行政设施管理暂行办法

行政设施管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司行政设施的管理，确保行政设施的正常运行，提高使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有行政设施的管理，包括但不限于办公家具、办公设备、通讯设备、交通工具、公共设施等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司行政设施实行统一规划、统一采购、统一调配、统一维修、统一报废的管理方式。2.合理使用原则：各部门应合理使用行政设施，提高设施的使用效率，避免浪费。3.定期维护原则：建立健全行政设施定期维护制度，确保设施的正常运行，延长设施使用寿命。4.责任到人原则：明确行政设施管理各环节的责任人员，做到责任到人，确保管理工作的有效落实。二、管理职责（一）行政管理部门职责1.负责制定和完善行政设施管理的各项规章制度，并组织实施。2.负责行政设施的统一规划、采购、调配、维修、报废等管理工作。3.定期对行政设施进行清查盘点，掌握设施的数量、状况和使用情况。4.协调各部门之间在行政设施使用方面的关系，解决使用过程中出现的问题。（二）使用部门职责1.负责本部门行政设施的日常使用和保管，确保设施的安全和完好。2.配合行政管理部门做好行政设施的清查盘点、维修保养等工作。3.及时向行政管理部门反馈行政设施的使用需求和故障情况。（三）资产管理部门职责（如有）1.负责行政设施的资产登记、入账、核算等工作。2.定期对行政设施的资产状况进行检查和评估，确保资产的安全和完整。三、设施采购（一）采购计划1.各部门根据工作需要，每年年底前向行政管理部门提交下一年度行政设施采购计划，包括设施名称、规格型号、数量、预算等。2.行政管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司实际情况和资金状况，编制公司年度行政设施采购计划，报公司领导审批。（二）采购实施1.公司年度行政设施采购计划经批准后，行政管理部门按照相关法律法规和公司采购制度的规定，组织实施采购工作。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，应根据采购项目的特点和实际情况选择合适的采购方式。3.在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购过程的公开、公平、公正。（三）验收1.行政设施到货后，行政管理部门应及时组织使用部门、资产管理部门（如有）等相关人员进行验收。2.验收内容包括设施的数量、规格型号、质量、性能等，确保设施符合采购合同要求。3.验收合格后，由验收人员填写验收报告，并签字确认。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，直至达到验收标准。四、设施配置与使用（一）配置原则1.根据工作需要和人员编制，合理配置行政设施，确保各部门工作的正常开展。2.优先保障重点部门、关键岗位的行政设施需求。（二）配置标准1.行政管理部门应制定各类行政设施的配置标准，明确不同岗位、不同部门的设施配备数量和规格要求。2.各部门应严格按照配置标准配备行政设施，不得擅自超标准配置。（三）使用管理1.各部门应建立行政设施使用管理制度，明确设施的使用责任人，确保设施的正确使用和安全。2.使用责任人应严格按照设施的操作规程使用设施，不得擅自更改设施的功能和设置。3.行政设施不得擅自转借、出租给其他单位或个人使用。确因工作需要转借的，应经行政管理部门批准，并办理相关手续。五、设施维护与维修（一）维护计划1.行政管理部门应根据行政设施的使用情况和使用寿命，制定年度设施维护计划，明确维护内容、维护时间、维护责任人等。2.维护计划应包括设施的日常保养、定期检修、预防性维护等工作。（二）维修管理1.行政设施出现故障或损坏时，使用部门应及时向行政管理部门报告。2.行政管理部门接到报告后，应及时组织维修人员进行维修。对于一般性故障，应在规定时间内修复；对于重大故障，应及时制定维修方案，尽快组织维修。3.维修费用在规定额度内的，由行政管理部门直接安排维修；超过规定额度的，应报公司领导审批。（三）维修记录1.维修人员应对每次维修情况进行详细记录，包括故障现象、维修时间、维修内容、更换部件等。2.维修记录应妥善保存，作为设施维护档案的重要组成部分，以便日后查询和统计分析。六、设施清查与盘点（一）清查盘点计划1.行政管理部门应定期组织行政设施的清查盘点工作，每年至少进行一次全面清查盘点，每季度进行一次局部清查盘点。2.清查盘点计划应明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等。（二）清查盘点实施1.清查盘点工作由行政管理部门牵头，使用部门、资产管理部门（如有）等相关人员共同参与。2.清查盘点过程中，应认真核对设施的数量、规格型号、使用状况等，确保账实相符。3.对于清查盘点中发现的问题，应及时查明原因，分清责任，并提出处理意见。（三）清查盘点报告1.清查盘点工作结束后，行政管理部门应编制清查盘点报告，报告内容包括清查盘点的基本情况、发现的问题、处理意见等。2.清查盘点报告经公司领导审批后，作为行政设施管理决策的重要依据。七、设施报废（一）报废条件1.已超过规定使用年限，且无法正常使用的行政设施。2.因技术进步、产品更新换代等原因，已被淘汰的行政设施。3.因自然灾害、意外事故等原因，导致损坏且无法修复的行政设施。（二）报废程序1.使用部门填写行政设施报废申请单，注明设施名称、规格型号、购置时间、报废原因等，并提交行政管理部门。2.行政管理部门对报废申请进行审核，组织相关技术人员进行鉴定，确认符合报废条件后，报公司领导审批。3.经批准报废的行政设施，由行政管理部门负责组织处理，处理方式包括变卖、捐赠、报废拆解等。（三）报废资产核销1.资产管理部门（如有）根据批准的报废申请，及时进行资产核销，确保账实相符。2.报废资产的处理收入应及时上缴公司财务部门，统一核算管理。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对行政设施管理情况进行监督检查，确保管理工作符合相关法律法规和公司制度的要求。2.行政管理部门应加强对行政设施使用部门的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核评价1.行政管理部门制定行政设施管理考核评价办法，对各部门的行政设施管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括设施配置、使用、维护、清查盘点、报废等方面的工作情况。3.考核评价结果作为各部门绩效考核的重要依据之一。（三）责任追究1.对于在行政设施管理工作中