易损件配件管理办法

易损件配件管理办法一、总则（一）目的为加强公司易损件配件的管理，规范易损件配件的采购、库存、使用等环节，确保设备正常运行，降低运营成本，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及易损件配件管理的部门和人员，包括但不限于生产部门、设备维护部门、采购部门等。（三）定义1.易损件配件：指在设备正常运行过程中，因磨损、老化、消耗等原因需要定期更换的零部件。2.库存管理：对易损件配件的采购、存储、盘点等环节进行管理，确保库存数量合理、质量合格。3.使用管理：规范易损件配件在设备维修、更换过程中的领用、安装、报废等操作。（四）管理原则1.统一管理原则：易损件配件的管理工作由公司指定的部门统一负责，确保管理的规范性和一致性。2.合理储备原则：根据设备运行情况和历史数据，合理确定易损件配件的储备数量，避免积压或缺货。3.成本控制原则：在保证设备正常运行的前提下，通过优化采购渠道、降低库存成本等方式，控制易损件配件的总体成本。4.质量保证原则：严格把控易损件配件的采购质量，确保所采购的配件符合设备要求和相关标准。二、职责分工（一）采购部门1.负责易损件配件的采购工作，根据库存情况和使用部门需求，制定采购计划。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保采购物资按时、按质、按量到货。4.负责采购成本的控制，通过谈判、招标等方式降低采购价格。（二）设备维护部门1.负责提出易损件配件的需求计划，根据设备运行状况和维修记录，准确预估易损件配件的消耗情况。2.负责易损件配件的验收工作，对到货的配件进行质量检验，确保符合要求。3.负责易损件配件的安装、更换和维修工作，记录配件的使用情况和维修历史。4.协助采购部门对供应商进行评估，提供技术支持和质量反馈。（三）库存管理部门1.负责易损件配件的库存管理工作，建立库存台账，记录配件的出入库情况。2.定期对库存进行盘点，确保账实相符，及时发现和处理库存积压、短缺等问题。3.负责库存物资的存储保管，保证库存环境符合要求，防止配件损坏、变质。4.根据库存情况和需求计划，及时向采购部门提出补货建议。（四）财务部门1.负责易损件配件采购资金的预算安排和支付审核。2.对易损件配件的成本进行核算和分析，提供财务数据支持。3.监督易损件配件管理过程中的财务合规性，确保资金使用合理。（五）使用部门1.按照操作规程正确使用设备，减少易损件配件的非正常损耗。2.配合设备维护部门进行设备维修和配件更换工作，提供必要的协助。3.及时反馈设备运行过程中出现的问题，为易损件配件的管理提供参考。三、采购管理（一）采购计划制定1.设备维护部门应每月定期对设备进行巡检，根据设备运行状况和维修记录，结合设备的使用年限、运行时间等因素，预估下月度易损件配件的需求数量，并填写《易损件配件需求计划表》。2.库存管理部门根据库存台账，对现有库存进行核对，分析库存余量与需求计划的差异，在《易损件配件需求计划表》上注明库存可满足部分和需采购部分。3.采购部门综合考虑设备维护部门的需求计划和库存管理部门的反馈，制定月度采购计划。采购计划应明确配件名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，筛选出具备良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商。2.对新供应商进行实地考察和评估，内容包括企业资质、生产能力、质量控制体系、售后服务等方面。考察合格后，将供应商信息录入供应商档案，并签订合作协议。3.定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。（三）采购合同签订1.采购部门根据采购计划，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确配件的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.在签订合同前，采购部门应将合同草案提交法律部门或相关专业人员进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如设备维护部门、库存管理部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量发货。2.对于重要或紧急的采购订单，采购部门应安排专人负责跟踪，及时掌握订单进度，如出现交货延迟、质量问题等异常情况，应立即采取措施进行处理。3.采购到货前，采购部门应提前通知设备维护部门和库存管理部门做好验收准备工作。到货时，采购部门应督促供应商提供相关的质量证明文件、发货清单等资料。四、库存管理（一）库存台账建立1.库存管理部门应建立详细的易损件配件库存台账，对每一种配件的出入库情况进行记录。