协会经报销管理办法

协会经报销管理办法[协会名称]经费报销管理办法一、总则（一）目的为了加强本协会经费报销管理，规范经费使用行为，确保经费使用合理、合规、透明，提高经费使用效益，保障协会各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本协会全体会员、工作人员以及因工作需要临时参与协会活动的相关人员。（三）基本原则1.合规性原则：经费报销必须符合国家法律法规、财务制度以及本协会章程的规定。2.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。3.合理性原则：经费使用应符合协会宗旨和业务活动需要，厉行节约，杜绝浪费。4.审批制度原则：严格执行经费报销审批流程，明确各级审批权限，确保经费支出得到有效控制。二、经费来源与使用范围（一）经费来源1.会员会费：按照协会章程规定，会员缴纳的会费。2.捐赠收入：社会各界对协会的捐赠款项。3.政府资助：获得政府部门给予的相关项目资助或补贴。4.服务收入：协会开展各类有偿服务所取得的收入。5.其他收入：如利息收入、活动赞助等其他合法收入。（二）使用范围1.业务活动费用：包括举办各类会议、培训、讲座、展览、调研等活动的费用，如场地租赁、设备租赁、资料印刷、专家讲课费、参会人员差旅费等。2.办公费用：购置办公用品、办公设备、耗材等费用，以及办公场地租赁、水电费、通讯费等。3.人员费用：协会工作人员的工资、奖金、福利、社保等费用，以及外聘专家、顾问的劳务报酬。4.宣传推广费用：用于协会形象宣传、网站建设、公众号运营、宣传资料制作等方面的费用。5.其他费用：与协会业务活动相关的其他合理费用支出，如会费收缴成本、审计费用等。三、报销流程（一）报销申请1.费用发生后，经办人应及时整理相关报销凭证，并填写《经费报销申请表》。申请表应详细注明报销日期、报销事由、金额、所附凭证张数等信息，并确保内容真实、准确、完整。2.对于涉及多个项目或活动的费用，应分别填写报销申请表，并注明费用所属项目或活动名称。（二）部门负责人审核1.经办人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性、必要性进行审核。审核内容包括：报销事由是否与部门工作相关，费用支出是否符合预算安排，所提供的报销凭证是否齐全、合规等。2.部门负责人审核通过后，在《经费报销申请表》上签署意见并签字确认。（三）财务审核1.协会财务人员对报销凭证的合法性、规范性、准确性进行审核。审核内容包括：报销凭证是否为正规发票或财政监制票据，发票内容是否与报销事由相符，金额计算是否正确，大小写是否一致，签字盖章是否齐全等。2.财务人员对不符合要求的报销凭证应及时退回经办人，并说明原因，要求其补充或更正。对于符合要求的报销凭证，财务人员在《经费报销申请表》上签署审核意见。（四）审批人审批1.根据协会财务审批权限规定，由相应的审批人对报销申请进行最终审批。审批人应认真审查报销事项的全貌，包括费用的合理性、必要性、合规性以及是否在预算范围内等。2.审批人审批通过后，在《经费报销申请表》上签署审批意见并签字。如审批人认为报销事项存在疑问或不符合规定，有权拒绝审批，并要求相关人员作出解释或补充材料。（五）报销支付1.经审批后的报销申请，由财务人员按照规定的支付方式进行报销支付。对于通过银行转账支付的，应确保收款账户信息准确无误；对于现金支付的，应严格按照现金管理规定办理。2.财务人员在完成报销支付后，应在报销凭证上加盖“已报销”印章，并登记入账。同时，将报销凭证按照会计档案管理要求进行整理、归档。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际发生的经济业务相符。如购买办公用品，发票上应注明办公用品的具体名称、规格、数量、单价等；如举办会议，发票上应注明会议名称、时间、地点、参会人数等。3.发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。对于增值税专用发票，还应注意发票的认证期限，确保在规定时间内进行认证抵扣。（二）其他凭证1.除发票外，其他合法有效的报销凭证还包括财政监制票据、行政事业单位往来结算票据、火车票、飞机票、汽车票、住宿发票、餐饮发票、银行转账记录、收款收据等。2.对于自制的报销凭证，如差旅费报销单、费用报销审批单等，应按照规定的格式和内容填写，并有经办人、证明人、审核人、审批人签字确认。3.所有报销凭证应保持整洁、完整，不得随意涂改、挖补。如有错误，应按照规定的方法进行更正，并加盖出具单位印章。五、费用报销标准（一）差旅费1.城市间交通费乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应按照经济适用的原则选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：飞机：经济舱。火车：高铁/动车二等座、火车硬座；因工作需要乘坐高铁/动车一等座、火车软座、软卧的，应经审批人批准。轮船：三等舱及以下。乘坐飞机、火车、轮船等交通工具发生的订票费、改签费、退票费等，凭有效票据报销。2.住宿费根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。具体标准如下：[一类地区城市名称]：[X]元/人/天。[二类地区城市名称]：[X]元/人/天。[三类地区城市名称]：[X]元/人/天。实际发生的住宿费超过标准的部分，由个人自理。特殊情况下，如因会议、培训等统一安排住宿且费用由主办方承担的，可不执行本标准。