样品管理办法修订

样品管理办法修订一、总则（一）目的为加强公司样品管理，规范样品的采集、标识、存储、使用、流转及处置等环节，确保样品的质量和完整性，满足公司内部研发、生产、质量控制以及对外展示、销售等需求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及样品管理的部门和活动，包括但不限于研发部门、生产部门、质量控制部门、销售部门以及与样品相关的供应商和客户。（三）职责分工1.样品管理部门负责制定和完善样品管理的相关制度和流程，组织样品管理的培训与宣贯，对样品管理工作进行监督和指导。2.样品采集部门按照规定的程序和要求，负责样品的采集工作，确保采集的样品具有代表性和真实性，并及时将样品移交至样品管理部门。3.样品存储部门负责提供合适的存储环境，对样品进行妥善存储，确保样品在存储期间的质量不受影响，并做好样品存储期间的记录工作。4.样品使用部门根据工作需要，按照规定的流程申请使用样品，并在使用过程中妥善保管样品，确保样品的安全和完整，使用完毕后及时归还样品管理部门。5.质量控制部门负责对样品进行质量检验和分析，确保样品符合相关质量标准和要求，并为样品管理工作提供技术支持和指导。6.其他相关部门在各自职责范围内，配合样品管理部门做好样品管理的相关工作，如销售部门负责样品的对外展示和销售过程中的样品管理，采购部门负责与供应商沟通协调样品相关事宜等。二、样品采集（一）采集计划1.在进行样品采集前，相关部门应根据工作需求制定详细的样品采集计划，明确采集的目的、样品名称、规格型号、数量、采集地点、采集时间、采集方法以及采集人员等信息。2.采集计划应经过相关部门负责人审核批准，确保计划的合理性和可行性。（二）采集程序1.采集人员应严格按照批准的采集计划进行样品采集，确保采集过程符合相关操作规程和安全要求。2.在采集样品时，应做好记录工作，包括样品名称、规格型号、数量、采集时间、采集地点、采集人员等信息，并确保记录的真实性和完整性。3.采集的样品应具有代表性，能够反映被采集对象的真实情况。对于有特殊要求的样品，如需要在特定条件下采集或保存的样品，应按照相关要求进行操作。4.采集完成后，采集人员应及时将样品移交至样品管理部门，并办理交接手续。交接手续应包括样品名称、规格型号、数量、采集时间、采集地点、采集人员等信息的核对，以及双方签字确认。（三）采集记录1.样品采集记录应详细、准确、完整，包括但不限于以下内容：样品名称、规格型号、数量；采集时间、采集地点；采集人员姓名；样品来源（如客户提供、供应商提供、自行采集等）；采集方法及相关说明；样品的初始状态描述；其他需要记录的信息。2.采集记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求，以便在需要时能够追溯样品的采集过程。三、样品标识（一）标识内容1.样品标识应包含以下基本信息：样品名称；规格型号；样品编号；样品来源（如客户提供、供应商提供、自行采集等）；采集时间；有效期（如有）；其他必要信息。2.对于有特殊要求的样品，如危险化学品样品、贵重样品等，应在标识中明确标注相关警示信息或特殊标识。（二）标识方法1.样品标识应采用清晰、牢固、不易褪色的方式进行标注，可采用标签粘贴、喷涂、刻印等方法。2.标签应粘贴在样品的显著位置，确保标识信息易于识别和查看。对于体积较小的样品，可采用挂签或其他合适的方式进行标识。3.对于液体样品，可在容器上直接标注标识信息；对于固体样品，可在包装上标注标识信息。（三）标识变更1.当样品的相关信息发生变更时，如样品名称、规格型号、有效期等，应及时对样品标识进行变更。2.标识变更应按照规定的程序进行，由相关部门提出申请，经审核批准后，由样品管理部门负责实施标识变更操作。3.在标识变更过程中，应确保原标识信息能够清晰可辨，并做好变更记录，包括变更原因、变更内容、变更时间、变更人员等信息。四、样品存储（一）存储环境1.样品应存储在适宜的环境中，确保样品的质量不受影响。不同类型的样品对存储环境的要求不同，如温度、湿度、光照、通风等，应根据样品的特性选择合适的存储条件。2.对于有特殊存储要求的样品，如危险化学品样品、生物样品、易腐样品等，应按照相关规定提供专门的存储设施和条件，并采取相应的防护措施。3.样品存储区域应保持清洁、整齐、通风良好，避免样品受到污染、损坏或变质。（二）存储方式1.样品应根据其特性和存储要求进行分类存储，不同类型的样品应分开存放，避免相互混淆或影响。2.对于液体样品，应采用密封容器存储，并确保容器无泄漏现象。对于固体样品，应采用合适的包装材料进行包装，防止样品受潮、氧化、变质等。3.对于有有效期要求的样品，应按照有效期的先后顺序进行存放，便于及时使用和管理。（三）存储记录1.样品存储部门应建立样品存储记录，详细记录样品的存储信息，包括样品名称、规格型号、数量、存储时间、存储位置、存储环境条件等。2.存储记录应定期进行更新和核对，确保记录的准确性和完整性。如发现样品存储环境异常或样品出现质量问题，应及时记录并采取相应的措施进行处理。3.样品存储记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求，以便在需要时能够追溯样品的存储过程。五、样品使用（一）使用申请1.样品使用部门如需使用样品，应填写样品使用申请表，详细说明使用样品的目的、用途、使用时间、使用数量、使用方法以及归还时间等信息。