公司通达OA办公自动化系统管理制度

公司通达OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条**公司办公自动化系统（如下简称0A系统）是

以通达OFFICEANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采

用服务器/客户端/浏览器构造，建立起来时覆盖全公司管理人员

的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。0A系统

是**公司信息化建设的重要构成部分，是提高公司办公整体管

理水平的重要手段。

第二条为了加强对**公司0A系统H勺管理，提高公司工作

效率，有效减少和节省成本，加快办公自动化建设，保障文献

和多种信息传递快捷畅通，根据《国家信息化领导小组有关国

内电子政务建设指引意见》、《国家机关公文解决实行细则》、

《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、

《**公司电子公文解决暂行措施》《**公司公文解决暂行措施》

等有关规定，结合公司实际，制定本措施。

第二章组织职责

第三条0A系统日勺运营中，公司各单位各负其责，协同配

合。职责如下：

（一）公司办公室是**公司办公自动化0A系统的I归口管

理部门。重要职责为:

1、负责制定0A系统规章制度；

2、负责0A系统核心工作流程设计、修改；

3、负责0A系统各职能部室工作流程设计的审核；

4、负责拟定、监管0A系统核心工作流程参与人员日勺权限;

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其她部门提供查询；

7、协助企划部信息中心组织操作培训；

8、协助企划部信息中心收集、整顿优化系统的需求；

9、负责0A系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

（-）企划部信息中心负责0A系统的建设、维护和服务

支撑工作，负责服务器的管理维护和平常运营。重要职责为：

1、负责0A系统软件的开发升级管理；

2、负责0A系统的数据备份；

3、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；

4、负责公司领导、OA管理员和有关人员H勺培训和技术指

引工作；

5、负责0A服务器、操作系统和硬件欧I维护，保证服务器

安全运营；

6、负责系统顾客注册、注销等管理；

7、负责文献柜功能模块各单位书写权限H勺设立。

（三）人力资源部负责为0A办公系统提供现行的组织机

构设立，提供0A办公系统中顾客的流动信息。重要职责为：

1、负责既有顾客、及新增顾客改I审核；

2、负责提供顾客（变更或注销）信息给企划部信息中心。

（四）安全保卫部负责OA系统的涉密信息日勺检查、监督。

重要职责为：

1、安全保卫部保密办公室负责对系统内的保密设立进行定

期检查；

2、安全保卫部保密办公室负责对系统内日勺信息按照国家计

算机信息系统保密规定进行定期检查、监督；

3、考核在系统内发生违背国家、省市、公司保密规定的单

位。

（五）其她单位重要职责为：

1、负责制定本单位0A系统相应管理措施；

2、负责指定部门（分厂）0A管理员，参与本单位工作流

程的定制、文献夹口勺建立以及本单位0A系统终端的平常维护、

人员培训等技术支持工作；

3、部门0A管理员负责本单位参与0A系统人员权限变更

时，及时提供应公司办公室申请调节；负责解决0A系统中公文

流转工作及文献夹属性和内容的I变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章文献管理

第四条公司各单位发出、报送的各类文献（涉及发告知、

请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公

自动化0A系统发送。本系统不启用电子印鉴。

第五条0A系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一

配备时**公司办公自动化系统解决后形成的具有规范格式的公

文的电子数据。电子公文传播，是指电子公文的生成、发送和

接受过程。

第六条公司办公室负责对电子公文传播工作进行指引和

检查。各单位办公室（综合科或经理办）负责本单位的电子公

文传播工作。

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致，涉及公文版

头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、

附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公

文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相似。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印

