福州档案管理办法

福州档案管理办法一、总则（一）目的为加强福州地区各类档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、标准化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合福州实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于福州市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则各类档案应实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.依法管理原则档案管理活动必须严格遵守国家法律法规，依法进行收集、整理、保管、利用和处置。3.服务为本原则档案管理工作要以服务社会、服务单位发展为宗旨，充分发挥档案的作用。4.与时俱进原则适应信息技术发展和档案工作新形势，不断创新档案管理方式方法，提高管理效率和质量。二、档案管理机构与人员（一）机构设置1.各单位应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本单位档案的集中管理。2.档案管理机构应保持相对稳定，确需调整的，应报上级主管部门备案。（二）人员配备1.档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和综合素质。（三）职责分工1.档案管理机构职责-贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策。-制定本单位档案管理制度和工作流程。-负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。-指导和监督本单位各部门的档案管理工作。-组织开展档案信息化建设，推进档案资源数字化。-定期向上级主管部门报送档案工作情况。2.档案管理人员职责-负责档案的日常管理工作，确保档案的安全与完整。-按照档案管理规范，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。-做好档案的收集、接收和移交工作，及时将应归档的文件材料收集齐全。-负责档案的保管和保护，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失和泄密。-积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持。-参与档案的鉴定和销毁工作，确保档案的真实性和有效性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各单位应按照国家和地方有关规定，确定档案收集范围，确保各类文件材料应归尽归。2.收集范围包括但不限于以下方面：-本单位形成的各类公文、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。-本单位开展业务活动形成的合同、协议、项目文件、技术资料等。-本单位机构设置、人员任免、奖惩等方面的文件材料。-本单位资产登记、财务管理等方面的文件材料。-本单位对外交流与合作形成的文件材料。-本单位下属机构报送的重要文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全。3.对电子文件的收集，应确保其原始性、真实性和完整性，按照规定格式和要求进行存储。（三）整理原则1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理。3.整理后的档案应便于保管和利用。（四）整理方法1.分类档案应按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。2.编号对每一类档案应进行编号，编号应科学、规范、便于查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应清晰、准确。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗等要求。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定标准。3.档案库房应配备必要的防护设备，如消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和利用。3.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据安全。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案应长期保存，定期保管的档案期限分为30年、10年。3.各单位应根据国家和地方有关规定，结合本单位实际情况，确定各类档案的保管期限。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理机构牵头，组织相关部门和人员共同进行。3.鉴定结果应形成鉴定报告，经单位领导批准后执行。（五）档案销毁1.对确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁应编制销毁清册，经单位领导批准后，由专人负责监销。3.销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息泄露。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、安全、保密的原则。2.严格履行档案查阅、借阅手续，确保档案的安全与完整。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要可查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.内部人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构办理手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本单位档案管理机构提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经本单位分管领导批准后，方可办理手续。3.查阅、借阅档案时，应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出。4.查阅、借阅人员应爱护档案，不得涂改、污损、转借档案。（四）利用登记1.档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅、借阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、归还日期等。六、档案信息化建设（一）建设目标1.推进档案管理信息化，实现档案资源数字化、管理过程电子化、服务利用网络化。2.提高档案管理工作效率和质量，提升档案服务水平。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络安全建设加强档案信息化系统的网络安全防护，确保档案信息安全。（三）数据管理1.电子档案数据应进行备份存储，备份数据应异地存放。2.定期对电子档案数据进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.加强对电子档案数据的安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露。七、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内档案管理工作进行监督检查。2.各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构和人员配备情况。2.档案管理制度和工作流程执行情况。3.档案收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查与不定期检查相结合。2.实地检查与书面检查相结合。（四）问