竞争新磋商管理办法

竞争新磋商管理办法一、总则（一）目的为了规范公司/组织在竞争新磋商活动中的行为，确保磋商过程的公平、公正、公开，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织的合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部涉及竞争新磋商的各类采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.公平竞争原则：所有参与竞争新磋商的供应商应享有平等的机会，不得设置歧视性条款或条件。2.公正原则：磋商过程应遵循客观、公正的原则，评审标准应明确、合理，评审过程应严格按照规定进行。3.公开原则：磋商文件、评审标准、磋商过程和结果等信息应依法依规公开，接受公司/组织内部监督和社会公众监督。4.诚实信用原则：供应商和参与磋商的各方应诚实守信，不得提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。二、磋商准备（一）需求调研与分析1.采购部门应组织相关人员对采购项目的需求进行深入调研，明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、交付时间等详细信息。2.对需求进行分析，评估项目的复杂性和风险，为制定合理的磋商文件提供依据。（二）磋商文件编制1.磋商文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、评审标准、磋商程序、合同条款等内容。2.采购需求应清晰明确，避免模糊不清或歧义性条款；评审标准应科学合理，能够客观公正地评价供应商的响应文件。3.磋商文件应按照相关法律法规和行业标准进行编制，确保其合法性和规范性。（三）供应商资格审查1.制定供应商资格条件，包括供应商的营业执照、资质证书、业绩、信誉等方面的要求。2.在发布磋商公告前，对潜在供应商进行资格预审，确保参与磋商的供应商具备相应的资格和能力。3.资格预审结果应及时通知潜在供应商，并告知其不通过的原因。（四）磋商公告发布1.根据采购项目的特点和需求，选择合适的媒体发布磋商公告，公告内容应包括采购项目的基本情况、供应商资格条件、获取磋商文件的时间和方式等。2.公告发布时间应符合相关法律法规的要求，确保潜在供应商有足够的时间准备响应文件。三、磋商程序（一）响应文件提交1.潜在供应商应在规定的时间内提交响应文件，响应文件应按照磋商文件的要求编制，包括商务部分、技术部分和价格部分等。2.供应商应确保响应文件的真实性、完整性和有效性，对响应文件中的内容承担法律责任。（二）磋商小组组建1.磋商小组由公司/组织内部的采购人员、技术专家、财务专家等组成，成员人数应符合相关法律法规的要求。2.磋商小组成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的需求和评审标准，且与供应商无利害关系。3.在磋商过程中，磋商小组成员应严格遵守职业道德和纪律，不得泄露磋商过程中的机密信息。（三）磋商会议1.组织召开磋商会议，邀请所有提交响应文件的供应商参加。2.在磋商会议上，磋商小组应向供应商介绍采购项目的基本情况和磋商文件的要求，供应商应进行现场陈述和答疑。3.磋商小组可以与供应商就采购项目的技术规格、质量要求、价格等方面进行进一步的磋商和谈判，供应商应根据磋商情况对响应文件进行相应的修改和补充。（四）评审与比较1.磋商小组按照评审标准对供应商的响应文件进行评审，评审过程应客观、公正、透明。2.评审内容包括商务部分、技术部分和价格部分等，评审标准应明确各部分的权重和评分细则。3.磋商小组应根据评审结果，对供应商进行排序，推荐成交候选人。（五）成交确定1.根据磋商小组的推荐意见，公司/组织采购决策机构确定成交供应商。2.向成交供应商发出成交通知书，并同时将成交结果通知未成交的供应商。3.成交通知书对采购人和成交供应商具有法律效力，双方应按照成交通知书和磋商文件的要求签订采购合同。四、合同签订与履行（一）合同签订1.采购人与成交供应商应在成交通知书发出之日起规定的时间内签订采购合同，合同内容应与磋商文件和响应文件一致。2.合同签订前，应进行合同条款的审核，确保合同条款合法、合规、合理，明确双方的权利和义务。3.合同签订后，应及时将合同副本送公司/组织内部相关部门备案。（二）合同履行1.采购人和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.采购人应加强对合同履行情况的监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.成交供应商应按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供货物或服务，如因特殊原因需要变更合同内容，应提前与采购人协商并签订书面补充协议。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同内容，采购人和成交供应商应协商一致，并签订书面补充协议。2.如因一方违约或其他原因导致合同无法继续履行，双方应按照合同约定或相关法律法规的规定办理合同终止手续，并承担相应的法律责任。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全监督机制，加强对竞争新磋商活动的全过程监督。2.审计部门应对采购项目进行定期审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。3.纪检监察部门应对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司/组织的利益和形象。（二）投诉处理1.建立投诉处理机制，明确投诉受理的范围、条件、程序和时限等。2.对供应商提出的投诉，应及时进行调查核实，并根据调查结果依法依规作出处理决定。3.投诉处理结果应及时通知投诉人和相关当事人，并向公司/组织内部通报。（三）档案管理1.建立竞争新磋商活动档案管理制度，对磋商文件、响应文件、评审记录、成交通知书、采购合同等相关资料进行归档管理。2.档案管理应确保档