医药流通行业系统的解决方案

医药流通行业系统

的解决方案

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用友ERP-U8医药流通行业解决方案

用友软件股份有限公司

目录

第一部分医药流通行业分析...............................4

第一章医药流通行业概况.................................4

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1、刖三...............................................4

2、医药流通行业的四个发展阶段.........................5

3、医药流通行业的发展趋势.............................7

第二章医药商业企业经营环境分析.........................10

1、医药商业企业近阶段的压力..........................10

2、医药商业企业的机遇................................11

3、医药商业企业的发展趋势............................12

第三章医药流通行业的信息化建设现状.....................14

1、医药商业企业信息化的问题..........................14

2、医药商业企业系统建设的要求........................15

第四章企业的管理难点....................................17

第二部分解决方案的价值体现............................19

第一章、系统应用目标....................................22

第二章、方案整体架构....................................24

第三章U8医药流通行业解决方案概述.....................26

1、采购业务..........................................26

2、销售业务..........................................32

3、库存业务..........................................40

4、GSP管理..........................................45

第四部分解决方案部署方式..............................53

1、集中管理模式.........................................53

完全集中.............................................53

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分布式集中..........................................55

2、分布模式.............................................57

第一部分医药流通行业分析

第一章医药流通行业概况

1、前言

医药行业是中国国民经济的重要组成部分，对于保护和增进人

民健康、提高生活质量、计划生育、救灾防疫、军需战备以及促

进经济发展和生活进步均具有十分重要的作用。

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新中国成立以来，特别是改革开放20多年来，中国已经形成了

比较完备的医药工业体系和医药流通网络，发展成为世界医药大

国。随着人民生活水平的不断提高和对医疗保健需求的不断增加,

医药行业一直保持着较快的发展速度』978年至，医药行业产值年

均递增16.6%,成为国民经济中发展最快的行业之一。中国医药

行业总产值已达到3300亿元,在连续20年的高增长后，作为朝阳产

业,医药行业在未来十几年的增长速度仍会高于全国各行业平均增

长速度。

然而相比之下，中国当前年人均药品消费不到10美元,而美国

人均药品消费已达300美元，日本400美元，中等发达国家人均药品

消费也有40-50美元。中国人口已达至」13亿，加之城镇每年新增

就业人员,以及人员逐步老龄化和医疗卫生事业的快速发展等万面

的原因，使医药商品的社会需求将呈持续快速增长的势头。据分析,

中国的医药市场总值将达到600亿美元,2020年达到1200亿美元,

成为全球第一大市场。由此可见，中国的医药行业有着广阔的发展

前景。

2、医药流通行业的四个发展阶段

建国以来,国内医药流通领域大致经历了以下四个大的发展阶

段：

第一阶段:从五十年代初至七十年代末，实行的是计划经济体制

下高度集中的医药流通体制。医药商品采购供应体系由中央一级

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医药采购供应站、省（地、市）二级医药采购批发站和县级医药公

司组成。医药商业对工业的产品包购包销，全国医药商品的供应按

一、二、三级批发层次逐级调拨，医药批发企业根据行政区的划分

设置，实行条条为主、条块结合、统一管理计划、统一核算财务、

统一管理价格、统一安排网点的高度集中的管理体制。

第二阶段:从八十年代初至九十年代初，中国的医药流通格局实

现了由封闭到开放、集中到分散的转变，医药商业得到了极大的发

展。伴随着改革开放，中国的医药流通领域也打破了计划经济体制

下形成的一、二、三级批发层次的流通格局和计划调拨供应模式,

医药工业企业开始自主选择销售对象、工业自销现象逐渐增多，形

成了多渠道、少环节的医药流通体制。从整体上来说，八十年代中

国的医药市场需求增长迅速，医药市场属于卖方市场,医药商业企业

的数量开始增加，药品流通秩序较好，市场的竞争程度较低,医药流

通的效率较高，促进了中国医药工业和医药商业的繁荣和发展。

第三阶段:从九十年代初到二十一世纪初，由于这一阶段中国药

品市场环境的许多方面发生了巨大的根本性的变化,如国内药品的

产量大大增加，国外药品开始进入中国,药品市场由以前的卖方市场

变为买方市场;同时药品批发企业和网点急剧增加，商业企业由八十

年代的2500家增加到到16000多家，导致医药商业企业经营成本高,

整体经济效益低下;同时医药流通领域的市场法制弱化。最终导致

中国的医药流通领域出现了严重的“多、小、散、低、乱”和药

品市场机制畸形问题，在九十年代的行业无序发展形成恶性循环，行

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业整体销售收入的利润率不断下降，是0.7%左右，是0.59%,而医

