支行档案管理办法

支行档案管理办法一、总则（一）目的为加强支行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在支行各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于支行各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。支行档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。档案应如实反映支行各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。全面收集、整理和保存支行工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便员工查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善支行档案管理制度。2.负责支行各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案存放安全。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，对超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后组织实施。6.负责对支行各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案的及时收集和整理。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和意见。4.严格遵守档案管理制度，正确使用和保管本部门的档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理流程。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的安全和完整。3.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容，维护档案的保密性。4.积极参加档案管理培训，不断提高自身业务水平，适应档案管理工作的发展需要。三、档案的分类与编号（一）档案分类支行档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、科技档案、声像档案等六大类。1.文书档案：主要包括支行在行政管理、党群工作等方面形成的各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.业务档案：根据支行不同业务种类，分为公司业务档案、个人业务档案、信贷业务档案、风险管理档案等，记录各项业务的办理过程和结果。3.财务档案：涵盖财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务管理活动中形成的各类资料。4.人事档案：包括员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资待遇等方面的档案材料。5.科技档案：涉及支行信息化建设、系统开发、设备维护等方面的技术文件、图纸、数据等。6.声像档案：以照片、录音、录像等形式记录支行重要活动、会议、业务场景等的档案资料。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号：根据不同业务类别制定编号规则。如公司业务档案编号为：GS年份业务类型顺序号，其中GS代表公司业务，年份为业务发生年份，业务类型用两位数字表示，顺序号为该业务档案的流水号。3.财务档案编号：按照会计年度类别顺序号进行编号。例如：2023会计凭证001，表示2023年度的第1册会计凭证。4.人事档案编号：统一采用员工个人身份证号码作为编号。5.科技档案编号：根据项目名称或设备型号等进行编号，确保编号的唯一性和系统性。6.声像档案编号：按照形成时间内容类别顺序号进行编号。如20230510会议001，表示2023年5月10日形成的关于会议的第1份声像档案。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集范围，确保本部门工作中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.档案收集应遵循自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，不得随意拆散或混淆。3.对重要文件材料应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。（二）收集时间1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集工作。2.业务档案：在业务办理完毕后的规定时间内，由业务部门整理收集后移交综合管理部门。3.财务档案：会计年度终了后，由财务部门按照档案管理要求整理装订成册，在规定时间内移交综合管理部门。4.人事档案：员工入职、离职、岗位变动等情况发生后，相关部门应及时将档案材料移交人事部门整理归档。5.科技档案：项目完成或设备验收后，项目负责人或设备管理人员应及时将相关档案材料整理移交综合管理部门。6.声像档案：在活动结束或事件发生后，拍摄人员应及时整理相关声像资料，注明拍摄时间、地点、内容等信息，移交综合管理部门归档。（三）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，装订成册。2.业务档案整理：根据业务流程和档案分类要求，对业务档案进行分类整理，建立档案卷内目录，编写页码，装订成册。3.财务档案整理：按照会计凭证、账簿、报表等类别，分别进行整理装订，编制财务档案目录。4.人事档案整理：根据人事档案管理规定，对员工档案材料进行分类、排序、编目，装入档案盒。5.科技档案整理：按照项目或设备的类别，对技术文件、图纸、数据等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的系统性和完整性。6.声像档案整理：对照片、录音、录像等资料进行分类编号，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，制作声像档案目录，存储在专用的存储设备中。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案存放安全。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，满足档案保管要求。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用密集架或档案柜存放，保持排列整齐，避免挤压和损坏。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，定期进行备份，确保数据安全。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.业务档案、财务档案、人事档案、科技档案、声像档案等根据国家有关规定和支行实际情况确定保管期限。3.档案保管期限从文件形成次年的1月1日起计算。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.做好档案库房的清洁卫生工作，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。5.对电子档案应采取加密存储、访问控制、定期杀毒等安全措施，防止数据丢失和泄露。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家法律法规和支行档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务为本原则。以满足支行各项工作需要为出发点，为员工提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。（二）利用范围1.本行员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅本行相关档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅本行档案。（三）利用手续1.本行员工查阅档案：填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准。2.本行员工借阅档案：填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失档案。3.外部单位查阅档案：需持有单位介绍信、查阅人员有效身份证件等，按照规定程序到综合管理部门办理查阅手续。查阅内容应严格限定在介绍信注明的范围内，如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准，并注明用途。4.司法机关、行政机关查阅档案：应出具相关法律文书和工作证件，按照规定程序查阅档案。综合管理部门应积极配合，提供必要的协助。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次全面鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.专项鉴定：对涉及重大事件、重要项目等特殊档案，根据工作需要进行专项鉴定，确保档案的真实性和完整性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成鉴定报告，提出销毁