采购交易管理办法

采购交易管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购交易管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及所属单位的采购交易活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购交易活动应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的市场规则，对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公正透明。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同维护良好的市场秩序。二、采购交易管理职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划和采购预算，明确采购需求和采购标准。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购合同的执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题。4.建立和维护供应商档案，评估供应商绩效。5.参与采购项目的验收工作。（二）需求部门职责1.提出采购需求，详细说明采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购项目的验收工作，对采购结果进行评价。（三）财务部门职责1.审核采购预算和采购合同，确保资金安排合理。2.负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。3.参与采购项目的成本分析和控制。（四）审计部门职责1.对采购交易活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各需求部门应根据业务发展需要和实际工作需求，提前制定年度采购计划。年度采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购部门应汇总各需求部门的采购计划，结合公司库存情况和市场供应情况，进行综合平衡和分析，制定公司年度采购总计划。3.对于临时性或紧急性采购需求，需求部门应填写《临时采购申请表》，说明采购原因、采购内容、预计采购金额等，经部门负责人审批后提交采购部门。采购部门应根据实际情况及时安排采购。（二）采购预算编制1.采购部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的预计金额、资金来源等内容。2.财务部门应会同采购部门对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和准确性。采购预算经公司领导审批后执行。3.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额等，经财务部门审核后报公司领导审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求和准入标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的供应能力和质量保证能力等。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等。对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出符合要求的供应商，建立供应商名录。3.对于重要采购项目，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等。实地考察结束后，采购部门应撰写考察报告，提出是否选择该供应商的建议。4.采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商名录中选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应至少邀请两家以上供应商参加，确保充分竞争。（二）供应商评估与考核1.采购部门应建立供应商评估与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估和考核。2.供应商评估与考核应采用定性与定量相结合的方法，制定科学合理的评估指标体系。评估指标体系应包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等。3.采购部门应根据供应商评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，应给予适当的奖励和优惠政策；对于表现不佳的供应商，应及时进行整改或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决采购过程中出现的问题。2.采购部门应定期组织供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，加强与供应商的合作与交流。3.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和纠纷，维护供应商的合法权益。五、采购交易流程（一）采购申请1.需求部门根据业务发展需要和实际工作需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，应进行初步审核，核实采购需求的真实性和合理性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证和评审，提出采购建议。3.采购建议经采购部门负责人审核签字后，提交公司领导审批。公司领导应根据采购项目的性质和金额大小，进行相应的审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购流程、时间节点等内容。2.采购部门应根据采购方案，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。3.对于采用招标方式采购的项目，采购部门应按照国家有关法律法规和公司内部规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。4.对于采用非招标方式采购的项目，采购部门应组织相关人员进行采购谈判或询价，确定供应商和采购价格。5.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等内容。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收内容包括采购物资、工程或服务的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门。采购部门应将《采购验收报告》作为支付采购款项的依据。4.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。如协商不成，可按照采购合同约定的争议解决方式进行处理。（五）采购付款1.采购部门应根据采购合同和《采购验收报告》，填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容。2.《付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门。3.财务部门应根据采购合同和《采购验收报告》，对《付款申请表》进行审核，核实采购款项的真实性和合理性。审核无误后，按照公司财务管理制度的规定办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购交易活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购部门应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。2.对于质量风险，采购部门应在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资、工程或服务的质量检验和验收，确保采购质量符合要求。3.对于价格风险，采购部门应加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购价格。同时，应与供应商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况及时调整采购价格。4.对于交货期风险，采购部门应在采购合同中明确交货时间和违约责任条款，加强对供应商的交货期跟踪和监督，及时协调解决交货过程中出现的问题。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购交易活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.审计部门应重点关注采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购合同的签订和履行、采购资金的使用等方面的情况。3.审计部门应根据审