药商业企业的平均流通费用率高达12.56%,。成为制约中国医药产

业快速发展的瓶颈之一。

第四阶段是最近三年，随着国家“三改一加强”等相应宏观调

控措施的推进、GSP换证驹收工作的进行、医保改革的正式推行,

以及加入WTO后市场竞争的加剧，在行业的规范和市场竞争的优

胜劣汰中，企业间不断发生收购、兼并,使商业批发企业数量急剧减

少，从原来的16000多家到前年9302家锐减至当前的6819家，连锁

企业500多家，连锁门店达18000多个。

3、医药流通行业的发展趋势

在医药流通体制改革、GSP实施、受药企业自身发展、市场

激烈竞争、加入WTO等各种因素的影响下，未来医药流通行业发

展将呈现以下趋势：

3.1行业逐渐进行“聚焦”，医药商业企业向规模化、集团化、集

约化方向发展

国家倡导企业进行产权制度改革，提倡产权多元化。允许并鼓

励各行各业、各种经济成份以兼并、重组、联合等多种方式参资

入股医药商业企业。经过市场来形成一批跨地区、跨行业、跨所

有制和跨国经营的集团公司。并提出，利用5年左右的时间，扶持建

立5至10个面向国内外市场、多元化经营、年销售额达到50亿

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元左右、具有现代营销领先水平和高度文化内涵的特大型医药商

业企业集团;建立40个左右面向国内市场或国内区域性市场、年

销售额达到20亿元左右的大型医药商业企业集团。届时这些企业

的销售额达到全国销售额的70%以上。

3.2连锁经营成为医药零售企业的主要经营模式

据分析，在未来2—3年之后，将会有70%以上的药房纳入医药

连锁经营的轨道。区域化及跨区域连锁成为医药零售企业发展的

方向。

发展医药商业的连锁经营，是提高经营水平、降低经营成衣、

确保药品质量、提高服务水平、合理布局网点、方便群众购药的

有效组织方式。医药连锁零售企业将实行进货、储运、价格、企

业形象、内部管理及经营核算六统一。国家政策鼓励经过GSP认

证的药品零售连锁企业跨地域开办连锁店，推动中心城市医药零售

企业走连锁化道路并积极发展社区药店，促进医药零售的集中化，改

变医药零售企业”多、小、散、低、乱”的状况。

3.3代理配送制

代理配送制是现代流通发展的产物，实行代理配送制是流通体

制改革的一项重要内容，是中国流通体制的一项方向性改革。在国

家V“九五”计划和远景目标纲要》中,已经明确提出要积极发展配

送中心、代理制和连锁经营等新的营销方式。代理配送制能够使

工商企业间按照合理分工、风险共担、利益共享的原则建立起稳

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定的协作关系，从而保证医药商品快速、高效地流通。当前,美国商

