公章下放管理办法

公章下放管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，提高工作效率，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。（三）定义1.公章：指公司在对外活动中代表公司意志，具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.下放公章：指经公司批准，由各下属分支机构、子公司保管和使用的公章。（四）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.严格审批原则：公章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的合理性和必要性。3.安全保密原则：加强公章的保管和使用安全，防止公章被盗用、冒用或滥用。4.责任追究原则：对违反本办法规定使用公章的行为，依法追究相关人员的责任。二、公章的刻制与启用（一）公章的刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等的刻制，由公司行政管理部门统一办理。2.刻制公章必须到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行，并严格按照公安机关的要求提供相关资料。3.新刻制的公章必须在公司行政管理部门备案，并留存印模。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，由公司行政管理部门在公司内部发布启用通知，并注明启用日期、公章名称、保管部门等信息。2.各下属分支机构、子公司收到公章启用通知后，应及时到公司行政管理部门领取公章，并办理交接手续。3.公章启用后，应立即在公司内部发布正式文件，明确公章的使用范围、审批流程、保管责任等事项。三、公章的保管（一）保管部门1.公司公章由公司行政管理部门指定专人保管。2.合同专用章由公司合同管理部门指定专人保管。3.财务专用章由公司财务部门指定专人保管。4.法定代表人章由公司法定代表人或其授权人保管。5.各下属分支机构、子公司的公章由其指定专人保管，并报公司行政管理部门备案。（二）保管要求1.公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公司的各项规章制度。2.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，确因工作需要借用公章的，必须经过严格的审批流程，并办理借用手续。4.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章适用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书。2.合同专用章适用于公司对外签订各类合同。3.财务专用章适用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务。4.法定代表人章适用于公司法定代表人授权的相关业务。5.各下属分支机构、子公司的公章应在其授权范围内使用，具体使用范围由各下属分支机构、子公司根据实际情况确定，并报公司行政管理部门备案。（二）审批流程1.公章使用申请人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章时间等信息，并签字确认。2.《公章使用申请表》应按照公司内部审批流程进行审批，审批通过后，方可使用公章。3.审批流程如下：一般事项：由部门负责人审批，报分管领导备案。重要事项：由部门负责人审核，分管领导审批，报总经理备案。重大事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批。（三）用章登记1.公章保管人员应建立《公章使用登记簿》，对每次公章的使用情况进行详细登记，包括用章时间、用章事由、用章内容、用章申请人、审批人等信息。2.《公章使用登记簿》应妥善保管，以备查阅。（四）用章要求1.公章使用应在《公章使用申请表》批准的范围内进行，不得擅自扩大使用范围。2.公章使用应使用红色印油，确保印章清晰、完整。3.公章应加盖在文件、合同等规定的位置上，不得随意加盖。4.用章完毕后，公章保管人员应及时将公章收回，并妥善保管。五、公章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因，需要更换公章的。2.公章损坏、遗失等原因，需要重新刻制公章的。3.因其他原因需要停用公章的。（二）停用程序1.公章保管人员应及时将公章停用的情况报告公司行政管理部门，并填写《公章停用申请表》。2.《公章停用申请表》应按照公司内部审批流程进行审批，审批通过后，方可停用公章。3.公章停用后，公司行政管理部门应在公司内部发布停用通知，并注明停用日期、公章名称、保管部门等信息。（三）销毁程序1.停用的公章由公司行政管理部门统一组织销毁。2.销毁公章时，应至少有两名以上人员在场，并填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。3.《公章销毁登记表》应妥善保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对公章的使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.公章的使用情况，包括使用范围是否符合规定、审批流程是否严格执行、用章登记是否完整等。3.公章的停用与销毁情况，包括停用程序是否规范、销毁程序是否严格等。（三）检查方式1.定期检查：公司行政管理部门定期对公章的使用情况进行检查，每年至少检查一次。2.不定期抽查：公司行政管理部门不定期对公章的使用情况进行抽查，发现问题及时进行处理。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，公司行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。2.对于违反本办法规定使用公章的行为，公司将依法追究相关人员的责任，情节严重的，将依法移送司法机关处理。七、附则（一）解释权