慈善会采购管理办法

慈善会采购管理办法一、总则（一）目的为规范慈善会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，确保采购质量，保障慈善资金的安全与合理使用，依据相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于慈善会开展的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商能够平等参与采购活动。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠的物资和服务。5.效益原则：追求采购效益最大化，合理控制采购成本，提高资金使用效率。二、采购组织与职责（一）采购决策机构慈善会设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由慈善会管理层、相关部门负责人及专业人士组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及供应商选择等事项。3.监督采购活动的执行情况，对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购执行部门慈善会指定专门的部门或团队作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行采购决策委员会的决策和采购管理制度。2.根据采购需求编制采购计划，明确采购项目、规格、数量、预算等要求。3.组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。4.按照规定的采购方式和程序，组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、开标评标、签订采购合同等。5.协调采购过程中的相关事宜，与供应商、内部使用部门等进行沟通协调。6.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。7.整理和归档采购文件及相关资料。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确物资和服务的规格、数量、质量等要求，并配合采购执行部门进行采购项目的验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据慈善会的工作计划和项目需求，提前编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、规格、预计单价、总价等内容，并说明资金来源。2.采购预算编制应遵循合理性、准确性原则，充分考虑市场价格波动等因素，确保预算能够满足采购需求。3.采购预算编制完成后，应提交财务部门审核，财务部门根据慈善会的财务状况和资金安排进行审核，并提出修改意见。采购执行部门根据审核意见对预算进行调整完善后，报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报采购决策委员会审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行核对和分析，确保预算执行的准确性和合规性。（三）预算调整1.在采购过程中，如遇市场价格大幅波动、采购需求变更等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，采购执行部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容及预计增加或减少的金额等，并提供相关证明材料。3.预算调整申请经采购执行部门负责人审核后，报财务部门审核，再由采购决策委员会审批。经审批同意的预算调整，采购执行部门应严格按照调整后的预算执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指慈善会以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额达到规定限额标准以上的。采购项目具有较高的通用性和标准化程度，市场竞争充分的。法律法规规定应采用公开招标方式的其他情形。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指慈善会以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序组织招标活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指慈善会与符合条件的供应商就采购项目进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照规定的程序进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指慈善会从唯一供应商处采购物资或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并将论证情况报采购决策委员会审批。经审批同意后，采购执行部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指慈善会向有关供应商发出询价单，要求其报价，然后在报价的基础上进行比较，从中选择成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于三家供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购计划制定1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据审核后的采购需求，结合采购预算和市场情况，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购进度安排等内容。3.采购计划经采购执行部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。（三）采购实施1.公开招标采购实施采购执行部门按照规定编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目要求、评标标准等内容。发布招标公告，招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间及地点等。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。组织开标、评标活动，开标应在规定的时间和地点公开进行，评标应按照评标标准进行评审，确定中标候选人名单。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标采购实施从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，投标邀请书应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。按照公开招标采购实施的相关程序，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商，并签订采购合同。3.竞争性谈判采购实施成立谈判小组，谈判小组应由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、采购项目要求、谈判程序、成交标准等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判情况。根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购实施组织相关人员进行论证，论证情况应形成书面报告，报采购决策委员会审批。与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购实施向不少于三家供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的基本情况、规格要求、数量、报价要求等内容。供应商在规定时间内报价，采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订前，应提交财务部门审核，确保合同条款符合财务规定和资金安排。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、相关专业人员等成立验收小组，对采购物资和服务进行验收。2.验收小组应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、规格、质量、性能等进行检查和测试，确保采购项目符合要求。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收过程、验收结果等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。4.如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供货物和服务。如供应商未能按时整改或整改后仍不符合要求，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购项目的付款申请。付款申请应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容，并提供相关证明材料。2.财务部门审核通过后，按照规定的付款方式和时间，办理付款手续。付款方式应符合采购合同的约定，一般包括一次性付款、分期付款等。3.采购执行部门应及时跟踪采购项目的付款情况，确保采购资金的安全和及时支付。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商应向采购执行部门提交准入申请，申请材料应包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、产品质量认证证书、业绩证明材料等。3.采购执行部门对供应商的申请材料进行审核，必要时可进行实地考察。经审核符合准入条件的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括供应商的交货情况、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.评价与考核可采用定性与定量相结合的方式进行，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方法收集评价信息，并按照规定的评价标准进行评分。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，应及时进行整改，如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.如供应商出现下列情形之一的，采购执行部门应及时将其淘汰出供应商库：提供虚假材料，骗取供应商资格的。产品质量严重不合格，给慈善会造成重大损失的。不履行合同约定，严重影响采购项目进度的。存在商业贿赂等违法违规行为的。其他不符合供应商准入条件或严重违反合作约定的情形。2.供应商淘汰应按照规定的程序进行，采购执行部门应向供应商发出淘汰通知，说明淘汰原因，并告知其申诉权利。如供应商提出申诉，采购执行部门应进行调查核实，并根据调查结果做出处理决定。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险识别应涵盖采购计划、采购方式选择、供应商选择、合同签订、验收、付款等各个环节。2.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行分级，确定风险的优先级。（二）风险应对措施1.针对采购计划风险加强采购需求的调研和分析，确保采购计划的合理性和准确性。建立采购计划调整机制，根据市场变化和实际需求及时调整采购计划。2.针对采购方式选择风险严格按照法律法规和采购管理制度选择采购方式，确保采购方式的合规性。对于重大采购项目，应组织专业人员进行论证，选择最合适的采购方式。3.针对供应商选择风险严格执行供应商准入制度，加强对供应商的资格审查和实地考察。建立供应商评价与考核机制，定期对供应商进行评价与考核，及时淘汰不合格供应商。4.针对合同签订风险加强合同条款的审核，确保合同条款明确、具体、合法合规，避免合同漏洞和风险。签订合同前，应提交财务部门、法律部门等审核，确