2.样品使用申请表应经过相关部门负责人审核批准，确保使用申请的合理性和必要性。对于涉及重要样品或大量样品使用的申请，应报公司主管领导审批。（二）使用流程1.样品使用部门凭批准的样品使用申请表到样品管理部门领取样品，样品管理部门应按照申请表的要求发放样品，并办理发放手续。2.样品使用部门在使用样品过程中，应严格按照规定的使用方法和操作规程进行操作，确保样品的安全和完整。如因特殊原因需要改变使用方法或操作规程，应提前向样品管理部门提出申请，并经批准后方可实施。3.使用完毕后，样品使用部门应及时将样品归还至样品管理部门，并办理归还手续。归还手续应包括样品名称、规格型号、数量、使用时间、使用情况等信息的核对，以及双方签字确认。4.样品管理部门应对归还的样品进行检查，如发现样品有损坏、丢失或其他异常情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。（三）使用记录1.样品使用部门应建立样品使用记录，详细记录样品的使用情况，包括样品名称、规格型号、数量、使用时间、使用人员、使用目的、使用方法、使用过程中的异常情况以及归还时间等信息。2.使用记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求，以便在需要时能够追溯样品的使用过程。3.样品管理部门应定期对样品使用记录进行统计和分析，了解样品的使用频率、使用效果等情况，为样品管理工作提供参考依据。六、样品流转（一）流转计划1.在进行样品流转前，相关部门应根据工作需要制定样品流转计划，明确流转的样品名称、规格型号、数量、流转起始地点、流转终止地点、流转时间、流转方式以及流转人员等信息。2.流转计划应经过相关部门负责人审核批准，确保计划的合理性和可行性。对于涉及重要样品或跨部门流转的计划，应报公司主管领导审批。（二）流转程序1.样品流转应按照批准的流转计划进行，确保流转过程符合相关操作规程和安全要求。2.在流转样品时，应做好记录工作，包括样品名称、规格型号、数量、流转时间、流转起始地点、流转终止地点、流转人员等信息，并确保记录的真实性和完整性。3.对于需要运输的样品，应采取适当的包装和防护措施，确保样品在运输过程中的安全和完整。运输过程中应按照相关规定办理运输手续，如填写运输单据、确保运输工具符合要求等。4.样品流转过程中，如发生样品损坏、丢失或其他异常情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。同时，应及时通知相关部门和人员，采取措施减少损失和影响。（三）流转记录1.样品流转记录应详细、准确、完整，包括但不限于以下内容：样品名称、规格型号、数量；流转时间；流转起始地点、流转终止地点；流转人员姓名；流转方式（如邮寄、专人送达、自行携带等）；运输工具及运输单号（如有）；样品在流转过程中的状态描述；其他需要记录的信息。2.流转记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求，以便在需要时能够追溯样品的流转过程。七、样品处置（一）处置原则1.样品处置应遵循安全、环保、经济、合理的原则，确保处置过程符合相关法律法规和公司规定的要求。2.对于不再需要的样品，应及时进行处置，避免样品长期存放占用空间和资源，同时防止样品对环境造成污染或危害。（二）处置方式1.废弃对于已失去使用价值、过期或不符合质量标准的样品，经相关部门批准后，可进行废弃处置。废弃处置应按照环保要求进行，如分类收集、集中处理等，确保不对环境造成污染。2.回收对于可回收利用的样品，如原材料、零部件等，应按照公司的回收管理规定进行回收处理，回收后的样品应进行妥善保管和再利用。3.返还对于由客户提供或需返还给供应商的样品，应按照相关协议或要求及时返还，并办理返还手续。返还过程中应确保样品的质量和完整性。4.其他处置方式根据样品的特性和实际情况，还可采用其他合适的处置方式，如捐赠、销毁等。采用其他处置方式时，应报经相关部门批准，并按照规定的程序进行操作。（三）处置记录1.样品管理部门应建立样品处置记录，详细记录样品的处置信息，包括样品名称、规格型号、数量、处置时间、处置方式、处置原因、处置人员等。2.处置记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求，以便在需要时能够追溯样品的处置过程。八、监督与检查（一）监督机制1.公司应建立健全样品管理监督机制，定期对样品管理工作进行监督检查，确保样品管理工作符合相关制度和流程的要求。2.样品管理部门应加强对样品管理各环节的日常监督，及时发现和纠正存在的问题，确保样品管理工作的规范运行。3.各相关部门应配合样品管理部门的监督检查工作，如实提供样品管理相关的资料和信息。（二）检查内容1.样品管理监督检查的内容包括但不限于以下方面：样品管理制度和流程的执行情况；样品采集、标识、存储、使用、流转及处置等环节的操作规范情况；样品管理记录的完整性和准确性；样品存储环境和条件的符合情况；样品的质量和安全状况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）违规处理1.对于违反样品管理办法的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、通报批评、解除劳动合同等。2.对于因违规行为