品批发总额的80%以上是经过代理制实现的。

代理配送制实行统一进货、统一市无营销策略、统一核算和

批、零一体化，规模化经营优势明显。它以新的方式，将商贸代理企

业与生产企业、配送中心与中小零售商和用户联结起来，形成网络,

改变了传统商业企业组织形式，有利于建立大型的商贸企业,发挥大

中型国有商业在流通中的骨干作用;代理配送制使商贸代理企业面

对多个生产厂家，使配送中心为众多生产企业、超市、连锁后服

务。

3.4医药分业

医药分业是医疗单位的医疗服务与药品经销从管理与经营上

完全分开的一种医药流通新体制。中国“医药合一”的体制是历

史造成的。在这种体制下，医疗服务的费用被定得很低。医院的收

入主要来自药品销售的利润，导致以药补医，以药养医，甚至靠药创

收。这种体制的弊端突出表现在“小病大处方“和“高回扣让

利”。前者使医药费用大幅度提高，使医药资源浪费;后者使假冒伪

劣商品进入有了可束之机。更为严重的是，它败坏了医风医德，直接

给患者的健康带来不利影响。长期以来，医药分业的呼声日益高

涨。这一变革由于牵涉到各种利益的分配，再加上中国医药管理体

制”机构归口，分类管理”的局面，进行的难度比较大。当前，中国

正在循序渐进的推进医药分业工作。

3.5WTO的影响

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医药行业分销业务的对外全面开放时间是2004年12月

11日。国外各种资本及经营巨头的进入将全面加剧医药流通行

业的竞争。

3.6OTC制度

与医药流通体制改革密切相关的就是药品分类管理制度（OTC

制度）的建立。今年1月1日，〈处方药与非处方药分类管理办

法〉（试行）正式施行，这标志着中国药品分类管理制度的初步确立。

它对中国的医药工业和医药商业都将产生重大而深远的影响，特别

是将为传统的医药零售业带来难得的发展机遇。

第二章医药商业企业经营环境分析

1、医药商业企业近阶段的压力

来自国家政策措施的压力

做为对加入WTO的反应，国家实施了一系列药品降价措施、

GSP质量体系认证措施、环保治理措施以及流通改革和广告规范

措施。这些措施从长远来看当然是要促使国内医药企业健康发展,

经过整顿和规范，使国内医药企业逐步具备与国外企业竞争的能力,

并最终进入国际市场。但就当前来讲，国内企业则必须对企业改造

进行投入。

来自生存危机的压力

，虽然中国医药行业总产值达到2779亿元，但全国医药商业企

业的利润总额只有8.2亿元,1.6万家批发零售企业中有40%出现亏

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损状态，年销售额过10亿元的不足10家。流通环节竞争激烈，利润

空间还在逐渐削弱。

来自加入WTO承诺的压力

根据中国加入WTO的承诺:“中国1月1日起放开医药分销

服务业务,外商能够在中国从事采购、仓储、运输、配送、批发、

零售和售后服务，开放领域将按照先零售、后批发的顺序，同时取消

每个地方对医药商业企业数量的限制。“医药行业分销业务的对

外全面开放时间是2004年12月11日，这就意味着加入

WTO带来的不但仅是产品的竞争，还有医药流通等服务的竞争，使

得本已十分脆弱的医药商业企业,在资产质量、资本规模、经营理

念、运行效率、管理能力、人才素质等方面又面临实行全球战

略、全球连锁配送的跨国公司的冲击。

2、医药商业企业的机遇

固有的优势

挑战之下必然存在机遇，做为医药产业链上的中间环节,医药商

业企业拥有的最大的资本就是多年经营中形成的销售网络及终端

客户，若能在快速响应和服务能力上进行改造，则必招形成自己的核

心竞争力。抢占了竞争或合作的先机。

医药需求持续增长

随着经济发展和人们生活水平的提高，人们对健康产品（包括药

品）的需求会更加强烈。由中国的人口和发展确定了,在不远的招来

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中国肯定要成为医药消费头号大国。因此国内医药企业应力争在

