工程询比价管理办法

工程询比价管理办法一、总则（一）目的为规范公司工程询比价活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证工程质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工程建设项目中涉及的物资采购、服务采购等询比价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询比价活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询比价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：询比价过程和结果应向所有参与供应商公开，接受监督。4.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低，实现公司效益最大化。二、询比价管理职责分工（一）采购部门职责1.负责组织工程询比价活动的实施，包括制定询比价文件、发布询比价信息、收集报价文件等。2.对参与询比价的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。3.负责与供应商进行沟通、谈判，确定最终的采购价格和合同条款。4.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。（二）工程部门职责1.提供工程物资采购需求清单和技术要求，协助采购部门制定询比价文件。2.参与供应商的考察和评估，对供应商提供的产品质量和技术方案进行审核。3.在采购合同执行过程中，负责对物资的验收工作，确保物资符合工程要求。（三）财务部门职责1.参与询比价文件中商务条款的审核，确保采购价格合理、财务风险可控。2.负责对采购合同的付款条款进行审核，监督采购资金的支付。3.定期对采购成本进行分析和核算，为公司采购决策提供财务支持。（四）审计部门职责1.对工程询比价活动进行审计监督，确保采购过程合规、公正。2.对采购合同的执行情况进行审计，检查是否存在违规行为。三、询比价流程（一）采购申请工程部门根据工程进度和实际需求，填写《工程采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。（二）询比价文件编制采购部门接到采购申请后，组织相关人员编制询比价文件。询比价文件应包括以下内容：1.商务部分：包括公司简介、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、法定代表人授权书、报价函、报价明细清单、商务条款偏离表、售后服务承诺等。2.技术部分：包括物资的技术规格、型号、质量标准、技术方案、图纸等。3.价格部分：明确报价要求，如报价方式（含税价、不含税价）、交货地点、交货期、付款方式等。（三）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购物资或服务的特点和要求，从公司供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出询比价邀请。2.对于新的供应商，采购部门应进行资格审查，收集其营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料，确保其具备相应的供应能力和信誉。（四）报价文件接收采购部门负责接收供应商的报价文件，对报价文件进行初步审查，检查报价文件是否齐全、有效，报价是否符合询比价文件的要求。（五）开标与评标1.采购部门组织开标会议，邀请工程部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。开标会议应公开宣读各供应商的报价、交货期等主要内容。2.评标小组由采购部门、工程部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对供应商的报价文件进行综合评审。评标小组应按照询比价文件中规定的评标标准和方法，对供应商的商务、技术、价格等方面进行全面评估，推荐中标候选人。3.评标标准应包括但不限于以下内容：价格因素：比较各供应商的报价，选择价格合理、性价比高的供应商。技术因素：评估供应商提供的产品或服务的技术规格、质量标准、技术方案等是否满足工程要求。商务因素：考察供应商的信誉、业绩、售后服务等情况。交货期因素：优先选择能够按时交货的供应商。（六）定标采购部门根据评标小组的推荐意见，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。同时，将定标结果通知其他未中标的供应商。（七）合同签订采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括以下主要条款：1.合同标的：详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准等。2.价格条款：明确采购价格、付款方式、交货地点、交货期等。3.质量条款：约定物资或服务的质量标准和验收方法。4.售后服务条款：规定供应商的售后服务内容和期限。5.违约责任条款：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。四、询比价文件管理（一）文件编制要求询比价文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，确保供应商能够准确理解采购要求。文件编制过程中应充分征求工程部门、财务部门等相关部门的意见，确保文件的合理性和可行性。（二）文件审核与批准询比价文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核，审核通过后报公司分管领导批准。批准后的询比价文件应加盖公司公章，并以正式文件形式发布。（三）文件发放与存档采购部门负责将询比价文件发放给参与询比价的供应商，并做好发放记录。同时，采购部门应将询比价文件及相关资料进行存档，以便日后查阅和审计。（四）文件变更与补充在询比价过程中，如因特殊情况需要对询比价文件进行变更或补充，采购部门应及时通知所有参与供应商，并重新组织开标和评标。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的要求。2.新供应商申请准入时，应向采购部门提交相关资料，采购部门对其进行资格审查，审查合格后报公司分管领导批准。批准后的供应商纳入公司供应商数据库管理。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商淘汰对于出现以下情况之一的供应商，采购部门应及时将其淘汰出公司供应商数据库：1.提供虚假资料或信息，骗取公司合作机会的。2.产品质量严重不符合要求，给公司造成重大损失的。3.交货期严重延误，影响公司工程进度的。4.售后服务不到位，客户投诉较多的。5.存在其他严重违规行为或不良记录的。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对工程询比价活动进行审计监督，检查采购过程是否合规、公正，是否存在违规操作和腐败行为。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对询比价活动中违规行为的举报。对于举报属实的，给予举报人一