鉴。如需要对外提供纸质文献，各单位可向公司办公室申请正

式文献。

第九条各类电子公文解决程序按照《中铝公司公文解决

暂行措施》日勺规定在公司办公自动化0A系统中办理。在0A

系统中，公司收文办理程序为公司

办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领

导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。

第十条各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文献由

单位主管征求批阅文献的公司领导后归档。

第十一条在0A系统中，公司发文办理程序为各单位拟

稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办

理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管

领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审视公文，由

办公室主任交公司领导签发。

第十二条公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公

文，使用0A系统文献分发流程发至公司二级单位党政领导、部

门重要负责人和0A管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文

献若干份报出并归档。

第十三条办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据

文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归

档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范畴内的信息沟通。

第四章系统模块

第十四条各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程

序发布有关信息。

第十五条本系统设定公示告知、信息发布专栏、0A有关

告知、公司新闻、文献柜等五大重要功能模块。

公示告知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、

告知，发布范畴是0A系统所有顾客。发布的I审批由公司办公室

审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位有关信息到0A系统时所

有顾客。信息内容必须经各单位重要负责人审核后，由各单位

OA管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

0A有关告知模块：发布与0A系统有关H勺信息到所有顾

客。信息内容经各单位重要负责人审核后，由各单位0A管理

员负责发布；审批过程可使用工作流程。

新闻模块：发布公司新闻到所有顾客，信息内容由宣传部

负责审核并发布。

文献柜模块：此模块的权限由企划部信息中心自上而下设

立，各单位0A管理员负责本单位信息共享设立，0A系统顾客

按查阅权限查阅。

第十六条各单位在0A系统中向本单位发布日勺信息，交

本单位领导审核。

各单位领导对本单位在0A系统中对内、对外发布信息的

可靠性和严肃性负责。

第五章顾客权限

第十七条系统顾客如不能正常办公，可设立工作委托，

委托她人办理。

第十八条顾客重要权限如下：

（一）一般员工

在系统中根据各级领导批示，及时办理业务答复自己的直

接领导；可以使用点对点流程向直接领导报告、请示工作；具

有拟稿H勺权限；可以监控、查询自己参与公文的办理状况；负

责电子公文日勺校对；接受需要本人待阅日勺文献，查询自己已阅

公文的状况；对自己所需的公文申请借阅。

（-）科级员工

在系统中具有一般员工日勺所有权限；在公司发文、本部门

发文中接受下属员工拟稿日勺公文审核，审核完毕返拟稿人或者

送部门领导审核、审批。收文解决过程中，接受部门领导批示

的公文，自己办理或批示给下属员工办理。综合科长（分厂办

公室主任）具有查询通过部门收发文管理员办理后日勺收发文所

有信息的权限。

（三）部门（分厂）领导

在系统中具有一般员工日勺所有权限；在公司发文中，接受

下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送有关

部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门

发文中，对部门发文予以签发。收文解决过程中，接受公司领

导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

（四）公司办公室秘书

在系统中具有一般员工日勺所有权限，并负责呈送公司领导

签批文献的督办。接受发给我司的公文，拟办后传送给办公室

领导。根据公司领导批示传送有关部门或人员办理；负责将办

毕公文即时归档。可以查询、监控公司收文的办理状况；负责

公司收文时跟踪管理工作；在公司发文中，接受公司领导签发

时文献，根据领导审批成果编号送文印室制作或退有关部门或

人员；可以查询、记录、监控公司发文的办理状况。

（五）公司分管领导

在系统中具有一般员工日勺所有权限；在公司发文中，接受

分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公

司办公室审视。收文解决过程中，接受公司领导批示需主管部

门办理的公文，批示给下属部门办理。

（六）公司领导

在系统中具有一般员工的所有权限；公司发文中，负责对

公司发文区1审批签发；收文解决过程中，对公司收文予以批示,

批示给下属办理。

（七）0A管理员

1、部门（含分厂）0A管理

在系统中具有一般员工的所有权限；部门（分厂）发文、

工作请示报告中，接受需报部门领导审批或部门领导已审批日勺

公文；按照《公司公文管理措施》规定，负责分发、归档部门

（分厂）电子公文时整套文献（涉及报批文献和正式文献）制

成纸质文献；收文解决过程中，负责将外来纸质文献通过扫描

设备转换成符合规定格式的电子公文；接受发给本部门（分厂）

的公文，传送给办公室（分厂办）领导审批，根据领导批示传

送有关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；可以查

询、记录、监控本部门（分厂）所有公文的办理状况。负责部

门（分厂）收文日勺催办工作。

2、公司0A管理员

负责流程日勺定制及维护工作。系统投入运营后，波及修改

流程及内容，必须通过公司办公室确认方可实行。严禁擅自更

改删除，避免电子数据时无法保真或丢失。

（八）公司办公室文印员

在系统中具有一般员工日勺所有权限；在公司发文中，负责

将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照《公司公文

管理措施》的规定以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行

排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸

质文献，以备归档及外派。

第六章登陆规范

第十九条系统正式运营后，系统所有顾客必须在每个工

作日上午、中午日勺上班后一种小时内，中午和下午下班前一种

小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统日勺正常流转和

信息时及时传送。

第二十条系统顾客必须建立个人密钥，填写个人信息、（公

司二级单位班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），

保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用

一台计算机，如暂停0A办公需及时注销或退出0A系统，以免

她人介入工作环境。

第二十一条登陆0A系统顾客口令应常常更改并保守秘

密，以防她人故意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子

邮件、歹意增删资料或干扰公文运转。

第七章安全保密

第二十二条所有顾客应认真贯彻执行《中华人民共和国

计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国

际联网安全保护管理措施》，严格遵守公司《计算机信息系统

管理手册》和公司《有关加强公司计算机管理日勺告知》日勺有关

规定