船舶维修采购管理办法

船舶维修采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司船舶维修采购管理，规范采购行为，确保船舶维修质量，控制采购成本，提高资金使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所属船舶的维修采购活动，包括船舶日常维修、定期检修、故障抢修等所需的设备、材料、零部件及劳务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，保障船舶维修质量和安全。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，实现经济效益最大化。4.公开公正公平原则：采购活动应公开透明，遵循公正、公平的竞争原则，确保所有潜在供应商享有平等参与机会。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、管理职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善船舶维修采购管理制度、流程和标准。2.组织实施船舶维修采购活动，包括供应商选择、采购合同签订、采购订单下达、采购进度跟踪等。3.负责采购文件的编制、审核和存档，确保采购文件的完整性和准确性。4.协调解决采购过程中的问题和纠纷，维护采购秩序。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）使用部门1.根据船舶维修需求，提出详细的采购申请，明确采购项目的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与供应商选择和采购合同评审，提供技术支持和使用要求方面的意见。3.负责采购物资的验收工作，对采购物资的质量、数量、规格等进行检验和确认。4.反馈采购物资的使用情况和质量问题，协助采购管理部门进行供应商评价和管理。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.参与采购合同评审，审核合同付款条款和结算方式。3.负责采购款项的支付审核和账务处理，确保采购资金支付的准确性和合规性。4.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。（四）质量部门1.制定采购物资的质量检验标准和验收规范。2.参与供应商选择和采购合同评审，对采购物资的质量要求提出意见。3.负责采购物资的质量检验和验收工作，出具质量检验报告。4.对采购物资的质量问题进行跟踪和处理，督促供应商采取改进措施。三、采购计划管理（一）需求预测1.使用部门应定期对船舶维修需求进行预测，结合船舶运行状况、维修历史数据、设备使用寿命等因素，提前制定年度、季度和月度维修计划。2.采购管理部门应根据使用部门的维修计划，汇总分析船舶维修采购需求，形成采购需求预测报告。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据采购需求预测报告，结合库存情况，编制船舶维修采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经使用部门、财务部门和质量部门审核后，报公司领导审批。（三）采购计划执行与调整1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如遇船舶维修需求变更、市场价格波动、供应商原因等因素影响采购计划的执行，采购管理部门应及时调整采购计划，并按规定程序重新审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理和更新供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并组织相关部门进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、环保措施、价格竞争力、售后服务等方面。3.采购管理部门应根据考察评估结果，选择合格的供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价方式可采用问卷调查、现场评审、数据分析等方法。2.根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商采取警告、限期整改、暂停合作、淘汰等措施。3.采购管理部门应建立供应商评价档案，记录供应商的评价与考核情况，为供应商的选择和管理提供依据。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.鼓励供应商参与公司的采购活动，提供优质的产品和服务，共同推动公司船舶维修采购管理水平的提高。3.建立供应商激励机制，对长期合作、业绩突出的供应商给予优先合作、价格优惠、货款结算等方面的支持。五、采购流程管理（一）采购申请1.使用部门根据船舶维修需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购管理部门。2.采购申请表应附相关的技术文件、图纸、规格说明书等资料，以便采购管理部门准确理解采购需求。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购项目是否符合公司维修计划、是否在预算范围内、是否有替代产品等。2.采购申请经采购管理部门审核通过后，报财务部门审核资金预算，报质量部门审核质量要求。财务部门和质量部门应在规定时间内完成审核，并出具审核意见。3.采购申请经财务部门、质量部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据公司实际情况和采购原则，对采购申请进行审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购渠道、采购时间等内容。2.采购管理部门按照采购方案组织实施采购活动，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。3.采购管理部门在采购过程中应与供应商进行充分沟通，确保采购项目的规格、型号、数量、质量要求等符合采购申请的要求。4.采购管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同应经公司法律部门审核后签订。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购管理部门应通知使用部门和质量部门做好验收准备工作。2.使用部门和质量部门按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的规格、型号、数量、质量、外观等方面。3.验收合格的采购物资，使用部门应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的采购物资，采购管理部门应及时与供应商联系，要求供应商采取更换、退货、补货等措施。4.采购管理部门应建立采购验收档案，记录采购物资的验收情况，为采购结算和供应商评价提供依据。（五）采购结算1.采购管理部门根据采购合同和验收报告，填写采购结算申请表，经使用部门、财务部门审核后，报公司领导审批。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，对采购结算申请表进行审核，审核无误后办理付款手续。3.采购管理部门应定期与供应商核对账目，确保采购款项支付的准确性和合规性。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对船舶维修采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、交货延迟等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于市场价格波动风险，采购管理部门可采取签订长期合同、套期保值、价格调整条款等方式进行应对。2.对于供应商违约风险，采购管理部门应加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任和赔偿条款。3.对于质量问题风险，采购管理部门应加强质量检验和验收工作，严格按照质量标准进行验收，对不合格产品及时处理。4.对于交货延迟风险，采购管理部门应与供应商明确交货期，并建立跟踪机制，及时了解供应商的生产进度，督促供应商按时交货。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.当采购风险达到预警指标时，采购管理部门应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，降低风险损失。七、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购管理部门应收集、整理和分析与船舶维修采购相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购订单信息、采购验收信息等。2.采购管理部门应建立采购信息数据库，对采购信息进行分类存储和管理，以便查询和使用。（二）采购信息共享与利用1.采购管理部门应定期向使用部门、财务部门、质量部门等相关部门提供采购信息，实现采购信息的共享。2.各相关部门应根据采购信息，及时调整工作安排，协同推进船舶维修采购管理工作。3.采购管理部门应利用采购信息进行数据分析和预测，为采购决策提供支持。八、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对船舶维修采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门应加强对船舶维修采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.纪检监察部门应建立举报机制，鼓励员工对采