查勘车费用管理办法

查勘车费用管理办法一、总则（一）目的为加强公司查勘车费用管理，规范费用支出，提高资金使用效益，确保查勘工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有用于查勘工作的车辆相关费用管理，包括但不限于车辆购置、维修、保养、燃油、保险、过路费、停车费等。（三）基本原则1.预算控制原则严格按照公司年度预算安排查勘车费用支出，确保费用支出在预算范围内，不得超预算开支。2.合规性原则费用支出必须符合国家法律法规以及行业相关标准，确保各项费用的报销真实、合法、有效。3.效益优先原则在保证查勘工作正常开展的前提下，优化费用配置，提高资金使用效益，降低查勘车运营成本。4.责任明确原则明确各部门在查勘车费用管理中的职责，做到责任到人，确保费用管理工作的有效执行。二、管理职责（一）财务管理部门1.负责制定查勘车费用管理制度和相关流程，并监督执行。2.审核查勘车费用报销凭证，确保费用支出的合规性和准确性。3.定期对查勘车费用进行统计、分析和报告，为公司决策提供数据支持。4.根据公司预算安排，合理调配查勘车费用资金，确保资金的安全和有效使用。（二）车辆管理部门1.负责查勘车的日常管理工作，包括车辆调度、维修保养计划制定与实施等。2.建立查勘车档案，记录车辆的购置时间、型号、行驶里程、维修保养情况等信息。3.配合财务管理部门做好查勘车费用的核算和统计工作，提供相关数据和资料。4.负责监督驾驶员正确使用查勘车，确保车辆安全、正常运行，降低车辆损耗。（三）驾驶员1.严格遵守公司查勘车使用规定，按照调度安排执行查勘任务，确保及时、准确到达现场。2.做好查勘车的日常维护和保养工作，定期检查车辆状况，发现问题及时报告并处理。3.如实记录查勘车的行驶里程、油耗、维修保养等情况，为费用核算提供准确数据。4.妥善保管查勘车钥匙、行驶证等相关证件和资料，不得遗失或转借他人。5.严格控制查勘车费用支出，对不合理的费用支出有权拒绝报销，并及时向车辆管理部门和财务管理部门反映。三、费用预算管理（一）预算编制1.车辆管理部门应根据公司查勘业务需求、车辆状况以及历史费用数据等，每年年底编制下一年度查勘车费用预算草案。2.预算草案应包括车辆购置费用、维修保养费用、燃油费用、保险费用、过路费、停车费等各项明细，并详细说明预算编制依据和理由。3.财务管理部门对车辆管理部门提交的预算草案进行审核，结合公司年度经营目标和财务状况，提出修改意见和建议。4.车辆管理部门根据财务管理部门的审核意见，对预算草案进行调整和完善，形成正式的年度查勘车费用预算方案，报公司管理层审批。（二）预算执行1.查勘车费用预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排控制费用支出，不得随意突破预算。2.车辆管理部门应根据预算执行情况，合理安排车辆调度和维修保养计划，确保查勘工作的顺利进行，同时避免不必要的费用支出。3.财务管理部门应定期对查勘车费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。4.如因业务发展需要或其他特殊原因导致查勘车费用预算不足，车辆管理部门应提前向财务管理部门提出追加预算申请，说明理由和金额，并按照公司预算调整程序进行审批。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、公司业务变化等不可预见因素，导致原预算无法满足实际工作需要时，可对查勘车费用预算进行调整。2.预算调整申请应由车辆管理部门提出，详细说明调整原因、调整内容和调整金额，并提供相关证明材料。3.财务管理部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报公司管理层审批。4.经批准的预算调整方案应及时下达给各相关部门，作为费用控制和核算的依据。