档案管理办法心得

档案管理办法心得一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理。2.真实性原则。档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。3.完整性原则。确保档案内容完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅和利用工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.业务档案：根据公司/组织业务特点，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案等。4.科技档案：包括科研项目档案、技术改造档案、产品设计档案等。5.声像档案：包括照片、录音、录像等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。2.编号方法采用层次编码法，由全宗号、目录号、案卷号、件号组成。3.全宗号：由档案管理部门统一编制，代表公司/组织的档案全宗。4.目录号：根据档案分类设置，每个目录号对应一类档案。5.案卷号：按照档案的形成时间或保管期限顺序排列，每个案卷编一个案卷号。6.件号：在案卷内按照文件的排列顺序编号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，及时将文件整理归档，确保档案的齐全完整。3.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应指定专人负责收集，并及时移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.对收集到的档案进行分类、装订、编目等工作。3.纸质档案应使用统一规格的档案盒进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的保管与保护（一）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度计、防虫药品等。2.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行通风、除湿、防虫等工作。（二）档案保护1.严格遵守国家有关档案保护的法律法规，确保档案的安全。2.对档案进行定期检查，发现问题及时处理。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。4.制定档案安全应急预案，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅涉及公司/组织机密的档案，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。2.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意。（三）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，及时准确地提供所需档案信息。2.对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门人员和有关专家参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经公司/组织主管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁现场进行监销。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将电子文件整理归档，确保电子文件的齐全完整。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。（三）电子档案的利用与管理1.建立电子档案查阅系统，方便公司/组织内部人员查阅电子