预选采购管理办法

预选采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司预选采购行为，加强预选采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及的预选采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：预选采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与预选的供应商应一视同仁，确保采购过程公平公正，维护市场竞争秩序。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、职责分工（一）采购部门1.负责预选采购计划的制定与执行，组织预选采购活动。2.建立和维护预选供应商库，对供应商进行评估、选择和管理。3.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与预选供应商的评审工作，提供相关技术和业务支持。3.协助采购部门进行采购合同的验收工作。（三）质量部门1.制定采购物资的质量标准和验收规范。2.参与预选供应商的质量评估，对采购物资进行质量检验和验收。3.对采购过程中的质量问题进行监督和处理。（四）财务部门1.负责采购资金的预算管理和支付审核。2.参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和控制。3.对采购活动的财务收支情况进行监督和审计。（五）审计部门1.对预选采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。2.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、预选供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应根据公司预选采购需求，制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、业绩、信誉等条件。2.供应商准入申请应提交相关证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.采购部门对供应商提交的申请材料进行审核，必要时可进行实地考察，符合准入标准的供应商纳入预选供应商库。（二）供应商评估1.定期对预选供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、供应商自评等多种形式，确保评估结果客观、准确。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予适当的奖励和优先合作机会，对不合格供应商及时淘汰。（三）供应商动态管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本情况、评估结果、合作历史等信息，并及时更新。2.对供应商的重大变化，如经营范围变更、股权结构调整、质量体系认证情况变化等，采购部门应及时了解并评估其对采购业务的影响。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，及时反馈公司采购需求和意见，促进供应商不断改进和提高服务水平。四、预选采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据公司年度经营计划、项目进度安排等，提前编制采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、需求时间等。2.采购计划应经部门负责人审核后报采购部门汇总。采购部门根据公司资源状况和采购策略，对采购计划进行综合平衡和调整，形成公司预选采购计划。3.预选采购计划应明确采购方式、采购预算、预选供应商范围等内容，并按照公司规定的审批流程进行审批。（二）采购计划执行1.采购部门按照批准的预选采购计划组织实施采购活动，严格控制采购进度和质量，确保采购任务按时完成。2.在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划，需求部门应提出书面申请，说明变更原因和变更内容，经采购部门审核后报相关领导审批。3.采购部门应定期对采购计划执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决，确保采购计划的顺利执行。五、预选采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.采购部门应按照国家有关法律法规和公司招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。3.组织开标、评标、定标等活动，按照评标结果确定中标供应商，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据项目特点和供应商库情况，选择若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.后续招标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判。谈判小组应按照谈判文件确定的谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项与供应商进行谈判，并在规定时间内达成一致意见。3.根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由和单一来源供应商情况，报相关领导审批。3.经批准后，与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订前，应经采购部门负责人、法务部门、财务部门等相关部门审核，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行职责。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。2.需求部门应按照采购合同的要求，做好验收准备工作，及时组织对采购物资或服务的验收。验收合格后，应出具验收报告。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法继续履行，采购部门应及时与供应商协商终止合同事宜，并办理相关手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。七、采购验收管理（一）验收标准1.质量部门应根据采购物资或服务的特点和要求，制定详细的验收标准和验收规范，明确验收的程序、方法、内容和要求。2.验收标准应符合国家相关法律法规、行业标准以及公司的质量要求，确保采购物资或服务的质量符合规定。（二）验收程序1.需求部门在收到采购物资或服务后，应及时通知质量部门进行验收。质量部门应组织相关人员组成验收小组，按照验收标准和规范进行验收。2.验收小组应首先对采购物资或服务的数量、规格、型号等进行核对，确保与采购合同一致。然后对其质量进行检验，可采用检验报告、抽样检测、试用等方式进行。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或退换货等。（三）验收记录1.验收小组应做好验收记录，详细记录验收的过程、结果、发现的问题及处理情况等。验收记录应作为采购档案的重要组成部分，妥善保存。2.对验收过程中发现的质量问题或其他异常情况，应及时分析原因，采取相应的措施进行处理，并跟踪处理结果，确保问题得到彻底解决。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对预选采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为，防止采购过程中的违规违纪行为。3.需求部门、质量部门、财务部门等相关部门应各司其职，对采购活动进行全过程监督，发现问题及时反馈并督促整改。（二）外部监督1.积极接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，配合做好相关工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。（三