严格按照票证管理办法

严格按照票证管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织票证管理，规范票证的领购、开具、保管、缴销等行为，确保票证使用的合法性、准确性和安全性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内涉及各类票证管理的部门、岗位及人员，包括但不限于发票、收据、出入库单、提货单等各类具有财务或业务证明效力的票证。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家税收法律法规、财务制度及相关行业规定，确保票证管理活动合法合规。2.准确性原则票证的开具、填写应准确无误，内容真实完整，避免因错误或虚假信息导致的财务风险和法律责任。3.安全性原则加强票证的保管措施，确保票证的存放安全，防止丢失、被盗、损毁等情况发生。4.及时性原则按照规定的时间和程序进行票证的领购、开具、缴销等操作，不得拖延或积压。二、票证的种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票适用于公司/组织作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时开具给购买方，用于购买方抵扣进项税额的情况。2.增值税普通发票包括折叠票、卷票和电子发票等形式，适用于公司/组织销售货物、提供应税劳务或应税服务时开具给非增值税一般纳税人购买方，以及其他按规定不得开具增值税专用发票的情形。3.其他发票如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，分别适用于相应的业务场景。（二）收据1.收款收据用于公司/组织收取款项时开具给付款方的收款证明，包括现金收款、银行转账收款等情况。2.往来收据用于记录公司/组织与其他单位或个人之间的往来款项收付情况，如借款、还款、预收账款、预付账款等。（三）出入库单1.入库单记录公司/组织采购的货物、材料、设备等验收入库的情况，包括货物名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。2.出库单记录公司/组织销售的货物、材料、设备等发出的情况，同样包含货物名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，以及出库的去向和用途。（四）提货单用于公司/组织仓库发货时，通知提货人提取货物的凭证，注明提货的货物名称、规格型号、数量、提货人等信息。三、票证的领购（一）领购资格1.公司/组织应依法进行税务登记，并根据实际经营业务需要，向主管税务机关申请领购相应种类和数量的发票。2.对于其他票证，如收据、出入库单、提货单等，由公司/组织根据内部管理规定和业务需求，确定领购的流程和权限。（二）领购流程1.发票领购由财务部门指定专人负责发票领购工作，提前了解公司/组织近期业务量及发票使用情况，预测发票需求量。领购人员持税务登记证副本、经办人身份证明、发票专用章印模等资料，向主管税务机关办税服务厅提出发票领购申请。税务机关审核通过后，发放《发票领购簿》，领购人员按照《发票领购簿》核准的种类、数量及购票方式，到税务机关办税服务厅领购发票。领购人员领购发票时，应认真核对发票的种类、号码、数量等信息，确保无误后在发票领购单上签字确认，并妥善保管发票。2.其他票证领购对于收据、出入库单、提货单等票证，由相关业务部门根据业务需求填写领购申请表，注明票证种类、数量、用途等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司/组织的票证管理部门（一般为财务部门）。票证管理部门审核申请表后，根据库存情况和业务需求，确定是否批准领购申请。如批准，开具票证领购单，由领购人员到指定地点领购票证。领购人员领购票证时，同样要仔细核对票证的种类、号码、数量等信息，确认无误后签字领取，并按照规定的保管要求妥善存放。（三）领购记录1.财务部门应建立发票领购台账，详细记录每次领购发票的种类、数量、号码、领购日期、领购人等信息，以便于跟踪发票的使用情况和进行税务申报。2.对于其他票证，相关业务部门或票证管理部门也应建立相应的领购记录，记录票证的领购时间、种类、数量、用途、领购人等信息，确保票证流向清晰可查。四、票证的开具（一）开具要求1.真实准确票证开具的内容必须与实际业务情况相符，包括交易双方的名称、地址、联系方式，货物或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，不得虚开、伪造票证内容。2.字迹清晰票证上的字迹应清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖补。如有填写错误，应按照规定的方法进行更正，并在更正处加盖发票专用章或相关业务章。3.项目齐全按照票证格式要求，完整填写各项内容，不得遗漏重要信息。对于发票，还应准确填写税率、税额等相关税务信息。4.加盖印章发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或公司公章，出入库单、提货单等其他票证应加盖业务专用章或相关部门印章，印章应清晰、完整，符合规定要求。（二）开具流程1.发票开具销售业务发生时，由业务部门或销售人员根据实际交易情况，填写发票开具申请单，注明购货方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票开具申请单经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门发票开具人员根据审核后的申请单，按照发票管理系统的操作流程，准确开具发票。开具完成后，将发票联交给购货方，记账联留存作为记账凭证，抵扣联（适用于增值税专用发票）交给购货方用于抵扣进项税额（如购货方为一般纳税人）。对于电子发票，开具人员应按照规定的格式和要求，通过电子发票服务平台将发票信息发送给购货方，并确保购货方能够正常接收和下载电子发票。