公司资料管理办法

公司资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司资料管理，确保公司资料的完整性、准确性、安全性和保密性，提高资料利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在工作过程中涉及的各类资料的管理。（三）定义1.公司资料：指公司在经营管理活动中形成的各种形式的信息记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、数据、档案等。2.资料分类：根据资料的性质、用途、来源等因素，将公司资料分为行政类、财务类、业务类、技术类等若干类别。3.资料编号：为便于资料的识别、检索和管理，对各类资料进行统一编号。（四）管理原则1.集中统一原则：公司资料实行集中统一管理，由专门的部门或人员负责资料的收集、整理、存储、检索、利用和保管等工作。2.分级管理原则：根据资料的重要性和保密级别，对资料实行分级管理，明确各级管理人员的职责和权限。3.规范标准原则：制定统一的资料管理规范和标准，确保资料的格式、内容、编号等符合要求。4.安全保密原则：加强资料的安全保密工作，采取必要的安全措施，防止资料泄露、丢失和损坏。二、资料的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门在工作过程中产生的各类资料，如文件、报告、报表、合同等。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司收到的外部文件、信函、资料等。4.公司员工在工作中形成的个人资料，如工作总结、调研报告、技术文档等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的资料应真实、准确、完整，符合相关法律法规和行业标准的要求。3.对于重要资料，应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.按照资料的分类标准，对收集到的资料进行分类整理。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对资料进行编目，编目内容应包括资料名称、编号、日期、来源、保管期限等。4.对整理好的资料进行装订、归档，确保资料的整齐、美观。三、资料的存储与保管（一）存储方式1.根据资料的性质和特点，选择合适的存储方式，如纸质存储、电子存储等。2.对于重要的纸质资料，应进行扫描备份，存储在电子介质中。3.电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。（二）保管期限1.根据资料的重要性和使用频率，确定资料的保管期限。2.保管期限分为短期、中期和长期，具体期限如下：短期保管期限为1年至3年。中期保管期限为3年至10年。长期保管期限为10年以上。（三）保管要求1.设立专门的资料保管场所，确保资料的安全存放。2.资料保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。3.定期对资料进行检查、清点，确保资料的完整性和准确性。4.对于超过保管期限的资料，应按照规定进行销毁处理。四、资料的检索与利用（一）检索方式1.建立资料检索系统，提供多种检索方式，如按编号检索、按名称检索、按日期检索等。2.电子资料检索系统应具备快速、准确的检索功能，方便用户查询。（二）利用流程1.员工因工作需要查阅资料时，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、用途等。2.《资料查阅申请表》经部门负责人审批后，交资料保管部门办理查阅手续。3.资料保管部门根据申请表提供相应的资料，并做好查阅记录。4.查阅人员应在规定的时间内归还资料，不得擅自复印、转借或带出保管场所。（三）共享与借阅1.对于需要共享的资料，应明确共享范围和权限，确保资料的合理使用。2.员工因工作需要借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、用途、借阅期限等。3.《资料借阅申请表》经部门负责人和资料保管部门负责人审批后，交资料保管部门办理借阅手续。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得擅自复印、转借或带出公司。五、资料的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要资料，应采取严格的保密措施。2.与接触重要资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对重要资料进行加密存储和传输，防止资料泄露。4.限制重要资料的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。（二）安全管理1.加强资料保管场所的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对资料进行安全检查，发现问题及时处理。3.对因工作失误或故意造成资料泄露、丢失、损坏的人员，应依法追究责任。六、资料的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且无保存价值的资料。2.已完成使用目的且不需要继续保存的资料。3.因公司业务调整、机构撤销等原因不再需要的资料。（二）销毁流程1.资料保管部门定期对需要销毁的资料进行清理、造册，填写《资料销毁申请表》。2.《资料销毁申请表》经部门负责人和公司分管领导审批后，交资料保管部门组织销毁。3.资料销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复。4.资料销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好销毁记录。5.销毁记录应包括资料名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、监督人员等内容。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立资料管理监督小组，定期对各部门的资料管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括资料的收集、整理、存储、保管、检索、利用、保密等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.将资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和员工的资料管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括资料的完整性、准确性、安全性、保密性、利用效率等方面。3.对资料管理工作成绩突出的部门和员工，给予表彰和奖励；对资料管理工作不力的部门和员工，给予批评和处罚。八、附则（一）解释权本办法由公司[具体部门]负责