鲲鹏合同管理办法

鲲鹏合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，合理确定双方的权利和义务，不得显失公平。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.合同管理部门：负责公司合同管理的综合协调工作，制定和完善合同管理制度，审核合同文本，监督合同履行情况，处理合同纠纷等。2.业务部门：负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，对合同的真实性、合法性、完整性负责，并及时向合同管理部门报送合同相关信息。3.法务部门：负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，参与合同纠纷的处理，维护公司合法权益。4.财务部门：负责审核合同的财务条款，监督合同款项的收付，确保公司资金安全。二、合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据公司经营计划和业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要内容，并附相关背景资料。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同或涉及金额较大的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草。业务部门应根据合同立项申请的要求，结合实际情况，拟定合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利和义务，条款应完整、准确、清晰，避免歧义。2.对于格式合同或常用合同，业务部门可参考相关示范文本进行起草，但应根据具体情况进行修改和完善，确保合同符合公司实际需求。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点对合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交给法务部门进行法律审查。法务部门应从法律角度对合同进行审查，确保合同不存在法律风险，并出具法律审查意见。3.合同管理部门和法务部门审核通过后，将合同文本提交给财务部门进行财务审核。财务部门应重点对合同的财务条款进行审核，确保合同款项的收付符合公司财务规定，并出具财务审核意见。4.各审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并将审核意见反馈给业务部门。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改和完善，直至审核通过。（四）合同签订1.合同经审核通过后，由业务部门负责与合同对方当事人进行谈判，达成一致意见后，签订合同。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。2.合同签订人应具备相应的授权，不得超越授权范围签订合同。签订合同时，应确保合同双方当事人的名称、地址、联系方式等信息准确无误，并由双方当事人签字（或盖章）确认。3.对于多页的合同文本，应加盖骑缝章，确保合同文本的完整性。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将合同履行计划报合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性，确保合同能够按时、按质、按量履行。业务部门应按照合同履行计划组织实施，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（二）履行跟踪与监督1.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪与监督，及时掌握合同履行进度，发现问题及时通知业务部门采取措施解决。2.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、款项收付情况等，并定期向合同管理部门报送合同履行情况报告。3.在合同履行过程中，如出现重大问题或风险，业务部门应及时向分管领导报告，并采取有效措施进行处理，避免损失扩大。（三）款项收付管理1.财务部门应按照合同约定和公司财务管理制度，及时办理合同款项的收付手续。在办理款项收付前，财务部门应审核相关凭证，确保款项收付符合合同约定和公司规定。2.业务部门应及时向财务部门提供合同款项收付的相关资料，如发票、验收报告等。财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录款项收付情况，并定期与业务部门核对。3.对于逾期未付款项，业务部门应及时催款，并采取有效措施确保款项收回。如因特殊原因无法按时收回款项，业务部门应及时向分管领导报告，并说明原因和采取的措施。四、合同的变更与解除（一）变更与解除的条件1.合同双方协商一致，可以变更或解除合同。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，致使合同无法履行或部分无法履行的，可以变更或解除合同。3.一方严重违反合同约定，致使合同目的无法实现的，另一方可以解除合同。（二）变更与解除的程序1.合同需要变更或解除的，由业务部门提出申请，填写《合同变更申请表》或《合同解除申请表》，详细说明变更或解除的原因、内容、对合同履行的影响等，并附相关证明材料。2.业务部门提出的合同变更或解除申请，经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同的变更或解除，需经总经理办公会或董事会审议通过。3.合同变更或解除申请经审批通过后，业务部门应与合同对方当事人协商一致，签订合同变更协议或合同解除协议。合同变更协议或合同解除协议应符合法律法规及公司规定，明确双方的权利和义务。4.合同变更或解除协议签订后，业务部门应及时将协议副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。同时，业务部门应按照变更或解除协议的要求，调整合同履行计划，办理相关手续。五、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.合同管理部门、法务部门等相关部门应加强对合同签订、履行等环节的管理和监督，提高合同风险防范意识，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同签订前，应充分了解合同对方当事人的主体资格、经营状况、信用情况等，避免与信誉不佳的当事人签订合同。3.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与合同对方当事人沟通协调，妥善解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理方案，并报分管领导审批。2.对于一般性合同纠纷，业务部门可与合同对方当事人协商解决。协商解决不成的，可根据合同约定或法律法规的规定，申请仲裁或提起诉讼。3.对于重大合同纠纷或涉及金额较大的合同纠纷，公司应成立专门的纠纷处理小组，由合同管理部门、法务部门、业务部门等相关人员组成，负责纠纷的处理工作。纠纷处理小组应制定详细的处理方案，积极采取措施解决纠纷，维护公司合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，包括合同立项申请表、合同变更申请表、合同解除申请表、合同履行计划、合同履行情况报告、款项收付凭证、发票、验收报告、纠纷处理记录等，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。（二）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行妥善保管。合同档案室应建立档案管理制度，明确档案保管人员的职责，确保档案安全。2.合同档案应按照档案保管期限进行分类保管。一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照档案销毁程序进行销毁。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等，并经部门负责人审核后，报合同管理部门负责人审批。2