印章管理办法起草

印章管理办法起草一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“公司”）。（三）印章定义本办法所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及其他具有法律效力的专用章等。（四）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级负责、归口管理。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由行政管理部门统一负责，根据工作需要提出印章刻制申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制印章时，应提交以下材料：刻制印章申请表；公司营业执照副本复印件；法定代表人身份证明书；其他相关证明材料。3.印章刻制单位应严格按照公安机关规定的印章规格、样式、材质等进行刻制，并在印章刻制完成后，将印章及印模交付公司行政管理部门。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，经公司领导审批后，发布印章启用通知，明确印章启用日期、使用范围、保管人等信息。2.印章启用通知应发送至公司总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司等相关单位，并在公司内部办公系统、公告栏等显著位置进行公示。3.印章启用后，原印章如有需要废止的，应及时办理废止手续，并将废止印章交行政管理部门封存或销毁。三、印章的保管（一）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章安全存放，防止印章被盗、丢失、损坏等情况发生。2.严格按照印章使用审批流程办理印章使用手续，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.做好印章使用登记工作，详细记录印章使用日期、事由、申请人、批准人等信息，并定期将印章使用情况向行政管理部门报告。4.发现印章存在问题或异常情况时，应及时向行政管理部门报告，并采取相应的措施进行处理。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应实行专人专柜保管，保管人员不得将印章带出办公室，确因工作需要带出的，必须经公司领导批准，并办理相关登记手续。2.发票专用章等其他专用章可根据实际情况，由相关业务部门指定专人保管，但应明确保管责任，确保印章安全。3.印章保管人员因工作变动或离职时，应及时办理印章交接手续，交接双方应在行政管理部门的监督下，对印章的数量、完好情况等进行清点，并填写《印章交接清单》，双方签字确认。（三）保管环境1.印章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，保险柜应设置密码和钥匙，并分别由不同人员保管。2.保管印章的办公室应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保印章保管环境安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动等；办理公司相关资质证书、营业执照等的年检、变更等手续；其他需要使用公司公章的事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、合同签订等事项。3.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、协议等法律文件。4.财务专用章：用于公司财务收支、资金结算、票据开具等财务业务。5.发票专用章：用于公司开具各类发票。6.其他专用章：根据公司业务需要，用于特定业务领域的文件签署、证明开具等事项。（二）使用流程1.用印申请：申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印日期等信息，并签字确认。2.审批流程：一般事项用印：由部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重要事项用印：由部门负责人审核签字后，经分管领导审核，报公司总经理审批。涉及公司重大决策、重要合同等事项用印：由部门负责人审核签字后，经分管领导审核，报公司董事长审批。3.印章使用：保管人员在收到经批准的《印章使用申请表》后，应认真核对用印内容与申请表填写内容是否一致，确认无误后，方可在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上进行登记。4.用印登记：印章使用登记应包括用印日期、事由、申请人、批准人、用印文件名称及份数、印章种类等信息，登记内容应真实、准确、完整。5.用印文件存档：用印文件完成后，申请人应将用印文件原件及《印章使用申请表》等相关材料一并交行政管理部门存档，以备查阅。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程办理用印手续时，申请人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地使用印章的，应通过传真、扫描等方式将用印文件及《印章使用申请表》发送至公司总部，经相关领导审批后，由保管人员在异地用印文件上加盖印章，并做好相关记录。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用的。3.因法律法规、政策调整等原因，印章使用范围发生变化，原印章不再适用的。（二）废止程序1.印章使用部门或保管人员发现印章需要废止时，应及时填写《印章废止申请表》，说明废止原因，并提交相关证明材料。2.《印章废止申请表》经部门负责人审核签字后，报行政管理部门审核。3.行政管理部门审核通过后，报公司领导审批。4.经公司领导批准后，行政管理部门发布印章废止通知，明确印章废止日期，并将废止印章收回。（三）销毁方式1.对于废止的印章，应采取适当的方式进行销毁，确保印章信息无法恢复。2.销毁印章时，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁记录》上签字确认。3.印章销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息，并存档备查。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章管理工作进行监督检查，确保印章管理办法的有效执行。（二）检查内容1.印章的刻制、启用、保管、使用、废止等环节是否符合本办法的规定。2.印章使用登记记录是否真实、准确、完整。3.印章保管人员是否严格履行职责，有无违规使用印章的情况。（三）检查方式1.定期检查：行政管理部门定期对印章管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：行政管理部门不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时进行整改。（四）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究其法律责任。2.因印章管理不