印章管理办法

印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等印章的管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的重要标志。2.法定代表人章：用于特定的公司事务，如银行结算等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：主要用于财务结算等相关财务事务。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部事务。6.其他专用章：如发票专用章等，根据相关法律法规和业务需求刻制。（四）管理原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规和行业标准。2.专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保印章管理责任落实到人。3.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，确保用印事项合法、合规、合理。4.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或丢失，严格保密印章使用信息。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批同意后，交行政管理部门统一办理刻制手续。（二）刻制流程1.行政管理部门根据审批后的《印章刻制申请表》，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制单位应按照国家规定的印章标准和公司要求进行刻制，确保印章质量清晰、规范。3.印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织相关人员对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。（三）启用程序1.验收合格的印章，由行政管理部门填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息。2.《印章启用申请表》经公司分管领导审批同意后，方可启用印章。3.印章启用后，行政管理部门应及时将印章启用情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行备案。三、印章的保管（一）保管人员1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章，由行政管理部门指定专人负责保管。2.部门章由各部门指定专人负责保管。3.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人保管印章。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应及时办理交接手续，确保印章安全交接。（三）保管环境1.印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。2.印章保管场所应安装监控设备，确保印章保管过程的安全和可追溯。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等重要事项。2.法定代表人章：用于特定的公司事务，如银行结算、授权委托书等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：主要用于财务结算、开具发票、支票等财务事务。5.部门章：用于部门内部事务，如文件、报表、通知等的盖章。6.其他专用章：根据相关法律法规和业务需求，用于特定的业务事项。（二）使用流程1.申请：用印部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息。2.审批：一般事项用印，由部门负责人审核签字后，报行政管理部门负责人审批。重要事项用印，需经公司分管领导或法定代表人审批。涉及财务、合同等重大事项用印，还需相关部门负责人审核签字。3.用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印事项、用印人等信息。4.留存：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》、用印文件等资料留存归档，以备查阅。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经审批同意，不得擅自使用印章。3.印章使用应严格按照规定的使用范围和流程进行，不得超范围、超流程使用印章。五、印章的变更与废止（一）变更1.印章的名称、规格、图案等发生变更时，由行政管理部门填写《印章变更申请表》，说明变更原因和变更内容。2.《印章变更申请表》经公司分管领导审批同意后，交行政管理部门统一办理印章变更手续。3.印章变更完成后，行政管理部门应及时将印章变更情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行备案。（二）废止1.因公司机构调整、业务变更等原因，不再使用的印章，由行政管理部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因和废止日期。2.《印章废止申请表》经公司分管领导审批同意后，由行政管理部门负责将废止印章封存，并按照规定进行销毁。3.印章废止后，行政管理部门应及时将印章废止情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行备案。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章管理情况进行监督检查，定期或不定期对印章的保管、使用等情况进行抽查。（二）检查内容1.印章保管是否安全，是否符合保管要求。2.印章使用是否符合规定的使用范围和流程，是否经过审批。3.印章使用记录是否完整、准确，是否及时留存归档。4.印章变更与废止是否按照规定办理手续，是否及时通知相关部门和人员。（三）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因违反印章管理规定给公司造成经济损失或不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任