涉农合同管理办法程序

涉农合同管理办法程序一、总则（一）目的为加强本公司/组织在涉农业务中的合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司/组织合法权益，促进涉农业务健康有序发展，特制定本办法程序。（二）适用范围本办法程序适用于本公司/组织与农业生产经营主体、农村集体经济组织、农民等涉农相关方签订的各类合同，包括但不限于农产品购销合同、农业生产资料供应合同、农业技术服务合同、农村土地承包合同等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保合同的签订、履行等行为合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.业务部门负责合同的前期洽谈、起草、送审等工作，跟踪合同履行情况，及时反馈合同履行中的问题，并提出处理建议。2.法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，参与重大合同的谈判和签订，处理合同纠纷等法律事务。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付，协助处理与合同相关的财务问题。4.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，防范合同风险。5.管理层负责合同的审批决策，协调解决合同管理中的重大问题。二、合同签订程序（一）合同立项1.业务部门根据涉农业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等。2.业务部门负责人对合同立项申请进行审核，审核通过后报管理层审批。（二）合同起草1.经批准立项的合同，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规和行业标准的要求，条款清晰、明确、完整，避免歧义。2.合同文本应包括首部、正文、尾部等部分。首部应写明合同双方当事人的名称、地址、联系方式等；正文应详细约定双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款；尾部应写明合同的签订日期、地点、双方当事人的签字（盖章）等。（三）合同审核1.业务部门起草完成合同文本后，应将合同文本及相关资料提交法务部门进行法律审查。法务部门应在[X]个工作日内完成法律审查，并出具《合同法律审查意见书》。2.法务部门主要审查合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面，重点关注合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，是否明确双方的权利义务等。3.合同文本经法务部门审查通过后，业务部门应将合同文本及相关资料提交财务部门进行财务审核。财务部门应在[X]个工作日内完成财务审核，并出具《合同财务审查意见书》。4.财务部门主要审查合同中的财务条款，包括价款或报酬的支付方式、支付时间、发票开具等，确保合同款项的收付符合财务规定，防范财务风险。5.合同文本经法务部门和财务部门审查通过后，业务部门应将合同文本及相关资料提交审计部门进行审计监督。审计部门应在[X]个工作日内完成审计监督，并出具《合同审计监督意见书》。6.审计部门主要审查合同的签订、履行等情况是否符合公司/组织的内部规定，是否存在违规行为，是否存在潜在的风险等。7.业务部门根据法务部门、财务部门和审计部门的审查意见，对合同文本进行修改完善。如合同文本存在重大问题或分歧，业务部门应组织相关部门进行协商沟通，达成一致意见后再对合同文本进行修改完善。（四）合同审批1.经修改完善后的合同文本及相关资料，由业务部门提交管理层进行审批。管理层应在[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。2.管理层主要从合同的必要性、可行性、合法性、合规性、风险防范等方面进行审批，确保合同符合公司/组织的利益和发展战略。3.如合同文本不符合要求或存在重大问题，管理层应提出修改意见或不予批准，并说明理由。业务部门应根据管理层的审批意见，对合同文本进行进一步修改完善，直至合同文本符合要求并获得管理层批准。（五）合同签订1.经管理层批准的合同，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，并要求对方当事人提供相关证明文件。2.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。签字（盖章）应清晰、完整，符合法律法规和行业标准的要求。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案存档。三、合同履行程序（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，向参与合同履行的人员详细说明合同的主要内容、双方的权利义务、履行期限、违约责任等，确保相关人员熟悉合同条款，明确各自的职责。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为合同履行过程中的重要依据。（二）合同履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.合同履行过程中，如出现对方当事人未按照合同约定履行义务的情况，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，要求对方当事人履行义务，并做好记录。如对方当事人拒绝履行义务或无法履行义务，业务部门应及时采取措施，如追究对方当事人的违约责任、解除合同等，并及时向管理层报告。3.业务部门应定期向管理层汇报合同履行情况，提交《合同履行情况报告》，详细说明合同履行的进展情况、存在的问题及解决措施等。