规范、整顿、兼并中脱颖而出。

政策扶持，扶大扶优

“十五”规划中谈到，国家将用5年左右的时间，着力培育5-

10个面向国内外市场、多元化经营、年销售额达到50亿元左右、

具有现代营销领先水平和高度文化内涵的特大型医药商业企业集

团;建立40个面向国内市场或国内区域市场、年销售额达到20亿

元左右的大型医药商业企业集团。扶持建立10个国内外知名的医

药零售连锁企业，每家企业拥有分店达到1000个以上;建立一批区

域性医药零售连锁企业，每个企业拥有分店达到100个左右。有条

件的企业自然应想到要充分争取得到国家的扶持。

乡镇市场大有可为

当前，随着农村乡镇经济的迅速崛起,农民文化水平的不断提高,

农村乡镇的药品需求也在快速的增长,而传统的农村药品供应体系

已不能满足其需求。农村乡镇药品供应主渠道出现断层、脱节，相

对于城市局部市场由于前期圈地而引起的过热竞争现象，进军乡镇

市场不失为一条低成本的扩张之路。

3、医药商业企业的发展趋势

当前企业数量多、规模小、费用高、效益低的医药流通局面

将在市场竞争和优胜劣汰过程中，经过联合、兼并、关闭、破产，逐

步形成以区域核心批发企业为物流配送中心的医药商品流通主渠

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道,这是医药流通领域企业发展的基本趋势。

行业整合，大势所趋

起”跑马圈地”式的医药零售连锁经营以及工业企业和商业

企业的相互收购，揩继续发展成为大规模的行业整合。无论是工业

企业还是商业企业，国际资本还是国内资本，都将出现融合交叉趋势,

市场最终将形成少数大型连锁经营企业的垄断格局。垄断格局形

成后，医药连锁将由当前低成本圈地建店转向高技术投入、标准化

发展，从而在组织机构、经营机制、管理能力、信息技术、商品别

类、网点布局、服务方式、竞争手段等方面进行全方位创新。

物流建设，投资热点

物流领域已被认为是继资源领域、人力领域之后的”第三个

利润源”o医药商业企业的销售特殊性决定了一个大型医药商业

企业，如果没有区域型配送中心，就不可能实现跨地区连锁经营。如

果没有较强的仓储、运输和配送能力,就不可能使所拥有的庞大的

销售网络低成本的运作,因此建设企业自己的现代化物流系统是大

型医药企业的发展大趋势。

多业态、多元化经营

医药商业企业将逐步形成“专业药房、社区便利店、超商店

中店、一站购足式健康美丽产品专卖店、综合型仓储大卖场”多

元化经营业态。另外如果建立起现代物流系统，还将介入所处区域

的物流社会化服务。

以信息化为手段逐步走向规范管理

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对于一个大型的医药商业企业,拥有数十家分子公司，成百二千

