行政印章管理暂行办法

行政印章管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司行政印章管理，维护公司合法权益，保障公司正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的行政印章管理。（三）定义1.行政印章：指公司以法定名称对外使用的，代表公司意志的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.印章使用人：指经公司授权，有权使用行政印章的公司员工。（四）基本原则1.依法依规原则：行政印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人专管原则：行政印章应指定专人负责保管，确保印章安全。3.审批用印原则：使用行政印章必须经过严格的审批流程，未经审批不得用印。4.登记备案原则：对行政印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.公司行政印章的刻制由办公室统一负责。需刻制印章时，由使用部门提出书面申请，详细说明印章名称、规格、用途等，经公司领导审批后，由办公室到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。2.刻制的行政印章必须符合国家法律法规及行业标准，印章的材质、样式、尺寸等应符合公司规定。（二）启用1.新刻制的行政印章启用前，办公室应填写《行政印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等，经公司领导批准后，方可启用。2.印章启用时，办公室应将启用日期、印章印模等信息在公司内部进行公布，并通知相关部门和人员。三、印章的保管（一）保管人员1.公司行政印章实行专人保管制度。公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章由办公室指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权的人员保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管纪律。（二）保管要求1.印章保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管的，必须经过公司领导批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告办公室，并采取相应的措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等；代表公司签署的各类法律文件；公司授权委托书等。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等经济往来文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等相关财务业务。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关文件签署等。（二）使用流程1.用印申请：使用部门或个人需填写《行政印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门分管领导审批；重要事项或涉及金额较大的事项需经公司主要领导审批。3.用印：印章保管人员在审核《行政印章使用申请表》及相关审批手续齐全后，方可在用印文件上加盖印章。加盖印章时应确保印章清晰、端正，位置准确。4.登记：印章保管人员在用印后，应及时在《行政印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行审批用印的，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，如因业务需要在外地使用公司行政印章的，使用部门或个人应提前将用印文件及相关审批手续传真或邮寄至公司办公室，经办公室审核无误后，由印章保管人员在异地用印文件上加盖印章，并将盖章后的文件及时寄回或传真回使用部门或个人。五、印章的变更与停用（一）变更1.因公司名称变更、法定代表人变更、经营范围变更等原因需要变更行政印章的，由办公室负责办理印章变更手续。2.印章变更时，办公室应填写《行政印章变更申请表》，注明变更原因、变更前后印章名称、规格、用途等，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位办理印章变更手续。3.印章变更后，办公室应及时将变更情况通知相关部门和人员，并收回原印章进行妥善保管。（二）停用1.因公司改制、重组、撤销等原因需要停用行政印章的，由办公室负责办理印章停用手续。2.印章停用前，使用部门或个人应将尚未使用的用印文件清理完毕，并将剩余的空白用印文件交回办公室。3.印章停用后，办公室应填写《行政印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等，经公司领导审批后，将印章封存，并在公司内部进行公布。六、印章的销毁（一）销毁条件1.因公司名称变更、法定代表人变更、经营范围变更等原因变更印章后，原印章不再使用的。2.因公司改制、重组、撤销等原因停用印章的。3.印章损坏无法使用的。（二）销毁流程1.印章保管人员填写《行政印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、规格、数量、销毁原因等，经办公室审核后，报公司领导批准。2.经批准后，由办公室会同审计部门等相关人员共同对印章进行销毁。销毁过程应进行拍照或录像，并由参与销毁的人员签字确认。3.印章销毁后，办公室应在《行政印章销毁登记簿》上进行登记，记录销毁日期、销毁印章名称、规格、数量、销毁方式等信息。七、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对行政印章管理情况进行日常监督检查；公司审计部门负责对行政印章管理情况进行定期审计监督。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否严格遵守印章保管纪律。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和使用流程，审批手续是否齐全。3.印章登记备案情况：检查印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况是否进行详细登记备案。（三）违规处理1.对违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管行政印章的单位或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节