逾期款管理办法

逾期款管理办法一、总则（一）目的为加强公司逾期款的管理，规范逾期款的催收流程，降低逾期款带来的风险，保障公司资金的正常周转和财务安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与客户签订的各类合同或协议中涉及款项支付的逾期管理，包括但不限于销售合同、服务合同、租赁合同等。（三）定义1.逾期款：指客户未按照合同约定的付款期限支付的款项。2.账龄：从款项逾期之日起计算的时间长度。（四）管理原则1.依法合规原则：逾期款管理工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司的催收行为合法合规。2.风险控制原则：通过有效的管理措施，降低逾期款的风险，减少公司的经济损失。3.及时催收原则：对逾期款要及时进行催收，避免逾期时间过长导致催收难度增加和损失扩大。4.分类管理原则：根据逾期款的性质、金额、账龄等因素进行分类管理，采取不同的催收策略。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户沟通协调，了解逾期原因，协助催收部门制定催收方案。2.对逾期客户进行初步的催款工作，及时反馈客户的还款意愿和还款能力。3.配合催收部门提供与逾期款相关的业务资料和信息。（二）财务部门1.负责定期统计逾期款数据，建立逾期款台账，准确记录逾期款的金额、账龄、客户信息等。2.对逾期款进行财务分析，评估逾期款对公司财务状况的影响。3.协助催收部门制定还款计划，跟踪客户还款情况，及时更新财务记录。（三）催收部门1.负责制定逾期款催收策略和计划，并组织实施。2.对逾期客户进行电话催收、上门催收等多种方式的催款工作，及时反馈催收进展情况。3.收集逾期客户的相关信息，分析客户还款能力和还款意愿，为制定催收方案提供依据。4.对于逾期时间较长、催收难度较大的客户，及时与法务部门沟通，采取法律手段进行催收。（四）法务部门1.为逾期款催收工作提供法律支持，审查催收文件和合同条款，确保催收行为合法合规。2.根据催收部门的需求，协助起草律师函、诉讼文书等法律文件。3.对涉及法律纠纷的逾期款案件进行处理，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。三、逾期款的监控与预警（一）监控机制1.财务部门应每日对公司的应收账款进行监控，及时发现逾期款项，并将逾期信息反馈给销售部门和催收部门。2.销售部门在日常业务中要密切关注客户的付款情况，一旦发现客户可能出现逾期付款的迹象，应及时向财务部门和催收部门通报。（二）预警级别1.黄色预警：逾期130天的款项，视为黄色预警。销售部门应在逾期后的3个工作日内与客户沟通，了解逾期原因，并将沟通情况反馈给催收部门。2.橙色预警：逾期3160天的款项，视为橙色预警。催收部门应在接到预警后的5个工作日内制定催收方案，并开始实施催收工作。3.红色预警：逾期61天以上的款项，视为红色预警。催收部门应立即采取紧急催收措施，同时与法务部门沟通，商讨是否采取法律手段进行催收。（三）预警处理流程1.财务部门发现逾期款项后，填写《逾期款预警通知单》，注明逾期客户名称、逾期金额、逾期时间等信息，分别发送给销售部门和催收部门。2.销售部门收到预警通知单后，按照预警级别进行相应的处理。对于黄色预警，及时与客户沟通，并将沟通结果反馈给催收部门；对于橙色预警和红色预警，将相关客户信息提供给催收部门。3.催收部门收到预警通知单后，根据预警级别制定催收方案，并组织实施催收工作。在催收过程中，要及时记录催收情况，定期向财务部门和销售部门汇报。四、逾期款的催收措施（一）电话催收1.催收人员应在逾期后的1个工作日内与客户取得联系，了解逾期原因，并告知客户逾期款项对公司的影响以及可能产生的后果。2.电话催收时，要保持礼貌、专业，记录与客户沟通的内容，包括客户的还款承诺、还款计划等。3.对于多次电话催收仍未还款的客户，应加大催收频率，每周至少与客户联系2次。（二）上门催收1.对于逾期时间较长、电话催收效果不佳的客户，可考虑上门催收。上门催收前，催收人员应制定详细的上门计划，明确上门时间、地点、人员等信息。2.上门催收时，催收人员要两人以上同行，并携带相关证明文件，如工作证件、授权委托书等。3.在上门过程中，要与客户保持良好的沟通，了解客户的实际困难，协商制定合理的还款计划。同时，要注意收集客户的相关信息，如资产状况、经营情况等，为后续的催收工作提供依据。（三）发送律师函1.对于逾期时间较长、金额较大且催收难度较大的客户，可委托法务部门发送律师函。律师函应明确告知客户逾期款项的金额、逾期时间、还款期限以及不还款可能承担的法律后果。