福建采购管理办法

福建采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在福建地区的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和福建地区的相关政策规定。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等的参与机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购双方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定采购计划和预算：根据公司的生产经营计划和需求预测，结合库存情况，制定合理的采购计划，并编制相应的采购预算。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。3.采购执行：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施采购活动，签订采购合同，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。4.采购成本控制：通过市场调研、谈判、招标等方式，降低采购价格，控制采购成本。5.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性和有效性。6.采购信息管理：收集、整理、分析采购信息，为公司决策提供支持。（二）需求部门1.提出采购需求：根据本部门的生产经营需要，及时、准确地提出采购申请，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购谈判、合同签订等工作，提供必要的技术支持和商务意见。3.验收采购物品或服务：负责对采购物品或服务进行验收，确保其符合合同要求和公司使用需求。（三）审批部门1.审核采购计划和预算：对采购部门提交的采购计划和预算进行审核，确保其合理性和必要性。2.审批采购申请：根据公司的授权和规定，对需求部门提交的采购申请进行审批，重大采购项目需报公司高层领导批准。3.监督采购过程：对采购活动进行监督，确保采购过程符合法律法规和公司规定。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认其合理性和必要性后，签字批准，并提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等，并提交审批部门审核。2.审批部门对采购计划进行审核，重点审核采购计划的合理性、必要性、预算金额等，审核通过后签字批准。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并收集供应商的相关信息，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.对潜在供应商进行初步筛选，确定若干家符合要求的供应商，并向其发送《供应商调查表》，要求其填写相关信息并提供证明材料。3.采购部门对供应商提交的调查表和证明材料进行审核，实地考察供应商的生产经营状况，评估其综合实力和信誉。4.根据审核和考察结果，对供应商进行打分评价，建立供应商档案，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并纳入公司供应商名录。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物品或服务的价格、质量、交货时间、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后，起草采购合同。2.采购合同起草完成后，提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.审核通过后的采购合同，由采购部门负责人签字，并提交供应商签字盖章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等要求，并跟踪订单执行情况。2.供应商应按照采购订单的要求，按时、按质、按量将采购物品或服务送达指定地点。采购部门应及时与供应商沟通，了解采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。3.在采购过程中，如因市场变化、供应商原因等需要变更采购合同的，采购部门应及时与供应商协商，签订补充协议，并按照公司规定的审批流程进行审批。（六）验收与付款1.需求部门负责对采购物品或服务进行验收，按照合同要求对其数量、质量、规格等进行检查，确保符合要求。验收合格后，填写《验收单》，并签字确认。2.采购部门将《验收单》与采购合同、发票等相关资料一并提交财务部门，财务部门按照公司的财务制度和采购合同的约定，进行审核后办理付款手续。3.如采购物品或服务验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：-编制招标文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。-发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。-发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取相应的费用。-开标评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。-中标公示与合同签订：对中标候选人进行公示，公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购项目规格和技术要求复杂、市场竞争不充分等情况，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：-成立谈判小组：由采购部门、需求部门、技术专家等组成谈判小组，负责与供应商进行谈判。-制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的特点和要求，制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、标准等。-邀请供应商：从合格供应商名录中选择若干家供应商，邀请其参与谈判，并向其发送谈判文件。-谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的价格、质量、交货时间、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。-确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购项目规格和技术要求明确、市场竞争充分、采购金额较小的情况，采用询价采购方式。2.询价程序：-选择供应商：从合格供应商名录中选择若干家供应商，向其发送询价单，要求其在规定时间内报价。-收集报价：供应商按照询价单的要求，在规定时间内提交报价文件，采购部门收集报价文件。-比较报价：采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。-签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：-只能从唯一供应商处采购的；-发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；-必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：-提出申请：采购部门或需求部门提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。-审批：采购申请提交审批部门进行审批，审批通过后，方可采用单一来源采购方式。-谈判与合同签订：与单一供应商进行谈判，确定采购价格、质量、交货时间等条款，签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等因素可能导致采购成本增加、采购周期延长、采购质量下降等风险。2.供应商风险：供应商信誉不佳、生产能力不足、产品质量不稳定、交货延迟等因素可能导致采购合同无法履行、采购物品或服务不符合要求等风险。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷、合同变更或解除不规范等因素可能导致公司利益受损的风险。4.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅、监督机制不完善等因素可能导致采购效率低下、采购成本增加、采购质量下降等风险。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。（三）风险应对1.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握市场价格动态和供应情况，合理安排采购计划，与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评价，淘汰不合格供应商，选择信誉良好、生产能力强、产品质量稳定的供应商作为合作伙伴，降低供应商风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审查合同条款，确保合同条款明确、合法、有效，加强合同履行过程的监督和管理，及时解决合同履行过程中出现的问题，规范合同变更和解除程序，降低合同风险。4.内部管理风险应对：完善采购流程，明确各环节的职责和权限，加强审批环节的控制，确保采购活动合规、透明，加强信息沟通与协调，建立采购信息共享平台，及时传递采购信息，加强内部监督和审计，定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时整改，降低内部管理风险。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.需求部门和其他相关部门有权对采购活动进行监督，发现问题可及时向采购部门或公司领导反映，采购部门应及时处理并反馈处理结果。（二）考核制度1.建立采购人