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方当事人协商沟通，达成一致意见后签订合同变更协议。2.合同变更协议应采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，并作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将合同变更协议副本分送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案存档，并按照变更后的合同内容履行义务。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现合同约定的终止情形时，合同即行终止。合同终止后，双方当事人应按照合同约定履行各自的义务，如结算款项、清理货物、返还财产等。2.业务部门应在合同终止后及时办理相关手续，如开具发票、办理结算、收回款项等，并将合同履行情况及终止情况向管理层报告。3.合同终止后，业务部门应将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。四、合同纠纷处理程序（一）纠纷预警1.业务部门在合同履行过程中，如发现可能引发合同纠纷的迹象或问题，应及时向管理层报告，并采取相应的防范措施，避免纠纷的发生。2.管理层应根据业务部门的报告，及时组织相关部门进行分析研究，制定应对方案，防范合同纠纷的发生。（二）纠纷协商1.如发生合同纠纷，业务部门应首先与对方当事人进行协商沟通，了解对方当事人的意见和要求，寻求解决方案。2.协商过程中，业务部门应保持冷静、理智，尊重对方当事人的意见和要求，积极寻求双方都能接受的解决方案。协商达成一致意见后，双方应签订书面协议，明确纠纷的解决方式、解决期限、双方的权利义务等条款。（三）纠纷调解1.如协商不成，业务部门可以根据合同约定或双方当事人的意愿，申请第三方进行调解。调解可以由行业协会、人民调解委员会等组织进行，也可以由双方当事人共同委托的律师事务所、会计师事务所等中介机构进行。2.调解过程中，调解机构应遵循公平、公正、合法的原则，充分听取双方当事人的意见和要求，提出合理的调解方案，促使双方当事人达成和解协议。和解协议签订后，双方当事人应按照和解协议履行各自的义务。（四）纠纷仲裁或诉讼1.如协商和调解均无法解决合同纠纷，业务部门可以根据合同约定或法律法规的规定，申请仲裁或提起诉讼。2.申请仲裁或提起诉讼前，业务部门应及时收集相关证据，包括合同文本、履行记录、往来信函、证人证言等，确保证据充分、确凿。3.业务部门应委托专业的律师事务所或法律机构进行仲裁或诉讼，律师事务所或法律机构应根据案件的具体情况，制定合理的仲裁或诉讼策略，维护公司/组织的合法权益。4.在仲裁或诉讼过程中，业务部门应积极配合律师事务所或法律机构的工作，提供必要的协助和支持，确保仲裁或诉讼的顺利进行。五、合同档案管理程序（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，包括合同立项申请表、合同文本、合同法律审查意见书、合同财务审查意见书、合同审计监督意见书、合同变更协议、合同履行情况报告、纠纷处理记录等。2.业务部门应确保收集的合同档案资料完整、准确、真实，不得遗漏或篡改相关资料。（二）档案整理1.业务部门应按照档案管理的要求，对收集的合同档案资料进行分类整理，建立合同档案目录，注明合同名称、合同编号、签订日期、对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息。2.合同档案资料应按照时间顺序或类别顺序进行排列，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同档案资料整理完毕后，业务部门应将合同档案移交公司/组织的档案管理部门进行保管。档案管理部门应设立专门的合同档案保管库，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全、完整。2.合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司/组织的相关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照档案销毁的相关规定进行审批和处理。（四）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅的合同名称、查阅原因、查阅内容等信息，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应在收到《合同档案查阅申请表》后的[X]个工作日内完成审批，并安排专人负责查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅合同档案，不得擅自将合同档案带出查阅地点。3.查阅人员查阅合同档案时，应遵守档案管理的相关规定，不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。查阅完毕后，应及时将合同档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（五）档案借阅1.公司/组织外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅的合同名称、借阅原因、借阅期限等信息，经公司/组织管理层审批同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应在收到《合同档案借阅申请表》后的[X]个工作日内完成审批，并与借阅单位或个人签订《合同档案借阅协议》，明确双方的权利义务、借阅期限、归还时间、违约责任等条款。3.借阅单位或个