3.伙食补助费按照出差自然（日历）天数计算，每人每天的伙食补助费标准为：[一类地区城市名称]：[X]元。[二类地区城市名称]：[X]元。[三类地区城市名称]：[X]元。出差期间由接待单位统一安排伙食的，不发放伙食补助费。4.市内交通费出差人员市内交通费用按照每人每天[X]元的标准包干使用。乘坐公共交通工具的，凭有效票据报销；因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明事由并经审批人批准。（二）办公费1.办公用品、办公设备、耗材等购置应按照实际需求进行，严格控制不必要的开支。对于批量采购的办公用品，应通过招标、询价等方式选择性价比高的供应商。2.办公设备的购置应按照协会固定资产管理规定办理相关手续，纳入固定资产核算。办公设备的维修、保养费用应凭有效发票报销。（三）业务活动费1.举办会议、培训、讲座、展览、调研等活动，应提前制定详细的活动预算，并报经审批人批准。活动预算应包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、专家讲课费、参会人员差旅费、餐饮费、住宿费等各项费用。2.活动期间发生的各项费用应严格按照预算执行，不得超支。如因特殊情况需要调整预算的，应报经审批人批准。3.专家讲课费应按照相关规定执行，根据专家的职称、知名度等因素确定合理的讲课费标准。讲课费应通过银行转账方式支付，并要求专家提供身份证号码等信息，以便代扣代缴个人所得税。（四）人员费用1.协会工作人员的工资、奖金、福利、社保等费用应按照国家法律法规和协会相关规定执行。工资、奖金的发放应通过银行转账方式进行，并依法代扣代缴个人所得税。2.外聘专家、顾问的劳务报酬应根据其工作内容、工作时间、工作成果等因素确定合理的报酬标准。劳务报酬应通过银行转账方式支付，并要求专家、顾问提供身份证号码等信息，以便代扣代缴个人所得税。（五）宣传推广费1.宣传资料制作应注重质量和效果，合理控制费用支出。宣传资料的设计、印刷应通过招标、询价等方式选择合适的供应商，确保宣传资料的内容准确、形式美观、成本合理。2.网站建设、公众号运营等宣传推广活动应制定详细的计划和预算，并报经审批人批准。网站建设、公众号运营等费用应按照合同约定支付，并要求供应商提供发票等有效凭证。六、特殊情况报销规定（一）预借差旅费1.因工作需要预借差旅费的，借款人应填写《借款申请表》，注明借款金额、借款事由、预计还款日期等信息，并经部门负责人审核、审批人批准后，到财务部门办理借款手续。2.借款人应在出差返回后[X]个工作日内办理报销还款手续。如因特殊情况不能及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并办理延期还款手续。3.预借差旅费的金额应根据出差的实际需要合理确定，不得超过预计的差旅费支出总额。（二）零星采购无发票情况1.对于零星采购金额较小（一般不超过[X]元）且确实无法取得发票的情况，经办人应填写《零星采购无发票情况说明》，注明采购日期、采购内容、采购金额、无法取得发票的原因等信息，并提供相关的采购清单、收据等证明材料。2.《零星采购无发票情况说明》应经部门负责人审核、财务审核、审批人批准后，方可作为报销凭证。报销金额应在规定的费用报销标准范围内。（三）多人共同参与业务活动费用分摊1.对于多人共同参与的业务活动，如会议、培训、调研等，费用应按照参与人员的实际情况进行合理分摊。分摊方法应在活动预算中明确，并经审批人批准。2.活动结束后，经办人应根据分摊方法计算出每位参与人员应承担的费用，并填写《费用分摊明细表》，作为报销凭证的附件。七、报销审批权限（一）一般费用报销审批权限1.单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务审核后，报协会秘书长审批。2.单次报销金额在[X]元（含）以上至[X]元以下的，由部门负责人审核，财务审核后，报协会副会长审批。3.单次报销金额在[X]元（含）以上的，由部门负责人审核，财务审核后，报协会会长审批。（二）重大项目或活动费用报销审批权限对于涉及金额较大、影响范围较广的重大项目或活动费用报销，应在协会会长办公会或理事会审议通过后，按照上述一般费用报销审批权限进行审批。八、财务监督与检查（一）财务监督1.协会财务部门应定期对经费报销情况进行自查，确保报销凭证真实、合法、合规，报销流程严格执行，费用支出合理、透明。2.财务部门应加强对经费使用情况的日常监控，及时发现和纠正经费使用过程中存在的问题。对于异常的费用支出，应进行重点调查和分析，并采取相应的措施。（二）内部审计1.协会应定期开展内部审计工作，对经费报销管理情况进行全面审计。内部审计工作应由独立的审计人员或审计机构负责实施，确保审计工作的客观性、公正性和独立性。2.内部审计的内容包括经费报销制度的执行情况、报销凭证的真实性和合法性、费用支出的合理性和合规性、审批流程的执行情况等。内部审计结束后，应出具审计报告，并针对审计发现的问题提出整改建议。（三）接受外部监督1.协会应接受业务主管部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合提供有关经费报销管理的资料和信息。2.对于外部监督检查提出的问题，协会应认真整改，并及时将整改情况反馈给相关部门。九、违规处理（一）违规行为界定1.凡违反本办法规定，有下列行为之一的，属于违规行为：虚报、冒领、骗取经费的。擅自扩大经费使用范围的。未按规定审批程序报销经费的。提供虚假报销凭证的。其他违反法律法规、财务制度以及本办法规定的行为。（二）违