矿石结算管理办法

矿石结算管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范公司矿石结算管理工作，确保结算流程的准确、高效、透明，保障公司及相关方的合法权益，促进公司矿石业务的健康稳定发展。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及矿石采购、销售及相关业务活动中的结算管理。（三）基本原则1.合法性原则：结算活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保所有结算行为合法合规。2.准确性原则：结算数据应真实、准确、完整，如实反映矿石交易的实际情况，避免出现数据错误或虚假记录。3.及时性原则：按照规定的时间节点完成结算工作，不得拖延，以保证资金流转顺畅和业务的正常开展。4.公正性原则：结算过程应公平公正，对待所有交易方一视同仁，不得偏袒任何一方。5.保密性原则：涉及结算的各类信息应严格保密，防止信息泄露给公司造成损失或不良影响。二、结算流程（一）矿石采购结算流程1.到货验收-矿石到货前，采购部门应提前通知质量检验部门做好验收准备。-矿石到货时，采购、质量检验、仓储等部门共同对矿石的数量、质量、规格等进行验收。质量检验部门应按照相关标准和合同要求进行检验，并出具检验报告。-如验收合格，仓储部门办理入库手续，并填写入库单；如验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商处理。2.发票核对-采购部门收到供应商开具的发票后，应与采购合同、入库单等进行仔细核对。核对内容包括发票金额、货物名称、规格、数量、税率等信息是否一致。-如发现发票有误，采购部门应及时与供应商联系，要求其重新开具正确的发票。3.结算申请-采购部门在核对无误后，填写结算申请表，详细注明采购合同编号、矿石名称、规格、数量、单价、总价、已付款情况、本次申请结算金额等信息。-将结算申请表连同发票、入库单等相关资料一并提交给财务部门。4.财务审核-财务部门收到结算申请资料后，对其进行审核。审核内容包括资料的完整性、准确性、合规性等。-财务人员核对发票的真实性、合法性，检查采购业务是否符合公司财务制度和相关规定。-如审核通过，财务部门在结算申请表上签字确认；如审核不通过，应及时通知采购部门说明原因，并要求其补充或更正相关资料。5.付款结算-经财务审核通过后，财务部门按照公司资金管理制度和合同约定安排付款。-付款方式可根据公司与供应商的协商确定，包括银行转账、支票等。-财务部门在完成付款后，记录付款明细，并更新应付账款等相关财务账目。（二）矿石销售结算流程1.发货通知-销售部门根据销售合同安排矿石发货，并提前通知客户预计发货时间、数量等信息。-仓储部门根据销售部门的发货通知组织矿石出库，填写出库单，并确保出库矿石的数量、质量等符合销售合同要求。2.发票开具-销售部门在矿石发货后，按照销售合同约定及时开具发票。发票内容应准确反映矿石销售的各项信息，包括货物名称、规格、数量、单价、总价、税率等。-发票开具后，销售部门应将发票副本及相关发货凭证等资料传递给财务部门。3.结算申请-销售部门填写结算申请表，注明销售合同编号、矿石名称、规格、数量、单价、总价、已收款情况、本次申请结算金额等信息。-将结算申请表连同发票副本、发货凭证等相关资料提交给财务部门。4.财务审核-财务部门对销售结算申请资料进行审核。审核要点包括资料的完整性、发票的合规性、销售业务的真实性等。-核对销售价格是否符合公司定价政策，检查销售业务是否按照合同约定执行。-如审核通过，财务部门在结算申请表上签字确认；如审核不通过，通知销售部门说明情况并补充或更正资料。5.收款结算-财务部门根据审核结果，与客户沟通收款事宜。对于已收到款项的销售业务，及时确认收款到账情况。-如客户采用赊销方式，财务部门应按照公司应收账款管理制度进行管理，跟踪催收款项。-完成收款结算后，财务部门记录收款明细，更新应收账款等相关财务账目。三、结算数据管理（一）数据记录1.各部门在结算过程中应及时、准确地记录与结算相关的数据，包括采购合同信息、验收记录、发票数据、入库单、出库单、付款记录、收款记录等。2.数据记录应采用纸质文档和电子文档相结合的方式进行保存，确保数据的可追溯性。纸质文档应妥善归档，电子文档应定期备份，防止数据丢失。（二）数据核对1.财务部门应定期与采购部门、销售部门、仓储部门等进行数据核对，确保各部门之间的数据一致。核对内容包括合同执行情况、货物数量、金额等。2.每月末，财务部门应编制结算数据核对表，详细列出各项结算数据的核对情况。如发现数据差异，应及时查明原因，并进行调整。（三）数据统计与分析1.财务部门应定期对结算数据进行统计和分析，生成相关报表，如采购结算报表、销售结算报表、应收账款账龄分析表等。2.通过对结算数据的分析，了解公司矿石业务的经营状况、资金流动情况、客户信用情况等，为公司决策提供数据支持。例如，分析采购成本的变动趋势，评估销售价格的合理性，预测应收账款的回收风险等。四、结算风险管理（一）合同风险1.在签订矿石采购、销售合同前，法律合规部门应会同相关业务部门对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规要求，明确双方的权利义务、结算方式、违约责任等关键条款。2.加强合同执行过程的跟踪管理，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题，避免因合同纠纷导致结算风险。（二）信用风险1.建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估和分类管理。根据客户信用等级，合理确定赊销额度和期限。2.加强应收账款的管理，定期对客户的信用状况进行跟踪和评估。对于信用状况恶化的客户，及时采取措施，如催收账款、调整信用额度等，降低信用风险。（三）价格风险1.关注矿石市场价格波动情况，建立价格预警机制。采购部门和销售部门应根据市场价格变化及时调整采购和销售策略，合理确定矿石价格。2.在签订长期合同或框架协议时，可考虑采用价格调整条款，如根据市场价格指数、原材料价格变动等因素对合同价格进行相应调整，以降低价格风险。（四）操作风险1.加强结算人员的培训，提高其业务水平和风险意识。结算人员应熟悉结算流程、相关法律法规和财务制度，严格按照规定操作。2.建立健全内部监督机制，对结算过程进行定期检查和审计。发现违规操作行为，及时进行纠正和处理，防范操作风险。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对矿石结算管理工作进行审计，检查结算流程的执行情况、数据的真实性和准确性、内部控制制度的有效性等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供有关矿石结算管理的资料和信息。2.关注外部监管要求的变化，及时调整公司结算管理办法，确保公司结算管理工作符合外部监管要求。六、附则（一）解释权本办法由公司[具体部门]负责解释。（