四、车辆购置与处置管理（一）车辆购置1.根据公司查勘业务发展需要，确需购置查勘车时，由车辆管理部门提出车辆购置申请，详细说明购置理由、车辆型号、配置要求、预计购置金额等。2.车辆购置申请经公司管理层审批后，由车辆管理部门负责按照公司采购管理规定进行采购。3.车辆购置过程中，应严格遵循招投标程序，选择质量可靠、价格合理、售后服务良好的车辆供应商。4.车辆购置完成后，车辆管理部门应及时办理车辆上牌、保险、登记等相关手续，并将车辆信息录入查勘车档案。5.财务管理部门根据车辆购置发票及相关费用凭证，及时进行账务处理，将车辆购置费用计入固定资产。（二）车辆处置1.查勘车因使用年限到期、技术状况不佳、事故报废等原因需要处置时，由车辆管理部门提出车辆处置申请，详细说明处置理由、车辆现状、预计处置方式和处置价格等。2.车辆处置申请经公司管理层审批后，由车辆管理部门按照公司资产处置管理规定进行处置。3.车辆处置方式包括报废、出售、捐赠等。对于报废车辆，应按照国家相关规定进行报废处理，并取得报废证明；对于出售车辆，应通过公开拍卖、竞价等方式进行，确保处置价格合理、公正；对于捐赠车辆，应办理相关捐赠手续，并取得接收证明。4.车辆处置完成后，车辆管理部门应及时将处置情况告知财务管理部门，财务管理部门根据处置收入及相关费用凭证，进行账务处理，冲减固定资产账面价值。5.车辆处置过程中产生的收入应及时足额上缴公司财务，不得截留或挪作他用。五、维修与保养管理（一）维修管理1.查勘车发生故障或损坏需要维修时，驾驶员应及时向车辆管理部门报告。车辆管理部门根据车辆故障情况，安排专业维修人员进行检查和诊断，确定维修项目和维修费用。2.维修人员应按照维修规范和质量标准进行维修，确保维修质量。维修完成后，驾驶员应在维修工单上签字确认维修项目和维修费用，并将维修工单提交给车辆管理部门。3.车辆管理部门对维修工单进行审核，审核通过后报财务管理部门。财务管理部门根据审核后的维修工单和发票进行费用报销审核，确保维修费用的真实性和合理性。4.对于金额较大的维修项目（具体金额标准由公司根据实际情况确定），车辆管理部门应组织相关人员进行询价和比价，选择性价比高的维修厂家进行维修。5.建立维修档案，记录每辆车的维修情况，包括维修时间、维修项目、维修费用、维修厂家等信息，以便于对车辆维修情况进行跟踪和分析。（二）保养管理1.车辆管理部门应根据查勘车的使用情况和厂家保养手册要求，制定年度保养计划。保养计划应明确保养项目、保养时间和保养责任人等。2.驾驶员应按照保养计划按时对查勘车进行保养，确保车辆性能良好。保养完成后，驾驶员应在保养记录上签字确认。3.车辆管理部门定期对保养计划执行情况进行检查和监督，确保保养工作落实到位。4.保养费用按照预算安排进行控制，财务管理部门对保养费用报销凭证进行审核，确保费用支出合规。六、燃油管理（一）加油卡管理1.公司统一为查勘车办理加油卡，加油卡由车辆管理部门指定专人负责保管和使用。2.驾驶员凭加油卡到指定加油站加油，加油后应及时在加油凭证上签字确认加油金额和加油时间。3.车辆管理部门定期对加油卡的使用情况进行核对和统计，确保加油记录准确无误。4.加油卡如有遗失或被盗，保管人员应立即挂失，并及时向车辆管理部门报告。车辆管理部门应及时办理挂失补办手续，确保加油卡的安全使用。（二）油耗核算与控制1.车辆管理部门应建立查勘车油耗台账，记录每辆车的加油时间、加油量、行驶里程等信息，定期对油耗情况进行统计和分析。2.根据查勘车的车型、行驶路况等因素，制定合理的油耗定额标准。驾驶员应严格按照油耗定额标准控制燃油消耗，对于超出油耗定额标准的情况，应分析原因并采取措施加以改进。3.财务管理部门定期对查勘车油耗情况进行审核，将实际油耗与油耗定额标准进行对比分析，对油耗异常的车辆进行重点关注和调查。4.通过开展节油培训、优化查勘路线等方式，鼓励驾驶员节约燃油，降低燃油费用支出。七、保险管理（一）保险购买1.