家连锁门店，其管理是极其复杂的。如果不进行信息化,建设自己的

高效的管理系统。将不可想象能怎样运作，怎样去面对激烈的市场,

怎样去与国内外的竞争对手竞争。因此当前国内的大中型医药商

业企业都在考虑如何进行信息化建设,如何经过信息化建设逐步走

向规范管理,ERP已经成为医药商业企业提升竞争力的必须手段。

第三章医药流通行业的信息化建设现状

当前现有的多数医药商业企业由于经历过专营机制的保护，致

使企业信息化管理的进程相对缓慢，管理水平跟国外的医药商业企

业相比明显落后。管理基础的薄弱带来业务运作效率的低下及经

营成本的浪费，导致企业赢利能力差，客观上限制了医药商业企业的

发展。

1、医药商业企业信息化的问题

国内部分医药商业企业的信息化建设缺乏统一规划，信息化程

度不高。各系统由不同的开发商开发，没有建成统一的基础数据库,

而且各应用系统之间集成性很差，形成了严重的的“信息孤岛”，如

财务、业务管理软件都已使用,但不能实现数据交换和信息共享;有

些企业使用财务管理系统，但未使用业务管理信息系统;有些企业则

仅用业务管理信息系统;甚至在一些连锁零售店还没有使用管理软

件,仍靠手工处理业务。

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医药商业企业使用早期的管理软件缺乏统一部署，难以满足需

求的变化，数据流动不畅,利用价值低。伴随数据的积累，无法有效

的创立企业数据仓库，数据分析贫乏，操作繁琐，决策支持缺乏个性

化,针对性不高。

医药商业企业使用的医药管理软件多是对实际业务流程的模

拟,缺乏统一规划，扩展性、科学性较差，无法满足医药商业企业不

断变化调整的需要。

当前许多医药管理软件未产格按照GSP规范进行设计，给医药

商业企业的GSP达标认证增加了不少困难。

2、医药商业企业系统建设的要求

满足企业实施GSP的要求

要求系统完全遵循国家药品质量管理规范标准及相关政策，并

必须结合药品经营企业的实际业务运作特点和管理需要，帮助医药

经营企业GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范的高效业务

运做。

要充分适应医药流通行业特性管理及业务处理细节问题上的

不断变迁

医药商业企业都有一些非常细节的管理和控制模式及相应的

业务处理办法，随着企业自身的发展和外部市场的变动，为了适应新

的竞争要求,这些细节必然会发生调整甚至增加，这就要求系统具有

高度的灵活性（如赠样、报溢、错误的修改）和可扩展性。

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要能满足大量业务的高效工作

由于医药商业企业经营的品种多，业务量大,如何对庞大而错综复

杂信息进行及时、准确、有效的分析、处理,各岗位如何能够高效

的协同工作,这就对系统的自动化（如预警系统、采购成本自动计

算、复核拼箱、运输计划、应收应付）和智能化提出S很高要求。

同时,大型医药商业企业存在企业规模大，经营范围广，而且每年业

务数据膨胀得非常快的问题，这就对系统的数据承受能力和运行速

度提出了挑战。

业务与财务无缝衔接

由于业务和财务属于不同的部门，看问题的时间和角度不同，各自

的关心点也不同，可是她们的数据基础必须是统一的。这就要求系

统能够实现业务财务一体化，而且能够从不同的口径统计数据，以满

足不同部门的要求,达到财务监控业务的目的。

能够进行远程业务处理

大多数医药企业都存在远程仓库管理的需求，对于集团型经营

企企业来说,下属众多分公司及部门所处地域广，而业务级联系又比

较紧密，数据量又大，如:远程库房管理、配送业务管理、门后管

理。这就对系统的远程业务高效处理上提出了要求。

经营决策分析

企业制订经营战略规划，进行企业资源的统筹安排，这就需要对

企业的各种经营信息进行整合，全面掌握经营状况（包括历史和现

状）,以便能够进行各项经营的统计分析，而且利用已有的数据进行

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市场预测、市场分析、财务分析。

能够满足对决策数据管理及报表制作的高要求

集团管理的规模和复杂性决定了对各分子公司的数据统计和

数据分析要求很高,而且各企业的报表形式多变，内容上要求各个方

面的数据能够快速综合。这就对系统的决策数据管理和报表的快

速灵活制作及呈现形式的多样性提出了很高的要求。

第四章企业的管理难点

1、难以做到批号全过程跟踪,GSP规定企业对业务运作全过程的

进行全面质量管理，在计划、采购、验收、储存养护、销售、配

送、退调、售后服务等所有业务处理环节形成一个“闭路循环”，环

环相连，首尾相连,任何开口式的管理，都是不完善的。业务流程的

不规范和不科学导致当前许多医药商业企业的药品质量管理无法

达到GSP标准，企业现有的手段难以实现批号全过程动态监控，问

题更多是事后发现和处理,难以做到事前预防、实时控制和过程记

录,从而给企业带来重大损失。

2、GSP的批号跟踪导致医药商业企业无法与其它类型的商业企业

一样灵活处理习惯性的商业操作方式，例如赠样、报溢。

3、采购与市场脱节,同时由于采购协议的多样化，药品的采购成本

很难真实计算。

4、储存养护流于形式,药品的效期管理效率不高。

5、、没有标准药品编码,使进货验收、出库存在瓶颈，且容易出

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错。

6、逆向业务流程的处理容易出现问题，如退货、不合格品种的处

理。

7、如何对应收客户进行信誉额度管理，建立合理的指标体系，考核

销售、利润及应收、应付款，如何达到精确实时S解销售资金回

笼、利润实现情况并与销售人员业绩直接挂钩，对医药商业企业而

言，也是一个难题。

8、集团总部难以及时掌握分公司、连锁药店的药品销售和库存状

况，以建立合理库存，并无法做到准确、及时有效的进行药品的物流

调度达到对门店补货的自动配送。

9、药店在进行零售业务处理时，手工容易在中药饮片的十八反、

十九畏（配伍禁忌）出现失误。

10、对于连锁药店或拥有分子公司的企业来说，如何达到终端的业

务、财务数据及时汇总上传,及总部各种基本信息、价格调整信息,

促销信息、停售信息等各种决策信息的会确、及时传递，实现对市

场的迅速反映，是一个非常困难而迫切解决的问题。

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第二部分解决方案的价值体现

用友软件股份有限公司集多年ERP管理软件的开发经验，对医

药流通行业进行长期的深入调研、研究，结合多年来大量医药商业

企业基于用友产品的应用实践,在完全遵循国家药品质量管理规范

标注及相关政策法基础上充分结合药品经苣企业的实际业务运作

特点和管理需要，推出基于U8ERP产品的医药流通行业解决方案,

为医药商业企业提供完整的解决方案,帮助企业实现医药流通行业

的最佳业务实践，对医药商业企业GSP顺利达标和实现符合药品质

量管理规范的高效业务运做产生巨大的作用。

解决方案由批发管理系统、门店管理系统、物流配送管理系

统、财务管理系统、管理驾驶舱、会员管理系统、人力资源管理

系统、客户关系管理系统和专业接口模块（航天金税系统接口、银

行接口、医保社保接口、POS接口）组成。

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解决方案的目标应用对象,为所有医药商业企业（批发、连锁零

售），如下图:

医药流通结构

解决方案能为客户带来如下价值:

