发票行为管理办法

发票行为管理办法一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用和保管行为，防范发票风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在生产经营活动中涉及的发票管理事项。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家发票管理法律法规，确保发票行为合法、合规。2.真实性原则发票开具、取得的经济业务必须真实发生，不得虚开发票、虚假取得发票。3.准确性原则发票内容填写应准确无误，包括发票抬头、税号、货物或服务名称、金额、税率等信息。4.及时性原则及时开具发票、取得发票，并按规定进行账务处理和保管。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务，购买方为增值税一般纳税人，且购买方索取增值税专用发票的情形。（二）增值税普通发票1.折叠票适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务，购买方为增值税小规模纳税人或其他不需要增值税专用发票的单位和个人。2.卷票适用于公司向消费者个人零售货物、提供应税劳务或服务，且销售额未达到增值税起征点的情形。（三）机动车销售统一发票适用于公司销售机动车的业务。（四）电子发票1.增值税电子专用发票与纸质增值税专用发票具有同等法律效力，适用于公司向增值税一般纳税人开具的应税业务。2.增值税电子普通发票适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务，购买方为增值税一般纳税人、小规模纳税人或其他不需要增值税专用发票的单位和个人。三、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.公司不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。（二）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确发票开具的相关要求，包括发票类型、开票信息等。2.销售业务发生后，业务人员应及时将销售明细等相关资料传递给财务部门。3.财务部门根据业务人员提供的资料，审核开票信息的准确性，确认无误后开具发票。4.发票开具后，应按照规定的方式和渠道交付给客户，并做好交付记录。（三）特殊情况处理1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，应当开具红字发票。2.开具红字发票应按照国家税务总局的相关规定进行操作，确保红字发票开具的真实性、合法性。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。（二）取得流程1.采购业务发生前，采购部门应与供应商明确发票开具要求，确保取得合规发票。2.采购人员在办理业务过程中，应及时收集发票，并对发票的真实性、完整性进行初步审核。3.发票收集后，应尽快传递给财务部门进行审核。财务部门审核无误后，方可进行账务处理和报销。（三）发票审核要点1.发票的真实性审核发票的纸质、字体、图案、水印、发票监制章等是否符合规定，是否存在伪造、变造的迹象。2.发票的完整性审核发票的基本信息是否齐全，包括发票抬头、税号、发票号码、开票日期、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。3.发票的合规性审核发票是否为税务机关统一印制的发票，是否在规定的使用期限内，发票开具内容是否与实际业务相符，发票的开具单位与收款单位是否一致等。五、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票只能用于本公司生产经营活动中的合法支出，不得用于与生产经营无关的其他用途。（二）使用登记1.财务部门应建立发票使用登记制度，对发票的领购、开具、取得、保管、缴销等情况进行详细记录。2.发票使用登记台账应包括发票种类、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税额、用途等内容。（三）发票作废与红冲1.发票开具后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，应及时按照规定进行发票作废或红冲处理。2.发票作废应在发票全部联次上注明“作废”字样，并妥善保管。发票红冲应按照国家税务总局的相关规定开具红字发票，并将红字发票与对应的蓝字发票一并作为记账凭证。六、发票的保管（一）保管要求1.公司应设立专门的发票存放场所，确保发票存放安全，防止发票被盗、丢失、损毁。2.发票应按照发票种类、号码顺序存放，便于查找和管理。3.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（二）保管期限1.发票存根联和发票登记簿的保管期限为五年。2.其他与发票相关的资料，如发票开具清单、发票认证清单等，应根据实际需要确定保管期限，但不得少于三年。（三）保管责任1.财务部门应指定专人负责发票的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对发票进行盘点和核对，确保发票账实相符。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时报告财务部门负责人，并按照规定向税务机关报告。七、发票的缴销（一）缴销情形1.发票使用完毕，应及时向税务机关缴销。2.发票发生丢失、被盗、损毁等情况，应按照规定向税务机关缴销，并接受税务机关的处理。3.公司因变更、注销等原因不再使用发票的，应及时向税务机关缴销剩余发票。（二）缴销流程1.财务部门在发票使用完毕或需要缴销时，应填写发票缴销申请表，注明发票种类、号码、数量等信息。2.将发票缴销申请表及需要缴销的发票一并报送税务机关。3.税务机关审核无误后，办理发票缴销手续，并出具发票缴销证明。八、发票风险防控（一）风险识别1.虚开发票风险包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票等。2.取得虚开发票风险因供应商提供虚假发票或公司审核不严，取得不符合规定的发票，导致公司面临税务风险和经济损失。3.发票保管风险发票保管不善，导致发票丢失、被盗、损毁，影响公司正常经营活动，并可能面临税务机关的处罚。4.发票开具风险发票开具信息错误、不规范，导致发票无法正常使用或被税务机关认定为不合规发票。（二）风险防控措施1.加强员工培训定期组织员工参加发票管理相关法律法规和业务知识培训，提高员工的发票风险意识和业务水平。2.完善内部控制制度建立健全发票管理制度和流程，明确各部门在发票管理中的职责和权限，加强对发票开具、取得、使用、保管等环节的内部控制。3.强化审核监督财务部门应加强对发票的审核，严格把关发票的真实性、完整性和合规性。同时，内部审计部门应定期对发票管理情况进行审计监督，及时发现和纠正存在的问题。4.加强与税务机关沟通保持与税务机关的密切沟通，及时了解发票管理的最新政策和要求，确保公司发票管理工作符合税务机关的规定。5.利用信息化手段借助发票管理软件等信息化工具，实现发票开具、取得、使用、保管等环节的自动化管理，提高发票管理效率和准确性，降低发票风险。九、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行自查，发现问题及时整改。2.内部审计部门应将发票管理纳入审计范围，定期对发票管理的合规性进行审