医院外包服务合同管理制度

医院外包服务合同管理制度一、引言为规范医院外包服务合同管理，明确各方职责，防范合同风险，保障外包服务质量与医院权益，根据《中华人民共和国民法典》《医疗机构管理条例》等法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于医院所有外包服务合同的订立、履行、变更、终止及监督管理活动，包括但不限于：后勤服务外包（如保洁、保安、绿化、维修、餐饮等）；医疗辅助服务外包（如导诊、陪护、标本运送、医疗废物处理等）；信息系统服务外包（如软件开发、系统维护、数据备份等）；设备设施服务外包（如医疗设备维护、电梯保养、空调系统运维等）；其他经医院批准的外包服务。三、职责分工（一）需求部门提出外包服务需求，明确服务范围、标准、期限等要求；参与供应商遴选，提供技术参数与考核指标；负责外包服务的日常监管、考核与反馈；提出合同变更、终止的建议。（二）后勤管理部门（或指定归口管理部门）统筹协调外包服务管理工作，审核需求部门的需求申请；组织供应商遴选（招标/竞争性谈判）；牵头拟定合同文本，协调相关部门审核；监督合同履行，汇总考核结果，提出整改或奖惩建议；负责合同档案的收集与归档。（三）法律事务部门审核合同文本的合法性、规范性，防范法律风险；参与纠纷处理，提供法律支持；定期对合同管理进行法律培训。（四）财务部门审核合同费用的合理性，参与费用标准谈判；负责合同费用的支付与核算；监督费用使用情况，确保符合财务制度。（五）审计部门定期对合同管理进行审计，检查流程合规性；监督合同履行中的资金使用与风险控制；提出审计整改意见并跟踪落实。（六）分管领导审批外包服务需求与合同文本；协调解决合同管理中的重大问题；批准合同变更、终止等重大事项。四、合同订立流程（一）需求调研与可行性分析需求部门应结合医院实际需求，开展以下工作：1.分析外包的必要性（如自身能力不足、成本过高、提升效率等）；2.制定详细的服务需求说明书，包括：服务范围（如“住院部1-10楼保洁”）；服务标准（如“地面每日清洁2次，无积尘、污渍；卫生间每2小时巡查1次，无异味”）；服务期限（如1年，可续签）；考核指标（如“服务达标率≥95%，患者满意度≥90%”）；其他特殊要求（如“保洁人员需持健康证”）。3.提交《外包服务需求申请表》，经后勤管理部门审核、分管领导审批后启动后续流程。（二）供应商遴选1.遴选方式：公开招标：适用于服务范围广、金额较大的外包项目（如全院后勤外包）；竞争性谈判：适用于需求明确、供应商数量有限的项目（如医疗设备维护）；单一来源采购：仅适用于无法替代、独家供应的项目（如特定信息系统升级），需经审计部门确认并报分管领导批准。2.遴选流程：发布采购公告（公开招标）或邀请书（竞争性谈判）；接收供应商响应文件，审核资质（营业执照、资质证书、信用记录、过往业绩等）；组织评审小组（由需求部门、后勤、法律、财务等人员组成），采用评分法（见附件1《供应商遴选评分表》）评估供应商，重点考核：资质与信誉（20%）；服务方案（30%，如人员配置、技术措施）；报价（30%，需符合市场行情）；过往业绩（20%，如同类医院服务经验）。确定中标供应商，发布中标通知书。（三）合同文本拟定与审核1.后勤管理部门根据需求说明书与供应商谈判结果，拟定合同文本，应包括以下核心条款：双方当事人信息（名称、地址、联系方式）；服务范围与服务标准（量化指标）；服务期限（起始日、终止日、续签条件）；费用及支付方式（如“每月结算，根据考核结果扣减费用”）；双方权利义务（如“医院有权检查服务质量；供应商需定期培训员工”）；保密条款（如“不得泄露患者信息、医院财务数据”）；违约责任（如“供应商未按约定时间响应故障，每逾期1小时扣减当日费用的5%”）；争议解决方式（如“协商不成，向医院所在地法院起诉”）；其他条款（如知识产权归属、保险要求）。2.合同文本需经以下部门审核：需求部门：确认服务需求与标准；法律事务部门：审核合法性（如条款是否违反法律法规）；财务部门：审核费用合理性；后勤管理部门：汇总审核意见，修改完善合同。3.审核通过后，提交分管领导审批，双方签字盖章。（四）合同备案合同签署后，后勤管理部门应在3个工作日内将合同文本提交法律事务部门、财务部门备案，并录入医院合同管理系统。五、合同履行与监控（一）日常监管1.