工程联络单管理办法

工程联络单管理办法一、总则（一）目的为加强公司工程联络单的管理，规范工程联络单的开具、审批、发放、执行及存档等流程，确保工程相关信息的准确传递与有效处理，保障工程顺利进行，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有在建工程及与工程相关的各类业务活动中工程联络单的管理。（三）基本原则1.准确性原则：工程联络单所涉及的信息应真实、准确、完整，能够清晰反映工程实际情况及相关问题。2.及时性原则：各部门应及时开具、审批、传递工程联络单，确保信息不延误，避免影响工程进度。3.规范性原则：工程联络单的格式、内容、签字盖章等应符合本办法及相关规定要求。4.责任明确原则：明确工程联络单各环节的责任主体，确保问题得到有效落实和解决。二、工程联络单的定义与分类（一）定义工程联络单是在工程实施过程中，因工程变更、技术问题、质量问题、进度问题、安全问题等需要进行沟通、协调、记录相关事项而形成的书面文件，是工程各方进行信息交流与问题处理的重要依据。（二）分类1.工程变更联络单：用于记录因设计变更、施工条件变化等原因导致的工程变更相关事项，包括变更原因、变更内容、对工程进度、质量、成本等方面的影响及相应的处理措施等。2.技术问题联络单：针对工程施工过程中出现的技术难题、工艺改进等问题进行沟通和记录，明确技术问题的描述、解决方案、实施要求及相关责任人等。3.质量问题联络单：当发现工程质量不符合要求时，用于记录质量问题的详细情况、原因分析、整改要求、整改期限及责任认定等内容。4.进度问题联络单：主要针对工程进度延误、提前或需要调整进度计划等情况，说明进度问题的具体表现、影响因素、调整措施及责任部门等。5.安全问题联络单：记录工程施工过程中发现的安全隐患、安全事故等情况，包括安全问题描述、危害程度、整改措施、整改责任人及安全防范要求等。三、工程联络单的格式与内容要求（一）格式工程联络单应采用公司统一规定的格式模板，模板内容应包含编号、日期、发函单位、收函单位、主题、正文、附件、签字盖章等部分。（二）内容要求1.编号：按照公司规定的编号规则进行编制，确保编号的唯一性，便于查询和管理。2.日期：填写工程联络单的开具日期。3.发函单位：明确发出联络单的部门或单位名称。4.收函单位：填写接收联络单的部门或单位名称。5.主题：简洁明了地概括工程联络单的核心内容，如“关于[工程名称]某部位工程变更的联络单”等。6.正文：详细描述工程联络单的具体事项，应条理清晰、逻辑严谨。对于工程变更联络单，应说明变更的必要性、变更的具体内容（包括图纸、工程量、材料等方面的变化）、变更对工程进度、质量、成本等的影响分析及相应的应对措施。技术问题联络单要准确阐述技术问题的表现形式、产生原因、可能造成的后果，提出详细的技术解决方案及实施步骤，并明确技术负责人。质量问题联络单需详细记录质量问题出现的部位、具体情况描述、质量不符合标准的依据，分析质量问题产生的原因，提出切实可行的整改措施、整改期限要求及质量验收标准，并明确质量责任部门和责任人。进度问题联络单应说明当前工程进度的实际情况（与计划进度对比）、进度延误或提前的原因分析，制定合理的进度调整计划（包括调整后的进度目标、关键节点及相应的保障措施），明确责任部门和责任人。安全问题联络单要清晰描述安全问题的具体情况（如安全隐患位置、表现形式、可能引发的安全事故类型等），分析安全问题产生的原因，提出详细的安全整改措施、整改期限要求及安全防范措施，并明确安全责任部门和责任人。7.附件：如有相关的图纸、文件、照片、检测报告等支持材料，应作为附件随工程联络单一并提供，以增强联络单内容的说服力。8.签字盖章：发函单位和收函单位应加盖公章，并由相关负责人签字确认，以明确责任和表示对联络单内容的认可。四、工程联络单的开具与审批（一）开具1.在工程实施过程中，各部门或人员发现需要通过工程联络单沟通解决的问题时，应及时填写工程联络单。填写人应确保联络单内容真实、准确、完整，符合格式与内容要求。2.对于涉及多个部门或单位的工程联络单，由主要责任部门负责牵头填写，并组织相关部门共同商讨确定联络单内容。（二）审批1.