印章管理办法绘画版

印章管理办法绘画版一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，防范印章使用风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、各子公司（以下统称“公司”）印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司在对外交往与对内管理中，用以证明公司身份、行使公司职权、确认公司意志，具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章等。（四）管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经本部门或单位负责人审核签字后，报公司办公室。2.公司办公室对《印章刻制申请表》进行审核，报公司领导审批。（二）刻制流程1.经公司领导审批同意后，公司办公室负责统一到公安机关指定的印章刻制单位刻制印章。2.印章刻制单位应按照国家有关规定和公司要求刻制印章，并在印章刻制完成后，将印章及印模交付公司办公室。3.公司办公室对新刻制的印章进行验收，检查印章的规格、材质、字体、图案等是否符合要求，印模是否清晰、完整。验收合格后，填写《印章验收登记表》，并将印章及印模移交使用部门或单位。（三）印章备案1.公司新刻制的印章，应在刻制完成后10个工作日内，由公司办公室统一到公安机关办理印章备案手续。2.办理印章备案手续时，应提交以下材料：营业执照副本原件及复印件；法定代表人身份证明书及身份证复印件；印章刻制申请表；印章印模。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管；合同专用章由公司合同管理部门指定专人保管；财务专用章、发票专用章由公司财务部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人保管印章。如因特殊原因需要委托他人保管印章的，应经公司领导批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司办公室，并采取相应的措施。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息，并经交接双方签字确认后，报公司办公室备案。2.公司办公室应派人监交印章交接过程，确保印章交接手续齐全、规范。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的对外事项的签署；合同专用章主要用于公司对外签订合同、协议等；财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等；发票专用章主要用于公司开具发票等；部门章主要用于本部门内部的文件、通知、报表等的签署。2.印章的使用应严格按照规定的使用范围进行，不得超出范围使用。（二）使用流程1.用印申请因工作需要使用印章的部门或单位，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经本部门或单位负责人审核签字后，报印章保管人。印章保管人对《印章使用申请表》进行审核，审核内容包括用印事项是否符合规定的使用范围、用印文件是否已经过相关领导审批、用印文件内容是否真实、准确、完整等。审核无误后，在《印章使用申请表》上签字确认，并将《印章使用申请表》报公司办公室主任审批。2.用印审批公司办公室主任对《印章使用申请表》进行审批，审批同意后，在《印章使用申请表》上签字确认，并将《印章使用申请表》返回印章保管人。3.用印登记印章保管人根据审批后的《印章使用申请表》，在《印章使用登记簿》上进行登记，详细记录用印日期、用印部门或单位、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.用印盖章印章保管人按照《印章使用申请表》和《印章使用登记簿》的记录，在用印文件上加盖印章，并确保印章清晰、端正、完整。5.用印归档用印完成后，印章保管人应将《印章使用申请表》、《印章使用登记簿》、用印文件等资料进行整理归档，妥善保管。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需要使用印章的，可先电话请示公司领导同意后使用印章，但事后应及时补办用印手续。2.因异地工作等特殊原因无法在公司内使用印章的，可由印章保管人将印章携带至异地，并按照本办法规定的使用流程进行用印。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因，导致印章不再使用的；2.印章损坏、遗失等原因，需要更换印章的；3.其他原因需要停用印章的。（二）停用流程1.印章保管人发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并经本部门或单位负责人审核签字后，报公司办公室。2.公司办公室对《印章停用申请表》进行审核，报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，公司办公室负责发布印章停用通知，并将停用印章收回。（三）销毁流程1.停用的印章应及时进行销毁，防止印章流失。2.印章销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因、销毁时间等信息，并经本部门或单位负责人审核签字后，报公司办公室。3.公司办公室对《印章销毁申请表》进行审核，报公司领导审批。4.经公司领导审批同意后，公司办公室应指定专人负责印章销毁工作，并在销毁现场进行监督。印章销毁应采用粉碎、熔毁等方式进行，确保印章无法恢复使用。5.印章销毁完成后，应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人等信息，并经销毁人、监督人签字确认后，报公司办公室备案。六、监督与检查（一）监督检查部门公司办公室负责对公司印章管理情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.印章管理制度的执行情况；2.印章的刻制、保管、使用、停用、销毁等环节的管理情况；3.印章使用的合规性、真实性、准确性等情况；4.印章保管人的履职情况。（三）监督检查方式1.定期检查：公司办公室定期对公司印章管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：公司办公室不定期对公司印章管理情况进行抽查，抽查内容包括印章使用记录、印章保管情况等。3.专项检查：根据工作需要，公司办公室可对公司印章管理中的某一专项工作进行检查，如印章使用合规性检查、印章保管安全检查等。（四）问题处理1.公司办公室在监督检查过程中发现印章管理存在问题的，应及时下达《印章管理整改通知书》，要求相关部门或单位限期整改。2.相关部门或单位应按照《印章管