2.发送律师函后，要跟踪客户的反应，及时了解客户是否有还款意愿和还款计划。（四）法律诉讼1.对于经过多次催收仍拒不还款的客户，应及时采取法律诉讼手段。法务部门应在充分收集证据的基础上，起草诉讼文书，向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.在诉讼过程中，要积极配合法院的工作，提供相关证据和资料，确保诉讼的顺利进行。同时，要及时关注案件的进展情况，根据法院的判决结果，采取相应的执行措施。五、还款计划的制定与执行（一）还款计划的制定1.对于有还款意愿但暂时无法一次性还清逾期款项的客户，催收部门应与客户协商制定还款计划。还款计划应明确还款金额、还款时间、还款方式等内容。2.还款计划的制定要充分考虑客户的实际还款能力，确保客户能够按照计划履行还款义务。同时，要对还款计划进行风险评估，如客户的经营状况是否稳定、是否存在其他债务等。（二）还款计划的执行1.客户签订还款计划后，催收部门要跟踪客户的还款执行情况。如客户未能按照还款计划按时还款，应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催收措施。2.财务部门要根据客户的还款情况，及时更新逾期款台账，确保数据的准确性。同时，要对客户的还款资金进行核对，确保资金到账后及时进行账务处理。六、逾期款的核销（一）核销条件1.逾期款项经过多次催收，确认无法收回，且符合以下条件之一的，可以申请核销：客户破产、倒闭，经法院裁定或相关部门认定无法偿还债务的；客户失踪、死亡，且无遗产可供偿还债务或其遗产不足清偿债务的；因自然灾害、战争等不可抗力因素导致客户无法偿还债务，且公司已采取必要的措施仍无法收回的；逾期款项已超过诉讼时效，且公司无法通过其他方式收回的。2.申请核销的逾期款项，必须提供充分的证据证明其符合核销条件，如法院裁定书、相关部门的证明文件、客户的破产清算报告等。（二）核销流程1.催收部门对符合核销条件的逾期款项进行整理，填写《逾期款核销申请表》，详细说明逾期款项的基本情况、催收过程、核销原因等，并附上相关证明材料。2.《逾期款核销申请表》经催收部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门对申请核销的逾期款项进行财务审核，核实其金额、账龄等信息，并提出审核意见。3.财务部门审核通过后，将《逾期款核销申请表》提交给公司管理层审批。公司管理层根据申请核销的逾期款项情况，进行综合评估，做出审批决定。4.经公司管理层批准核销的逾期款项，财务部门按照相关财务制度进行账务处理，核销相应的应收账款，并将核销情况报上级主管部门备案。七、档案管理（一）档案内容逾期款管理档案应包括以下内容：1.客户基本信息，如营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等；2.合同或协议复印件；3.逾期款台账，详细记录逾期款项的金额、账龄、客户名称、逾期时间、催收情况等；4.催收记录，包括电话催收记录、上门催收记录、发送律师函记录、法律诉讼记录等；5.还款计划及执行情况记录；6.逾期款核销申请表及相关证明材料。（二）档案保管1.逾期款管理档案由催收部门负责整理和保管，按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订。2.档案保管期限为自逾期款项核销之日起[X]年。保管期限届满后，经公司管理层批准，可以按照规定进行销毁。八、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对逾期款管理工作进行审计监督，检查逾期款的催收情况、还款计划的执行情况、档案管理情况等，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应定期向公司管理层汇报逾期款的管理情况，包括逾期款的金额、账龄结构、催收进度、核销情况等，为公司管理层决策提供依据。（二）考核指标1.逾期款项回收率：考核逾期款项的实际收回金额与逾期款项总额的比例。计算公式为：逾期款项回收率=实际收回金额/逾期款项总额×100%。2.逾期款项账龄结构：考核逾期款项在不同账龄段的分布情况。通过分析账龄结构，评估逾期款管理工作的效果和风险程度。3.催收成本：考核逾期款催收过程中发生的各项费用，如电话费用、上门费用、律师费用等。通过控制催收成本，提高公司的经济效益。（三）考核办法1.公司根据逾期款管理的考核指标，制定具体的考核办法，对销售部门、催收部门、财务部门等相关部门进行考核。2.考核结