报销暂行管理办法

报销暂行管理办法一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动的顺利进行，特制定本报销暂行管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工在执行公司公务过程中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期。二、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：根据公司业务需要，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前申请并经批准。火车票：根据实际行程选择合适的车次和座位类型，原则上应选择硬座或硬卧，如需乘坐软卧或高铁一等座，需提前申请并经批准。长途汽车票：按照实际票价报销，特殊情况需乘坐豪华大巴等高价车票的，需提前说明原因并经批准。市内交通费：在出差目的地市内因公务活动发生的交通费用，可凭有效票据报销。一般情况下，市内交通费按照出差天数和相应标准报销，具体标准为[X]元/天。如因特殊情况需要乘坐出租车的，应在发票上注明事由。2.住宿费用根据出差地区的不同，分为不同的住宿标准。具体标准如下：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天同性两人一同出差的，应合住标准间，如需单独住宿，需提前申请并经批准，超出标准部分自理。3.餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，给予每人每天[X]元的餐饮补贴。补贴包含早餐、午餐和晚餐，不再另行报销餐饮费用。但因业务需要发生的招待费除外。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品赠送、娱乐等费用。2.业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则。每次业务招待前，需填写《业务招待申请单》，详细注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人审核、分管领导批准后方可进行。3.业务招待费的报销应提供真实、有效的发票及相关证明材料，发票内容应详细注明招待事项、招待对象等信息。报销金额不得超过申请金额，如有超出，需说明原因并经原审批领导同意。4.业务招待费的报销标准如下：招待客户用餐，人均标准不得超过[X]元。赠送礼品，每次礼品金额不得超过[X]元，且每年累计礼品费用不得超过公司年度业务招待费预算的[X]%。（三）办公用品及设备购置1.办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、耗材等物品；办公设备是指电脑、打印机、复印机、办公家具等固定资产。2.各部门应根据实际工作需要，制定办公用品及设备购置计划，填写《办公用品及设备购置申请表》，经部门负责人审核、分管领导批准后，统一由行政部门负责采购。3.办公用品及设备购置应优先选择通过公司指定的供应商进行采购，以确保质量和价格合理。采购完成后，应及时办理入库手续，并由使用部门签字确认。4.报销办公用品及设备购置费用时，应提供正规发票、采购清单、入库单等相关凭证。属于固定资产的，还需按照公司固定资产管理规定进行登记入账。（四）通讯费1.公司根据员工工作需要，给予一定的通讯费补贴。补贴标准如下：部门经理及以上人员：[X]元/月普通员工：[X]元/月2.员工应凭通讯费发票在补贴标准内据实报销，超出部分自理。通讯费发票抬头应为本公司名称。（五）车辆费用1.车辆购置：公司因工作需要购置车辆的，应按照公司固定资产购置审批流程办理相关手续。车辆购置费用应计入固定资产，并按照规定计提折旧。2.车辆保险：车辆保险费用按照实际发生额报销，应提供正规保险发票及保险单等相关凭证。3.车辆维修保养：车辆维修保养应选择正规的维修厂家，并签订维修协议。维修费用报销时，应提供维修发票、维修清单等相关凭证。4.燃油费：员工驾驶公司车辆因公务发生的燃油费，可凭加油发票在规定标准内报销。具体标准根据车辆型号和使用情况另行制定。三、报销流程（一）费用发生员工在执行公务过程中发生费用支出时，应按照公司相关规定取得真实、合法、有效的报销凭证。报销凭证应包括发票、收据、清单等，并注明费用发生的日期、事由、金额等信息。（二）填写报销单员工应在费用发生后及时填写《费用报销单》，详细注明费用所属项目、费用明细、报销金额等内容。报销单应填写工整、清晰，不得涂改。（三）部门负责人审核部门负责人应对本部门员工的报销申请进行审核，重点审核费用的真实性、合理性和必要性。审核通过后，在报销单上签字确认。（四）财务审核财务部门收到报销单后，应按照本办法及相关财务制度进行审核。审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额的准确性，报销流程的合规性等。对不符合规定的报销申请，财务部门应及时退回，并说明原因。（五）分管领导审批经财务审核通过的报销申请，需报分管领导审批。分管领导应根据公司业务情况和费用控制要求，对报销申请进行审批。审批通过后，在报销单上签字确认。（六）总经理审批（如需）对于金额较大或特殊的报销申请，需报总经理审批。总经理应综合考虑公司整体情况，对报销申请进行最终审批。（七）报销支付经各级审批通过的报销申请，由财务部门按照公司财务支付流程进行报销支付。报销款项原则上应通过银行转账方式支付到员工个人银行账户，特殊情况需现金支付的，应严格按照公司现金管理规定办理。四、报销凭证要求（一）发票要求1.报销发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应真实、完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与开票单位名称一致。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票单位重新开具或在原发票上加盖作废章后重新开具正确发票。4.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣，并妥善保管发票联和抵扣联。（二）其他凭证要求1.除发票外，其他报销凭证如收据、清单等也应符合国家法律法规和公司相关规定。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，清单应详细注明费用明细、数量、单价、金额等信息。2.对于需要提供合同、协议等证明材料的费用报销，应确保合同、协议的真实性、完整性和有效性，并与报销凭证相互印证。3.报销凭证应粘贴整齐、牢固，不得使用订书钉、回形针等装订，以便于审核和查阅。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并经同意后方可延期报销。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如有借款的，应在报销时一并结清借款。六、违规处理1.对于违反本办法规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。2.如发现员工提供虚假报销凭证、虚报费用等行为，公司将追回已报销款项，并按照公司相关规定给予警告、罚款、辞退等处罚；情节严重的，将依法