库存台账应包括配件名称、规格型号、入库日期、入库数量、出库日期、出库数量、库存余额、存放位置等信息。2.库存台账应采用电子表格或专业的库存管理软件进行记录，确保数据的准确性和及时性。同时，应定期对库存台账进行备份，防止数据丢失。（二）库存盘点1.库存管理部门应定期对易损件配件进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，库存管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。盘点人员应认真核对库存实物与库存台账记录是否一致，对于盘盈、盘亏的情况，应详细记录并查明原因。3.盘点结束后，库存管理部门应编制《库存盘点报告》，报告内容包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、盘盈盘亏原因分析及处理建议等。《库存盘点报告》经相关部门负责人审核签字后，报公司管理层审批。4.根据管理层审批意见，库存管理部门对盘盈、盘亏的配件进行相应的账务处理。对于盘盈的配件，应及时调整库存台账；对于盘亏的配件，应查明原因，属于正常损耗的，经批准后核销库存；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（三）库存存储与保管1.库存管理部门应根据易损件配件的特性和要求，选择合适的存储地点和存储方式。对于有特殊要求的配件，如易燃易爆物品、精密仪器等，应按照相关规定进行单独存储和保管。2.库存存储环境应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合配件存储要求。同时，应采取必要的防护措施，如防潮、防虫、防火、防盗等，确保库存配件的质量安全。3.库存管理部门应定期对库存配件进行检查，查看配件是否有损坏、变质等情况。对于发现的问题配件，应及时进行处理，如维修、报废等。五、使用管理（一）领用管理1.设备维护部门因维修设备需要领用易损件配件时，应填写《易损件配件领用申请表》，注明配件名称、规格型号、数量、领用原因等信息。2.《易损件配件领用申请表》经部门负责人审核签字后，交库存管理部门。库存管理部门根据库存情况进行核对，如库存有货，应及时办理出库手续，并在库存台账上记录；如库存无货，应告知领用部门，并及时通知采购部门补货。3.领用人员凭《易损件配件领用申请表》到仓库领取配件，仓库管理人员应认真核对领用人员身份和配件信息，确保领用配件的准确性。领用人员领取配件后，应在《易损件配件领用申请表》上签字确认。（二）安装与更换1.设备维护人员在领用易损件配件后，应按照设备维修操作规程进行安装和更换。在安装过程中，应注意配件的安装方向、安装位置、连接方式等，确保安装正确无误。2.安装完成后，设备维护人员应进行设备调试，检查设备运行是否正常。如发现设备运行异常，应及时查找原因，排除故障。3.设备维护人员应将易损件配件的更换情况详细记录在设备维修档案中，包括配件名称、规格型号、更换时间、更换原因等信息。设备维修档案应妥善保管，以便日后查阅和分析设备运行状况。（三）报废管理1.对于已损坏且无法修复或已达到使用寿命的易损件配件，设备维护部门应填写《易损件配件报废申请表》，注明配件名称、规格型号、报废原因等信息。2.《易损件配件报废申请表》经部门负责人审核签字后，交技术部门进行技术鉴定。技术部门应根据配件的损坏情况和使用寿命，对其是否报废进行鉴定，并出具鉴定意见。3.《易损件配件报废申请表》连同技术鉴定意见一并报公司管理层审批。经批准报废的配件，库存管理部门应及时办理报废手续，在库存台账上核销，并将报废配件进行妥善处理，如回收、变卖等。六、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对易损件配件管理工作进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理、库存管理、使用管理等方面。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行。检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应建立易损件配件管理工作考核评价机制，对各相关部门和人员的管理工作进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、库存周转率、设备维修及时率、配件质量合格率等。2.考核评价周期为每年度一次。各部门应在每年年底前提交易损件配件管理工作总结报告，包括工作开展情况、取得的成绩、存在的问题及改进措施等。公司根据各部门的工作总结报告和考核评价指标，对各部门进行综合考核评价，并将考核结果与部门和个人的绩效挂钩。（三）奖惩措施1.对于在易损件配件管理工作中表现