企业合同专用章管理制度

[企业名称]企业合同专用章管理制度总则1.为加强企业合同专用章（以下简称“合同章”）管理，规范合同章使用流程，确保企业对外签订合同的合法性、规范性与安全性，依据国家相关法律法规以及企业实际运营情况，特制定本管理制度。2.本制度适用于企业内部各部门、分支机构及被授权使用合同章的相关单位与个人。合同专用章的刻制与启用1.合同章由企业综合管理部或指定行政部门统一负责刻制。任何其他部门、个人不得私自刻制合同章，违者将依法依规追究责任，触犯刑法的移交司法机关处理。2.刻制合同章需凭企业法定代表人签署的书面申请，前往公安机关核准的正规刻章单位办理，刻章样式、规格必须严格遵循公安机关及相关行政管理部门规定，保证合同章印文清晰、完整，包含企业全称与“合同专用章”字样。3.合同章刻制完成后，由综合管理部发布正式启用通知，明确启用日期，通知需发送至企业各部门、关联单位及合同往来常见方，同时在企业内部办公系统公示，启用通知应留存备案，以备后续查阅。合同专用章保管1.合同章实行专人专柜保管制度，企业应指定责任心强、具备保密意识的专人担任保管人，保管人名单需报企业管理层备案；保管专柜应具备防火、防盗、防潮等基础安保功能，钥匙与密码分别由保管人及上级主管单独掌控。2.保管人日常负责合同章的安全存放、取用登记，定期清洁保养印章，确保印章完好无损；如保管人因请假、出差等离岗事由超2个工作日，必须提前向上级主管报备，经批准后办理临时交接手续，由上级主管指定临时代管人，交接过程需详细记录并存档。合同专用章使用1.使用合同章必须基于已完成审批流程的合同文本，合同审批严格依照企业《合同审批管理办法》执行，未获完整审批通过的合同，严禁使用合同章。2.用印申请由合同承办部门发起，填写《合同专用章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签约对方、金额、签约事由、申请用印份数等关键信息，附上合同草本及审批文件，依次经部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导审核，最终由法定代表人或其授权委托人审批。3.合同章使用时，保管人需仔细核对申请表信息与合同文本一致性，确认无误后，在指定位置加盖印章，确保印章端正、清晰，骑年压月；多页合同需加盖骑缝章，防止合同页被替换；用印全程需在监控设备可视范围内操作，或至少有一名监印人在场见证并签字确认。合同专用章外带使用1.原则上合同章不得外带使用，如因特殊业务场景，确需外带（如异地重大项目签约现场），由承办部门提前提交专项申请，说明外带必要性、行程安排、安全保障措施等内容，经企业总经理办公会审议通过方可外带。2.外带合同章需由两名及以上工作人员共同负责，指定其中一人为印章保管第一责任人；外出期间，每日早晚需向企业本部汇报印章保管情况，返回企业后第一时间归还印章，由保管人会同法务、审计部门对外带期间印章使用情况核查，形成书面报告存档。合同专用章停用与销毁1.合同章遇企业名称变更、机构撤并、印章损坏等停用情形，由综合管理部及时发布停用通知，回收停用印章，与启用通知一并存档；停用印章在企业档案室封存保管至少[X]年，期满后按法定程序销毁。2.销毁合同章需组建销毁小组，成员涵盖法务、审计、纪检及综合管理部门人员，全程监督销毁过程；销毁可采用专业碎章机粉碎、公安备案熔毁等方式，销毁完成后出具销毁证明，由小组成员签字确认，存档备查。监督与责任追究1.企业法务部、审计部定期联合检查合同章使用管理情况，每季度至少开展一次全面巡查，随机抽查合同用印档案，针对发现问题下达整改通知，要求限期整改。2.对违规使用合同章，如私自加盖、越权用印、伪造用印申请等行为，视情节轻重给予责任人警告、罚款、降职、解除劳动合同等内部处分；给企业造成经济损失的，依法追偿；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。附则1.本制度由企业管理层负责解释、