需求部门应指定专人负责日常检查，填写《外包服务日常考核记录表》（附件2），内容包括：服务执行情况（如是否按约定时间完成）；服务质量（如是否符合标准）；响应时间（如故障处理是否及时）；员工行为（如是否遵守医院规章制度）。2.后勤管理部门每月汇总考核结果，形成《外包服务月度考核报告》，报分管领导。（二）考核与奖惩1.考核周期：每月一次，季度汇总，年度总评。2.考核指标：服务达标率（如“保洁区域达标率=达标面积/总服务面积×100%”）；响应时间（如“设备故障响应时间≤30分钟”）；患者/医护人员满意度（如“季度满意度调查≥90%”）；整改落实情况（如“收到整改通知后3日内完成整改”）。3.奖惩措施：奖励：季度考核优秀（≥95分）的供应商，可给予一定比例的费用奖励（如5%）或优先续签合同；惩罚：月度考核不合格（＜80分）：下达《整改通知书》（附件3），要求3日内提交整改方案并落实；连续2个月考核不合格：扣减当月费用的10%；连续3个月考核不合格：终止合同，并纳入医院供应商黑名单。（三）沟通机制每月召开一次外包服务例会，由后勤管理部门主持，需求部门、供应商参加，反馈问题、解决争议；建立紧急联系机制，供应商需提供24小时值班电话，确保突发情况（如水管破裂、设备故障）及时响应。六、合同变更与终止（一）合同变更1.变更情形：服务范围调整（如增加门诊楼保洁）；服务标准提高（如将“每日清洁2次”改为“每日清洁3次”）；费用调整（如因物价上涨需提高保洁费用）；其他经双方协商一致的变更。2.变更流程：需求部门提出变更申请，说明变更原因与内容；后勤管理部门协调供应商谈判，拟定《合同补充协议》；补充协议经法律事务部门、财务部门审核，分管领导审批后签署；补充协议与原合同具有同等法律效力，纳入档案管理。（二）合同终止1.终止情形：合同到期：双方未提出续签的，自动终止；协商解除：双方一致同意终止合同；供应商违约：如连续3个月考核不合格、泄露医院机密、未履行整改义务等；医院需求变化：如不再需要该服务（如医院自行组建保洁团队）；其他法定情形（如供应商破产）。2.终止流程：提出终止方应提前30日以书面形式通知对方（合同另有约定的除外）；后勤管理部门组织清算（如未支付的费用、设备返还、资料交接）；签署《合同终止确认书》，明确双方权利义务终止的时间与后续事项；供应商退出前，需完成交接工作（如保洁工具返还、医疗废物处理记录移交），确保服务衔接顺畅。七、纠纷处理1.协商解决：纠纷发生后，双方应首先通过协商解决，达成一致意见的，签署《纠纷解决协议》；2.调解：协商不成的，可申请第三方调解（如医疗纠纷调解委员会）；3.仲裁/诉讼：调解不成的，按合同约定的争议解决方式处理（如仲裁需明确仲裁委员会，诉讼需明确管辖法院）；4.法律支持：法律事务部门应全程参与纠纷处理，提供法律意见，维护医院权益。八、档案管理1.档案内容：合同文本及补充协议；《外包服务需求申请表》《供应商遴选评分表》《中标通知书》；《外包服务日常考核记录表》《月度考核报告》《整改通知书》；费用支付凭证、发票；《合同终止确认书》《纠纷解决协议》等。2.归档流程：后勤管理部门在合同签署后10日内收集所有档案资料，整理成册；提交档案管理部门归档，录入电子档案系统；档案保存期限：不少于10年（法律另有规定的除外）。3.查阅权限：医院内部人员需查阅档案的，需经后勤管理部门负责人批准；外部单位（如审计、法院）需查阅档案的，需提供有效证明并经分管领导批准。九、监督考核1.监督主体：审计部门负责对合同管理进行定期监督，每年至少开展1次全面审计；2.监督内容：合同订立流程的合规性（如是否经过招标、审核）；合同履行的有效性（如是否按标准提供服务、考核是否到位）；档案管理的完整性（如是否保存所有资料）；费用使用的合理性（如是否按合同支付费用、有无超额支付）。3.责任追究：对违反本制度的部门或个人，如未按流程审批、泄露合同信息、考核弄虚作假等，视情节轻重给予批评教育、通报批评、扣减绩效等处分；因个人失职导致医院损失的（如选择不合格供应商造成服务质量问题），需承担相应赔偿责任；构成违法犯罪的，移送司法机关处理。十、附则1.本制度由后勤管理部门负责解释，未尽事宜可制定实施细则；2.本制度自发布之日起施行，原有相关制度同时废止；3.医院可根据实际情况，对本制度进行修订，修订流程同本制度订立流程。附件清单1.《供应商遴选评分表》（模板）