礼品申购管理办法

礼品申购管理办法总则目的为规范公司礼品申购流程，合理控制礼品费用支出，确保礼品的使用符合公司业务需求和相关规定，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工因业务往来、商务活动、公关接待、员工福利等需要进行的礼品申购、采购、发放及管理等相关事宜。管理原则1.必要性原则：礼品申购应基于真实、必要的业务需求，避免不必要的礼品采购。2.合规性原则：礼品的选择、采购和使用必须符合国家法律法规、行业规范以及公司的各项规章制度。3.预算控制原则：礼品申购应严格控制在各部门年度预算范围内，不得超预算申购。4.审批原则：所有礼品申购必须按照规定的审批流程进行，未经批准不得擅自采购礼品。礼品分类与标准礼品分类根据礼品的用途和性质，将礼品分为以下几类：1.商务礼品：用于商务洽谈、合作签约、客户拜访、公关活动等商务场合，以维护和拓展公司业务关系的礼品。2.员工福利礼品：用于员工生日、节日慰问、表彰奖励等，体现公司对员工关怀的礼品。3.活动礼品：用于公司举办的各类会议、培训、促销、庆典等活动，作为参与活动的纪念品或奖品的礼品。4.其他礼品：除上述三类礼品之外，因特殊业务需求或其他原因需要申购的礼品。礼品标准1.商务礼品标准商务礼品的价值应根据业务对象的重要程度、合作规模和业务往来情况等因素合理确定。具体标准如下：-重要客户：单次礼品价值原则上不超过[X]元。-一般客户：单次礼品价值原则上不超过[X]元。-潜在客户：单次礼品价值原则上不超过[X]元。对于特殊情况需要超出上述标准的，需经公司高层领导审批同意。2.员工福利礼品标准员工福利礼品的价值应根据公司的经营状况和员工福利政策合理确定。具体标准如下：-生日礼品：每月为当月生日的员工发放一份生日礼品，价值原则上不超过[X]元。-节日礼品：在重要节日（如春节、中秋节等）为全体员工发放节日礼品，人均价值原则上不超过[X]元。-表彰奖励礼品：根据员工的工作表现和贡献，对优秀员工进行表彰奖励，礼品价值根据奖励级别确定，原则上不超过[X]元。3.活动礼品标准活动礼品的价值应根据活动的规模、性质和目的等因素合理确定。具体标准如下：-大型活动：作为活动纪念品或奖品的礼品，价值原则上不超过[X]元。-小型活动：作为活动纪念品或奖品的礼品，价值原则上不超过[X]元。4.其他礼品标准其他礼品的价值应根据具体业务需求和实际情况合理确定，需报公司相关领导审批。礼品申购流程申购申请1.各部门因业务需要申购礼品时，应由申请人填写《礼品申购申请表》，详细注明礼品的名称、规格、数量、用途、预计金额、赠送对象等信息，并经部门负责人签字确认。2.《礼品申购申请表》应提前[X]个工作日提交至行政部门，以便行政部门有足够的时间进行采购安排。对于紧急情况需要申购礼品的，应在申请表中注明紧急原因，并经公司领导特批。审核审批1.行政部门收到《礼品申购申请表》后，应首先对申购内容进行审核，主要审核礼品的必要性、合理性、预算情况等。审核通过后，行政部门负责人在申请表上签字确认。2.对于预算金额在[X]元以下的礼品申购，由行政部门审核通过后即可安排采购；对于预算金额在[X]元以上（含[X]元）的礼品申购，行政部门审核通过后，需报公司财务部门进行预算审核，财务部门审核通过后，再报公司分管领导审批。3.对于涉及重要客户、重大业务活动或超出礼品标准的礼品申购，无论预算金额多少，均需报公司总经理审批。采购执行1.经审批通过的礼品申购，由行政部门负责组织采购。行政部门应根据礼品的需求情况，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应遵循“货比三家、质优价廉”的原则，确保所采购的礼品符合质量要求和预算标准。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确礼品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款，以保障公司的合法权益。3.礼品采购完成后，采购人员应及时办理验收手续，确保所采购的礼品与申购要求一致。验收合格后，将礼品入库保管，并填写《礼品入库单》。礼品发放与管理礼品发放1.各部门需要领取礼品时，应由领用人填写《礼品领用申请表》，注明礼品的名称、数量、用途、领取时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.行政部门根据《礼品领用申请表》进行礼品发放，并在《礼品发放登记簿》上进行登记，详细记录礼品的发放情况，包括礼品名称、数量、领用部门、领用人、发放时间等信息。3.对于商务礼品的发放，领用人应在礼品发放后及时向行政部门反馈礼品的赠送情况，包括赠送对象、赠送时间、赠送效果等信息。礼品保管1.行政部门应设立专门的礼品仓库，指定专人负责礼品的保管工作。礼品仓库应保持通风、干燥、整洁，确保礼品的安全和完好。2.礼品入库时，仓库管理人员应按照《礼品入库单》进行核对，确保礼品的数量、规格、质量等与入库单一致。同时，应将礼品分类存放，并建立库存台账，详细记录礼品的入库、出库、库存情况。3.礼品出库时，仓库管理人员应按照《礼品领用申请表》进行发放，并及时更新库存台账。定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。礼品盘点与清理1.行政部门应定期对礼品库存进行盘点，盘点周期为每季度一次。盘点时，应与库存台账进行核对，对于盘盈、盘亏的礼品，应查明原因，并及时进行处理。2.对于长期闲置、过期、损坏的礼品，行政部门应及时进行清理，并填写《礼品清理申请表》，报公司领导审批后进行处理。处理方式包括报废、捐赠、变卖等，处理所得收入应及时上缴公司财务部门。监督与检查内部审计公司审计部门应定期对礼品申购、采购、发放及管理等情况进行审计，检查礼品的使用是否符合公司规定，是否存在违规行为。审计结果应及时向公司领导汇报，并提出改进建议。监督检查公司各部门应加强对礼品申购、采购、发放及管理等工作的监督检查，发现问题及时向行政部门或公司领导反映。对于违反本办法的行为，将按照公司相关规定进行处理。违规处理对违规行为的界定1.未经审批擅自申购、采购礼品的。2.超预算申购、采购礼品的。3.虚报礼品用途、数量、金额等信息的。4.私自截留、挪用礼品的。5.礼品发放后未及时反馈赠送情况的。6.其他违反本办法规定的行为。违规处理措施对于违反本办法的行为，将根据情节轻重给予相应的处理：1.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育，并责令限期改正。2.对于情节