车辆管理部门负责按照国家法律法规和公司规定，为查勘车购买足额的保险，包括交强险、商业险等。2.在选择保险公司时，应综合考虑保险公司的信誉、服务质量、保险价格等因素，通过招标或询价等方式确定合作保险公司。3.保险购买应在车辆购置或续保到期前及时办理，确保车辆始终处于保险有效期内。4.车辆管理部门应妥善保管保险合同及相关凭证，及时了解保险条款和理赔规定，以便在车辆发生事故时能够顺利获得保险赔偿。（二）保险理赔1.查勘车发生事故后，驾驶员应立即向车辆管理部门和保险公司报案，并保护好事故现场。2.车辆管理部门协助驾驶员按照保险公司要求提供相关资料，配合保险公司进行事故勘查和定损工作。3.保险公司理赔完成后，车辆管理部门应及时将保险理赔款到账情况告知财务管理部门。财务管理部门根据保险理赔款到账情况，冲减相应的事故损失费用。4.对保险理赔过程中出现的问题或纠纷，车辆管理部门应积极与保险公司沟通协调，维护公司的合法权益。八、过路费与停车费管理（一）过路费管理1.驾驶员在执行查勘任务过程中发生的过路费，应凭有效票据报销。过路费票据应注明车辆牌号、行驶路线、收费金额等信息。2.车辆管理部门对过路费报销凭证进行审核，确保过路费支出与查勘任务相关，且票据真实、有效。3.财务管理部门按照公司费用报销规定对过路费报销进行审批，严格控制过路费支出。（二）停车费管理1.查勘车因执行任务需要停车时，驾驶员应选择正规停车场停车，并索取有效停车票据。停车票据应注明停车时间、停车地点、收费金额等信息。2.车辆管理部门对停车费报销凭证进行审核，核实停车费用的合理性和真实性。3.财务管理部门对停车费报销进行审批，对于不合理的停车费用支出不予报销。九、费用报销管理（一）报销流程1.驾驶员在完成查勘任务后，应及时整理相关费用凭证，包括发票、维修工单、加油凭证、过路费票据、停车费票据等，并按照公司费用报销规定填写费用报销单。2.费用报销单应注明车辆牌号、查勘任务时间、费用明细及金额等信息，并由驾驶员签字确认。3.驾驶员将费用报销单提交给车辆管理部门，车辆管理部门对费用报销凭证的真实性、完整性和合理性进行审核，审核通过后签字盖章。4.车辆管理部门将审核后的费用报销单提交给财务管理部门，财务管理部门对费用报销凭证进行再次审核，审核无误后按照公司财务审批流程进行审批。5.经审批后的费用报销单由财务管理部门进行账务处理，报销款项通过银行转账等方式支付给驾驶员。（二）报销要求1.费用报销凭证必须真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，内容填写完整，字迹清晰。2.费用报销凭证应与查勘任务相关，不得虚报、多报费用。对于不符合规定的费用报销凭证，财务管理部门有权拒绝报销。3.驾驶员应在规定的时间内提交费用报销单，逾期未提交的，财务部门可不予受理。特殊情况需提前向财务管理部门说明原因，并经批准后方可报销。4.费用报销单应按照公司规定的格式填写，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖驾驶员或审核人员的印章。十、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对查勘车费用管理情况进行审计，检查费用支出是否符合公司规定和相关法律法规要求，预算执行是否严格，报销流程是否规范等。2.内部审计部门通过查阅财务凭证、费用报销记录、车辆档案等资料，实地查看车辆使用情况等方式进行审计，并出具审计报告。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应提出整改意见和建议，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）日常监督1.财务管理部门负责对查勘车费用报销情况进行日常监督，审核报销凭证的合规性和准确性，对发现的问题及时与相关部门