2.收据开具收款业务发生时，由收款人员根据收款情况，填写收款收据。收款收据应注明付款方名称、收款项目、金额、收款日期等信息。收款收据填写完成后，交财务部门审核。审核通过后，加盖财务专用章或公司公章，并将收据联交给付款方，记账联留存作为记账凭证。3.出入库单开具货物验收入库时，仓库管理人员根据实际入库情况，填写入库单。入库单应注明供货单位名称、货物名称、规格型号、数量、单价、金额、入库日期、仓库名称等信息。货物发出时，仓库管理人员根据销售发货单或其他出库指令，填写出库单。出库单应注明购货单位名称、货物名称、规格型号、数量、单价、金额、出库日期、仓库名称等信息。出入库单填写完成后，经仓库负责人审核签字，一联留存仓库作为库存管理依据，一联交财务部门作为记账凭证，一联交业务部门作为业务核算依据（如有需要）。4.提货单开具仓库发货时，仓库管理人员根据提货申请，填写提货单。提货单应注明提货单位名称、货物名称、规格型号、数量、提货日期、提货人等信息。提货单填写完成后，经仓库负责人审核签字，交给提货人作为提货凭证。仓库留存一联作为发货记录。（三）开具时限1.发票应在发生经营业务确认营业收入时开具。增值税专用发票应按照增值税纳税义务发生时间开具，不得提前或滞后开具。2.对于其他票证，如收据、出入库单、提货单等，应根据业务实际发生时间及时开具，确保票证与业务活动的一致性。五、票证的保管（一）保管责任1.财务部门负责发票的保管工作，指定专人负责发票的日常管理，确保发票的安全存放。2.对于收据、出入库单、提货单等其他票证，由相关业务部门或票证管理部门负责保管，明确保管责任人，落实保管责任。（二）保管方式1.专用仓库保管设立专门的票证仓库或保险柜，用于存放发票、收据等重要票证。票证仓库应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保票证存放环境安全可靠。2.分类存放按照票证的种类、号码、年度等进行分类存放，便于查找和管理。对于发票，应按照增值税专用发票、增值税普通发票等不同类型分别存放，并按照发票号码顺序排列。3.专柜保管对于重要的空白票证，如增值税专用发票的最高开票限额发票，应存放在专用保险柜中，并设置专人负责保管，保险柜钥匙和密码分别由不同人员掌握，确保票证安全。（三）保管期限1.发票的保管期限按照国家税务总局的规定执行。一般情况下，已开具的发票存根联和发票登记簿应保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.对于其他票证，如收据、出入库单、提货单等，应根据公司/组织内部管理规定和业务需要，确定合理的保管期限。一般建议保存期限不少于3年，以便于日后查阅和审计。（四）定期盘点1.财务部门或票证管理部门应定期对票证进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为每月或每季度进行一次。2.盘点时，应详细核对票证的种类、号码、数量等信息，与票证领购台账、开具记录、库存报表等进行逐一核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.盘点结束后，应编制盘点报告，记录盘点情况、发现的问题及处理结果等信息。盘点报告经部门负责人审核签字后存档备案。六、票证的缴销（一）缴销原因1.票证使用完毕，如发票整本开完、收据使用完一本等，应及时办理缴销手续。2.票证因改版、换版、停止使用等原因，需要缴销的。3.票证发生丢失、被盗、损毁等情况，无法继续使用的，应按规定程序进行缴销。4.其他需要缴销票证的情形，如公司/组织注销税务登记、变更经营范围不再需要使用某些票证等。（二）缴销流程1.发票缴销发票使用完毕后，由发票开具人员整理好已开具的发票存根联，按照发票号码顺序装订成册，并在封面注明单位名称、发票种类、起止号码、开具日期、开具金额等信息。填写《发票缴销登记表》，注明缴销发票的种类、号码、数量、缴销原因等内容。将装订成册的发票存根联和《发票缴销登记表》一并提交至主管税务机关办税服务厅，申请缴销发票。税务机关审核通过后，在《发票领购簿》上注明缴销情况，并在发票存根联上加盖“已缴销”戳记。缴销人员将缴销后的发票存根联妥善保管，以备税务机关检查。2.其他票证缴销对于收据、出入库单、提货单等其他票证，使用完毕或因其他原因需要缴销时，由相关业务部门或票证管理部门整理好票证存根联或剩余票证，填写《票证缴销申请表》，注明缴销票证的种类、号码、数量、缴销原因等信息。《票证缴销申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司/组织的票证管理部门（一般为财务部门）。票证管理部门审核申请表后，组织相关人员对缴销票证进行核对、清点，确认无误后办理缴销手续。缴销人员在票证存根联或剩余票证上加盖“已缴销”戳记，并将缴销情况记录在票证管理台账中。（三）缴销记录1.财务部门应建立发票缴销台账，详细记录每次缴销发票的种类、号码、数量、缴销日期、缴销原因等信息，以便于跟踪发票的使用情况和税务管理。2.对于其他票证，相关业务部门或票证管理部门也应建立相应的缴销记录，记录票证缴销的时间、种类、号码、数量、缴销原因、缴销人等信息，确保票证缴销情况可查。七、监督检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全票证管理监督检查制度，定期对票证管理情况进行检查。检查内容包括票证的领购、开具、保管、缴销等环节是否符合规定要求，票证使用记录是否完整准确，票证保管是否安全等。2.财务部门或票证管理部门应定期对业务部门的票证使用情况进行抽查，核对票证开具内容与实际业务是否相符，票证使用数量与业务量是否匹配等。发现问题及时督促整改，并将检查情况和整改结果记录在案。3.公司/组织内部审计部门应定期对票证管理情况进行专项审计，审查票证管理制度的执行情况、票证使用的合规性、票证保管的安全性等方面，提出审计意见和建议，促进票证管理水平的提高。（二）外部监督1.接受税务机关等外