模具归档管理办法

模具归档管理办法一、总则（一）目的为加强公司模具的归档管理，确保模具档案的完整性、准确性和系统性，便于模具的查询、使用、维护和报废处理，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有模具的归档管理，包括注塑模具、冲压模具、压铸模具等各类模具。（三）职责分工1.模具管理部门负责模具的选型、采购、验收、安装调试等工作。指导和监督模具使用部门做好模具的日常维护和保养工作。负责模具档案的收集、整理、归档和保管工作。2.模具使用部门负责模具的正确使用和日常维护保养，确保模具的正常运行。配合模具管理部门做好模具的验收、安装调试等工作。及时向模具管理部门反馈模具的使用情况和存在的问题。3.质量部门负责对模具的验收工作，确保模具的质量符合要求。参与模具的评审和验证工作，提出质量方面的意见和建议。4.财务部门负责模具采购费用的审核和报销工作。参与模具报废的鉴定和审批工作，做好相关财务处理。（四）基本原则1.真实性原则：模具档案应如实反映模具的实际情况，包括设计、制造、使用、维护等全过程。2.完整性原则：模具档案应涵盖模具从选型到报废的所有相关资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：模具档案中的各项信息应准确无误，避免出现错误或遗漏。4.系统性原则：模具档案应按照一定的分类和编号体系进行整理，便于查询和管理。二、模具档案的内容（一）模具基本信息1.模具编号：按照公司统一的编号规则为每副模具赋予唯一的编号。2.模具名称：填写模具的具体名称，应与设计图纸和实际用途一致。3.模具规格：包括模具的尺寸、型腔数量、分型面等技术参数。4.模具材质：记录模具所使用的主要材质。5.模具制造厂家：填写模具的制造厂家名称。6.制造日期：记录模具的制造完成日期。7.验收日期：填写模具验收合格的日期。（二）模具设计资料1.设计图纸：包括二维图纸和三维模型，应清晰标注尺寸、公差、表面粗糙度等技术要求。2.设计计算书：如模具的强度计算、型腔尺寸计算等相关计算资料。3.设计变更记录：记录模具在设计过程中发生的变更情况，包括变更原因、变更内容、变更日期等。（三）模具制造资料1.制造工艺文件：如加工工艺路线、加工工序卡、热处理工艺等。2.零件加工图纸：对于模具中的关键零件，应提供详细的加工图纸。3.外购件清单：记录模具中所使用的外购件名称、规格、型号、数量等信息。4.制造过程检验记录：包括原材料检验、零件加工检验、装配检验等记录。5.试模报告：记录模具试模过程中的各项参数、试模结果、问题分析及解决措施等。（四）模具使用资料1.使用说明书：向模具使用人员提供模具的操作方法、注意事项、维护保养要求等内容。2.生产记录：记录模具在生产过程中的产量、质量情况、生产批次等信息。3.维修记录：详细记录模具的维修时间、维修内容、维修人员等信息。4.保养记录：记录模具的保养时间、保养内容、保养人员等信息。（五）模具验收资料1.验收报告：由质量部门出具的模具验收报告，包括验收项目、验收标准、验收结果等。2.验收记录：记录模具验收过程中的各项数据和情况。（六）模具报废资料1.报废申请：由模具使用部门或管理部门提出的模具报废申请，说明报废原因。2.报废鉴定报告：由相关部门组织对模具进行报废鉴定后出具的报告，明确模具是否达到报废标准。3.报废审批文件：记录模具报废申请的审批过程和结果。三、模具档案的收集与整理（一）收集要求1.模具管理部门应在模具验收合格后，及时收集模具档案的相关资料。2.模具使用部门应在模具使用过程中，及时整理和提供与模具相关的资料，如生产记录、维修记录、保养记录等。3.对于外购的模具，采购部门应在采购合同签订后，及时将合同副本及相关技术文件提交给模具管理部门。（二）整理要求1.模具档案资料应按照上述内容分类进行整理，确保资料的完整性和系统性。2.对于纸质资料，应进行分类装订，并编制目录，便于查阅。3.对于电子资料，应按照一定的命名规则进行存储，并建立索引目录，方便检索。四、模具档案的归档与保管（一）归档要求1.模具管理部门应在模具档案资料整理完成后，及时进行归档。2.归档的模具档案应一式两份，一份由模具管理部门保管，另一份视情况可移交公司档案室或相关部门保管。3.归档时应填写模具档案归档清单，注明档案的名称、数量、归档日期等信息。（二）保管要求1.模具管理部门应设立专门的模具档案保管区域，确保档案的安全存放。2.档案保管区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止档案损坏或丢失。3.定期对模具档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并进行处理。4.模具档案的保管期限应按照公司相关规定执行，对于超过保管期限的档案，应按照规定进行销毁处理。五、模具档案的查询与借阅（一）查询要求1.公司内部人员因工作需要查询模具档案时，应填写模具档案查询申请表，注明查询原因、查询内容等信息。2.模具管理部门应根据查询申请表，对查询人员的身份和查询权限进行核实，符合条件的予以批准。3.查询人员应在模具管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将档案带出保管区域。查询过程中应爱护档案，不得涂改、损坏档案资料。（二）借阅要求1.公司内部人员因工作需要借阅模具档案时，应填写模具档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息。2.模具管理部门应根据借阅申请表，对借阅人员的身份和借阅权限进行核实，符合条件的予以批准。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的模具档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后应及时归还模具管理部门。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、模具档案的变更与更新（一）变更原因1.模具在使用过程中发生设计变更、工艺改进、维修改造等情况。2.模具档案资料在整理或归档过程中发现错误或遗漏。（二）变更程序1.模具管理部门或相关部门应填写模具档案变更申请表，说明变更原因、变更内容等信息。2.经相关部门负责人审核批准后，模具管理部门负责对模具档案进行变更和更新。3.变更后的模具档案应及时进行归档，并在档案目录中注明变更日期和变更内容。七、模具档案的安全与保密（一）安全管理1.模具管理部门应采取必要的安全措施，确保模具档案的安全存放，防止档案被盗、被篡改或丢失。2.定期对档案保管区域进行安全检查，发现安全隐患及时整改。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为因素导致档案安全事故的发生。（二）保密管理1.模具档案涉及公司的技术秘密和商业机密，档案管理人员应严格遵守公司的保密制度