厅机关会议管理办法

厅机关会议管理办法一、总则（一）目的为进一步加强厅机关会议管理，规范会议程序，提高会议效率和质量，结合厅机关实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于厅机关召开的各类会议，包括厅务会、专题会、工作会、座谈会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，切实解决实际问题。2.规范有序原则：明确会议组织流程，规范会议审批、通知、记录、纪要等环节，确保会议有序进行。3.务实节俭原则：会议安排要注重实际效果，厉行节约，反对铺张浪费。二、会议分类及职责分工（一）厅务会1.会议组成：由厅长主持，副厅长、厅机关各处室主要负责人参加。2.主要职责：传达贯彻上级重要会议、文件精神；研究决定厅机关重要工作部署、重大事项决策、重要人事任免等。（二）专题会1.会议组成：根据会议主题，由相关厅领导主持，涉及处室负责人及相关人员参加。2.主要职责：研究解决专项工作中的重点、难点问题；协调推进专项工作任务落实。（三）工作会1.会议组成：由分管厅领导主持，相关处室人员参加。2.主要职责：部署阶段性工作任务；总结交流工作经验；协调解决工作中存在的问题。（四）座谈会1.会议组成：根据会议需要，邀请相关人员参加，由厅领导或处室负责人主持。2.主要职责：听取意见建议；沟通交流工作情况；研究探讨相关政策措施。（五）职责分工1.办公室：负责会议的统筹协调、通知发布、会议记录、纪要整理等工作。2.各处室：负责提出召开会议的申请；准备会议相关材料；按照要求参加会议。三、会议计划与审批（一）会议计划1.各处室应于每年年底前，结合工作实际，提出下一年度会议计划，包括会议名称、时间、地点、参会人员、主要内容等。2.办公室对各处室报送的会议计划进行汇总审核，形成厅机关年度会议计划草案，报厅领导审定。（二）会议审批1.召开各类会议，需提前填写《厅机关会议审批表》，详细说明会议必要性、时间、地点、参会人员、议程安排、经费预算等内容，按程序报厅领导审批。2.对于临时性、紧急性会议，可先电话请示厅领导同意后召开，但事后应及时补办审批手续。四、会议准备（一）会议通知1.办公室根据会议审批结果，及时发布会议通知。会议通知应明确会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程安排等事项。2.对于重要会议，应提前[X]天通知参会人员；一般性会议，应提前[X]天通知。（二）会议材料1.各处室应按照会议要求，准备好相关会议材料，包括汇报材料、发言材料、文件资料等。2.会议材料应主题明确、内容详实、逻辑清晰，提前提交给办公室审核。（三）会议场地及设备1.办公室负责根据会议规模和要求，安排合适的会议场地，并确保场地整洁、通风良好、设施齐全。2.提前检查会议音响、投影仪、灯光等设备，确保正常运行。五、会议组织与实施（一）签到入场1.参会人员应提前到达会议地点，在签到处签到入场。2.会议工作人员负责引导参会人员就座，维持会场秩序。（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和相关材料，确保会议顺利进行。2.主持人应把控会议节奏，引导参会人员围绕主题发言，避免跑题或冗长讨论。（三）会议发言1.参会人员应按照会议安排，有序发言，发言内容应简洁明了、重点突出。2.涉及重要事项的发言，应提前准备好书面材料，以便存档。（四）会议记录1.办公室安排专人负责会议记录，记录应准确、完整，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议内容等。2.会议记录采用电子文档和纸质文档相结合的方式，会后及时整理归档。（五）会议秩序1.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳。2.如有特殊情况需要提前离场，应向主持人请假。六、会议纪要（一）纪要撰写1.会议结束后，办公室应及时整理会议纪要，纪要内容应准确概括会议主要内容、讨论结果和决策事项。2.会议纪要经主持人审核后，印发给参会人员及相关处室。（二）纪要落实1.各处室应按照会议纪要要求，认真落实相关工作任务，明确责任人和时间节点。2.办公室负责对会议纪要落实情况进行跟踪检查，及时向厅领导汇报。七、会议经费管理（一）经费预算1.会议主办处室应根据会议规模和实际需要，编制会议经费预算，包括场地租赁、资料印刷、餐饮住宿、交通等费用。2.会议经费预算应严格控制，厉行节约，不得超标准列支。（二）经费报销1.会议结束后，主办处室应及时整理会议经费报销凭证，按照财务制度规定进行报销。2.报销凭证应真实、合法、有效，经分管厅领导审批后，报财务部门审核报销。八、会议保密管理（一）保密要求1.参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议讨论的机密事项。2.会议文件、资料等应妥善保管，不得擅自复印、外传。（二）保密措施1.涉及机密