的会议，如项目启动会、风险评估会、客户沟通会等，旨在解决具体问题、推动项目进展或提高客户满意度。

各类会议应根据其目的和性质，提前制定会议议程，确保会议内容聚焦、高效。

三、会议筹备与通知

会议筹备工作由会议组织者负责，包括以下步骤：

1.确定会议主题：根据会议目的，明确会议主题，确保会议内容与主题一致。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题、时间安排和预期成果。

3.确定参会人员：根据会议性质和议程，邀请相关部门负责人、关键岗位员工及外部嘉宾参加。

4.发布会议通知：通过公司内部通讯平台或邮件系统，提前通知参会人员会议时间、地点、议程及准备工作要求。

5.准备会议资料：收集整理与会议议题相关的文件、数据、报告等资料，确保会议资料完整、准确。

6.确保会议设施：检查会议室的音响、投影、网络等设施，确保会议顺利进行。

7.安排会议记录：指定专人负责会议记录，确保会议内容得到准确记录和传达。

四、会议召开与记录

1.会议召开：按照预定时间和地点召开会议，会议组织者应确保会议室整洁、设施完备。

2.主持人开场：主持人简要介绍会议背景、议程及参会人员，确保会议有序进行。

3.议程执行：按照会议议程逐项讨论，主持人引导讨论，确保每个议题得到充分讨论。

4.记录要点：会议记录员详细记录会议讨论内容、决策结果和行动计划，确保信息准确无误。

5.意见表达：参会人员可就议题提出意见和建议，主持人应给予充分尊重和回应。

6.决策形成：在充分讨论的基础上，形成会议决议，明确责任人和完成时限。

7.会议总结：主持人对会议成果进行总结，强调会议决议的重要性，并要求参会人员执行。

8.会议结束：主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与，并安排后续工作。

会议记录应于会议结束后及时整理，形成正式会议纪要，并存档备查。

五、会议决议与执行

1.决议内容：会议纪要中应明确记录会议形成的决议，包括决策事项、执行要求、责任部门及完成期限。

2.分工落实：根据决议内容，明确各部门和个人的职责，确保决议得到有效执行。

3.跟踪监督：设立专人或小组负责跟踪会议决议的执行情况，确保各项任务按计划推进。

4.定期汇报：执行部门应定期向会议组织者汇报决议执行进度，包括已完成的工作、遇到的问题及解决方案。

5.调整与优化：如遇特殊情况或执行过程中出现偏差，应及时调整执行策略，优化工作方法。

6.结果评估：会议决议执行完毕后，组织者应组织评估小组对执行结果进行评估，总结经验教训。

7.文档归档：将会议决议、执行过程及结果评估等相关文档归档，以备后续查阅和总结。

8.持续改进：根据会议决议执行情况和评估结果，持续改进会议管理制度，提高决策执行效率。

六、会议纪律与考核

1.纪律要求：参会人员应准时参加会议，不得无故缺席或迟到。会议期间保持手机静音，遵守会议秩序。

2.会议记录纪律：会议记录员应认真记录会议内容，不得擅自修改或遗漏重要信息。

3.决议执行纪律：各部门和个人应严格执行会议决议，不得以任何理由拖延或拒绝执行。

4.考核机制：设立会议纪律考核制度，对参会人员、会议记录员和决议执行情况进行定期考核。

5.考核内容：考核内容包括会议出勤率、会议记录准确性、决议执行完成度等。

6.考核结果运用：考核结果将作为员工绩效评估、晋升和奖惩的重要依据。

7.反馈与改进：对考核过程中发现的问题，及时反馈给相关部门和个人，并采取措施进行改进。

8.持续监督：公司管理层应持续监督会议管理制度执行情况，确保制度的有效性和执行力。

七、会议培训与沟通

1.培训内容：定期组织会议管理培训，内容包括会议组织技巧、沟通艺术、决策制定等。

2.培训对象：针对公司各级管理人员、会议组织者和记录员进行培训。

3.培训方式：采用讲座、案例研讨、角色扮演等多种形式，提高培训效果。

4.沟通渠道：建立畅通的会议沟通渠道，包括内部通讯平台、邮件系统等，确保信息及时传递。

5.意见反馈：鼓励参会人员对会议管理和执行提出意见和建议，及时收集并分析反馈信息。

6.沟通技巧：培训会议沟通技巧，包括如何有效表达、倾听、提问和总结，提升会议参与者的沟通能力。

7.跨部门协作：通过培训，增强部门间的协作意识，促进跨部门会议的顺利进行。

8.持续提升：根据培训效果和沟通反馈，不断优化培训内容和方式，提升整体会议管理水平。

八、会议档案管理与利用

1.档案整理：会议结束后，将会议纪要、决议文件、相关资料等整理归档，确保档案的完整性和准确性。

2.档案分类：根据会议性质、时间、主题等标准对档案进行分类，便于查询和管理。

3.档案存储：采用电子和纸质两种方式存储档案，确保档案安全，防止丢失或损坏。

4.查询服务：建立档案查询机制，为员工提供便捷的档案查询服务，支持历史数据回顾和决策参考。

5.利用指导：对会议档案进行定期梳理和利用指导，帮助员工了解公司历史决策和经验教训。

6.更新维护：随着公司发展和政策变化，及时更新会议档案内容，保持档案的时效性。

7.档案保密：对涉及公司机密或个人隐私的会议内容，采取保密措施，确保信息安全。

8.档案销毁：按照公司规定和档案保管期限，对不再具有保存价值的会议档案进行合法销毁。

九、会议制度的监督与改进

1.监督机制：设立专门的监督小组，负责对会议管理制度执行情况进行监督。

2.监督内容：监督小组应关注会议的组织、召开、记录、决议执行等各个环节，确保制度得到有效执行。

3.定期检查：定期对会议管理制度执行情况进行检查，包括会议记录的准确性、决议的执行情况等。

4.反馈收集：通过问卷调查、个别访谈等方式，收集员工对会议管理制度的意见和建议。

5.问题整改：针对检查中发现的问题，及时提出整改措施，并监督整改落实。

6.改进措施：根据监督结果和反馈意见，不断优化会议管理制度，提高会议效率和质量。

7.案例分析：定期分析会议管理的成功案例和失败教训，总结经验，避免重复错误。

8.持续优化：将会议管理制度的监督与改进作为一项长期工作，持续关注会议管理的各个方面。

9.内部培训：对监督小组成员进行专业培训，提升其监督和改进能力。

10.激励机制：设立激励机制，对在会议管理监督与改进工作中表现突出的个人或团队给予表彰和奖励。

十、附则

1.本制度由公司办公室负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

3.公司各部门应高度重视会议管理，严格按照本制度执行。

4.本制度执行过程中遇到的问题，应及时报告公司办公室，以便及时处理和解决。

5.对违反本制度的行为，公司将依据公司规章制度进行相应处理。

6.本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补