工程联络单填写完成后，需按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程应根据联络单的性质、涉及金额、影响范围等因素确定相应的审批层级。2.一般情况下，工程联络单先由填写部门负责人进行初审，审核联络单内容是否准确、合理，相关措施是否可行，确认无误后签字提交上级审批。3.上级审批部门应认真审核工程联络单，重点审查其必要性、对工程的影响及相应措施的合理性等。对于涉及重大变更、较大金额支出、影响工程关键节点等重要的工程联络单，可能需经过更高层级领导审批。4.审批通过后的工程联络单，审批人应签字确认，并注明审批意见和审批日期。如审批不通过，审批人应明确指出问题所在，填写部门应根据审批意见进行修改完善后重新提交审批。五、工程联络单的发放与传递（一）发放1.工程联络单经审批通过后，由发函单位负责按照收函单位清单进行发放。发放方式可采用纸质文件送达、电子邮件发送、内部办公系统推送等方式，确保收函单位能够及时收到联络单。2.对于纸质工程联络单，发函单位应确保每份联络单都有明确的签收记录，可采用签收单、快递回执等方式进行签收确认。签收记录应包括签收日期、签收人姓名、部门等信息，以备查询。（二）传递1.工程联络单在发放后，应确保其能够准确、及时地传递到收函单位相关人员手中。传递过程中，应明确传递责任人，跟踪传递进度，避免出现联络单丢失、延误等情况。2.如因特殊原因导致工程联络单传递受阻或延误，传递责任人应及时向发函单位反馈情况，并采取相应的补救措施，确保收函单位能够尽快收到联络单并知晓相关事项。六、工程联络单的执行与跟踪（一）执行1.收函单位收到工程联络单后，应立即组织相关人员对联络单内容进行研究和分析，明确责任人和执行要求。2.对于需要采取整改措施、调整计划等要求的工程联络单，收函单位应按照联络单规定的时间和要求制定详细的执行方案，并组织实施。执行过程中，应严格按照相关标准和规范进行操作，确保执行效果。3.在执行工程联络单过程中，如遇困难或问题，收函单位应及时与发函单位沟通协调，共同商讨解决方案，确保工程联络单的各项要求能够顺利落实。（二）跟踪1.发函单位应对发出的工程联络单进行跟踪，了解收函单位的执行情况。可通过定期检查、现场查看、电话沟通、会议汇报等方式进行跟踪，及时掌握工程联络单的执行进度和效果。2.对于执行过程中出现的偏差或问题，发函单位应及时与收函单位沟通，督促其采取措施进行纠正，确保工程联络单的执行符合要求，达到预期目标。3.收函单位应定期向发函单位反馈工程联络单的执行情况，包括已完成的工作内容、未完成的工作及原因、下一步工作计划等，形成有效的沟通机制，保证工程联络单的执行情况得到及时、准确的掌握。七、工程联络单的存档与保管（一）存档1.工程联络单执行完毕后，相关部门应及时将工程联络单及其执行过程中的相关资料进行整理归档。归档资料应包括工程联络单原件、审批文件、执行方案、执行记录、验收报告等，确保资料的完整性。2.工程联络单的存档应按照公司档案管理规定进行分类存放，建立清晰的档案目录和索引，便于查询和检索。（二）保管1.工程联络单档案应妥善保管，确保档案的安全性和完整性。档案保管期限应符合公司档案管理规定及相关法律法规要求，一般情况下，工程竣工后应至少保存[X]年。2.档案保管部门应定期对工程联络单档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失等情况发生。如发现档案存在问题，应及时采取措施进行修复或补充，确保档案质量。八、监督与考核（一）监督1.公司设立专门的工程联络单管理监督小组，负责对工程联络单的开具、审批、发放、执行及存档等全过程进行监督检查。2.监督小组应定期或不定期对各部门工程联络单管理情况进行抽查，检查工程联络单的格式是否规范、内容是否完整准确、审批流程是否合规、执行是否到位、存档是否及时等，发现问题及时督促整改。（二）考核1.建立工程联络单管理考核机制，将工程联络单管理工作纳入各部门绩效考核体系。考核内容包括工程联络单的及时性、准确性、规范性、执行效果等方面。2.对于在工程联络单管理工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励；对于因工