采购管理规范

采购

管理规范

目录

一、目的

规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整

体的日常管理规定要求。

二、适用范围

本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产

品）等采购的控制。

三、定义

1、供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织,

2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

3、购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单

据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。

4、供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般

由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中

心总监时行审批。

5、供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进

行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

6、终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等

提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购

主管填写逐级上报审批。

7、抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其

他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。

8、货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出

验收报告和处理意见。

四、采购管理制度

•洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；

•严格遵守采购规范流程，按流程办事；

•能及时按质按量地采购到所需物品；

•严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；

•加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低

采购成本并保证采购质量；

•科学、客观、认真地进行收货质量检查；

•处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；

•认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应

商服务水平的建议；

•做好采购相关文档的存档、备份工作；

在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；

•所有采购,必须事前获得批准.未经计划并报审核和批准，，除急购外不得采

购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；

•凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项

目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；

•采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，

不得随意变更供应商;

五、供应商选择标准

•具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；

•注册资金达到50万以上的一般纳税人；

•健全的商务管理流程和制度；

•良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期：

•具有优势的产品资源；

•相对有利于我公司的供配货地理区位；

•积极的合作态度；

六、供应商选择、评价和终止办法

供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处

理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商

本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制

订相关终止办法。

对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考

核办法及考核表》。

1、供应商档案管理要求

对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应

商选择考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》、《询价记录》、

《采购记录》、《到货检验报告》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等

资料文档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。

供应商选择流程

选择供应商的程序流程图

3、供应商选择考察表

供应商选择考察表

考察人：年月日

待选供应商基本资料

名称法人代

表：

地邮编：

址：

电联系传真:经营性

话：人：质：

主营产

品：

详细评价指标

序

评价办法结果备注

号

1注册资金数额是多少

经

济2是不是一般纳税人

实

力3上年度销售额是多少

给其他商家账期一般是

4

多久

5一共有多少员工

言场序评价办法结果备注

号

1被媒体曝光次数

2业内口碑

3有哪些假货/水货

4售后服务水平怎么样

序

评价办法结果备注

号

与主营产品厂家的关系

优1

势（代理/经销/总代…）

资

源给不同渠道的价格结构

2

及毛利

3相关产品线是否齐全

4最短送货时间是多久

序

评价办法结果备注

号

业务人员有没有怠慢顾

1

管客现象

理

水对售前咨询有没有耐心

平2

讲解

有没有完善的货物进出

3

流程

4员工是不是大小事情都

要请示

批示意见

商务经理意签名：

见

运作中心总签名：

监意见

□推荐为C类认可供应商口推荐为D类认可供应商口不能推荐为

考察结果

供应商

4、合格供应商名录

合格供应商名录

表格更新日期：年月日

序号编企业名等地提供的产联系人电话备

号称级址品及折扣注

5、供应商资料卡

供应商资料卡

供应商编号：建卡日期:

产品类别：建卡人：

联系人/职

公司名称

务

公司地址

电话传真

仓库地址

电话传真

帐号

开户行

口代理商代理级别：

公司类别

口生产商

创立时间注册资本法人代表

公司性质公司规模

管理层技术人员普通员工合计

人员

构成

人数

比例

经营范围

一

序考核品评考核表

号准时交货率服务总分备注

年度质等编号

6、供应商考核办法及考核表

供应商的考核采取财年度考核办法，由采购中心征集各方意见汇总成考核评

语，再由相关权责部门给出评审意见，最终由运作总监决定是否终止供应资格。

供应商考核表

NO：PUR-KS-流水号

供应商名称

主要考核

考核日期

人

产品名称

考核评语评分等级

准时

交货率

考

品质

核

内

容

服务

其它

综合

评价

意见是否取消其资格

各

权

责

部

门

审

批

意

见

7、终止供应商的报告

终止供应商的报告

年月日

供应商名

供应商编号：

称：

建立联系时

间：

目前联系

最初联系人：

人：

来往主要业

务：

终止原因：

目前来往财、物、帐等情况：

终止该供应商可能造成的影响：

终止供应商的步骤：

终止供应商申请人商务经理签

签字：字：

运作总监批示：

七、采购流程

1、采购原则

•采购经办人员接获〃请购单〃后应依请购的缓急，并参考市场行情及过去采购

记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析

后议价。

•采购申请人在采购过程提出撤消采购中请时，采购经办人员要及时转入撤消

程序，即中止本次采购作业，并在相关单据上加盖“撤消”章。

•采购经办人员询价完成后，于〃请购单〃详填询价或议价结果及拟订〃订购厂

商〃〃交货期限〃与〃报价有效期限〃经主管审核，并依请购核决权限呈核

2、常规采购

否A圣、否

应吗/

采购

3、小额应急采购

实施采购＞应付款

1、抽货检验标准

来料名称抽样数验收准则接收数量

I

1）运行测试正常，配置

TT*-r£l^

ir

计算机主机100%补答字----------►补答字不合格拒收

2）机箱无破损、变形

3）全新设备

1）运行测试正常，配置正

CPU100%确不合格拒收

2）外观无破损、变形

D运行测试正常，配置正

内存100%确不合格拒收

2）外观无破损、变形

主板100%1）运行测试正常，配置正不合格拒收

确

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

硬盘100%确不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

板卡（显示卡、网

100%确不合格拒收

卡、声卡等）

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

软盘驱动器100%确不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

光盘驱动器100%确不合格拒收

2）外观无破损、变形

D运行测试正常，配置正

键盘50%确不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

鼠标50%确不合格拒收

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

显示器100%不合格拒收

确

2）外观无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

UPS100%确不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

网络交换机100%确不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

路由器100%确不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）运行测试正常，配置正

集线器100%确不合格拒收

2）机箱无破损、变形

1）机箱无破损、变形

2）原厂包装和无开箱痕

网线30%不合格拒收

迹

3）全新产品

1）机箱无破损、变形

接插件（面板、模2）原厂包装和无开箱痕

30%不合格拒收

块等）迹

3）全新产品

2、货物检验报告

NO：

供应商：检验日期：年月日

产品名型号规来货数

称格里

来货日抽样数

期量

验证记录

序号验证项目标准要求实测结果结论

验证结论：

检验人：复核：

不合格批处理意见：口可用口挑选口换货口退货审批：

九、采购中心职责与绩效考核

1、采购中心工作职责

i.建立供应厂商与价格记录；

ii.采购方式设定及市场行情调查;

iii.询价、比价、议价、订购工作;

iv.送货进度控制与逾送督促；

v.来货质量、数量异常处理；

vi.付款整理、审查；

Vii.提交采购工作报告。

2、采购主管绩效考核标准

采购主管的绩效标准

工作职责绩效指标绩效标准

1.一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的

次数不超过1次；

2.一年内闪采购的设备型号错误造成的退货次数不超过2次：

完成项目所使申请部门得到所需

3.项目采购的成本控制在预先设定的范围内。

需的采购工作的设备和材料

优秀绩效的表现:

尽可能地推迟付款时间：控制进货速度，使库存

最小；向多方供货商询价，得到性价比最佳的供

货“

上级主管人员对以下方面表示满意：

改进采购的工作流