增加收入

♦帮助企业形成完善而富有弹性的“闭路循环”质量管理程序,

使企业对用户不断提高的质量需求具有很高的叙感性，并能及

时调整自己的运作，快速响应客户需求，提高客户满足度和忠诚

度,并带来更多的客户。

♦加快资金周转速度，提高资金使用效益

降低成本

♦提高库存周转率,降低库存成本

♦采购和销售、库存形成良好的闭环，可达到准确订货，降低采购

成本。

♦保证进货质量

♦降低销售成本费用

♦对业务流程进行全面优化,堵塞经营漏洞，避免不必要的损失

♦降低配送发运成本

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♦提高工作效率

帮助企业顺利达标和降低GSP实施成本

♦经过科学的质量管理思想体系规范医药商业企业的管理，实现

质量管理工作的制度化、规范化、程序化，使企业按照GSP管

理规范进行日常运作管理,从而提高医药商业企业的药品质量

管理水平,帮助企业进行GSP认证达标。

♦系统可自动生成药品经营质量管理相关的记录、文档、单据、

表格和GSP质量管理文件等，有利于促进企业在日常工作中严

格按照GSP要求进行业务运作,降低企业实施GSP的难度，并

极大的减少了实施GSP的工作量,使工作效率得到显著提高。

科学决策

♦提供多角度、全方位的统计分析报告，为企业管理层提供及时

有效的信息，方便决策

♦多层次的协同机制，即使适应市场变化

提升管理水平

♦企业制度与系统有机结合,规范工作流程，规范管理

♦有效的风险控制机制，帮助企业规避经营风险

♦建立高效的物流体系

♦实现企业的统一管理，合理进行企业资源调配

建立竞争优势

♦充分考虑医药商业企业的业务运作特点,并将质量管理思想体

系精细化地授权到每个人员的操作范围,形成全过程的质量管

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理,使企业在符合GSP标准的同时实现业务流程的优化和机构

职能设置的合理化、规范化，经过强化岗位责任和工作规范利

于企业实现科学化的激励机制，提高企业业务运作效率,最终达

到提高企业质量管理水平和增加企业经济效益同时并举，使医

药商业企业有限的资源获得最大的发挥和噌值。

♦全方位提升医药商业企业的核心竞争力,使企业得到良性的持

续发展，更好的面对国际竞争。

第三部分用友U8医药流通行业解决方案

第一章、系统应用目标

总体目标

建立以信息化为基础的经营管理平台，经过信息技术进行流程

优化，达到业务运作的高效和实时监控，以提高业务运作效率和降低

运作成本，在实现内部财务业务的一体化运作基础上,逐步扩展至供

应链的上下游，与上下游伙伴协同运作,帮助企业整合上下游资源,

统筹信息、货物与资金管理，以增强企业核心竞争力。

具体目标

♦实现财务业务一体化，在业务发生同区,自动生成实时凭证、会

计凭证，使财务对业务进行事前、事中控制及准确核算，实时监

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控业务进展，达到财务、业务数据实时共享、无缝集成,充分满

足企业动态管理需求。

♦经过业务集成实现流程优化，经过加快商流、物流、资金流的

周转，全面提高业务运作效率。

♦提供多角度、全方位统计分析，及时、准确描述企业经济运行

状况,从而帮助企业迅速做出正确的经营决策。

♦全面预防、实时监控业务运作过程中不符合GSP规范的操作,

并对出现的问题进行及时处理。充分考虑医药商业企业的业

务运作特点，在计划、采购、3佥收、存储养护、销售、配送售

后服务等各业务流程环节设置控制点，并将质量管理思想体系

精细化地授权到每个人员的操作范围,形成全过程的质量管

理。

♦提供完善的质量管理记录、文档、单据、表格和GSP质量管

理文件，极大提高效率。

♦实现数据共享，做到部门之间、总部与分子公司、配送中心与

连锁药店之间数据传递的及时、准确。

♦建立全面预算管理和控制体系,有效控制企业成本。

♦随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，完善业务员考核体

系。

♦强大的远程处理能力，可及时、准确地了解各层次分支机构的

销售情况和库存情况，并实现对异地分支机构的销售业务、远

程仓库业务进行动态监控。

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♦建立供货商评价体系，合理选择供货商,规避采购风险，并动态掌

握采购业务的付款和应付情况,随时掌握存货的现存量信息，从

而减少盲目采购,避免库存积压.提供采购入库成本，便于财务

部门及时掌握存货的采购成本。

♦基本杜绝库存积压与缺货情况,实现动态的效期管埋，避免小必

要的过期损失。

第二章、方案整体架构

为满足医药流通行业批发、连锁零售及批发、零售一体化等

多种经营模式的管理需要,U8提供了功能强大、全面集成的医药

流通供应链解决方案，所提供的完善功能可满足医药商业企业的全

方位管理需要，实现总部、配送中心、批发业务、门店零售的一体

化管理。

解决方案架构

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供应链管理（批发业务、连锁零售处理）包括以下系统:包括GSP质

量管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、WEB购销

存、配送调度、运输管理、门店管理。

♦财务部分:总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管

理、UFO报表、WEB财务。

♦组合模块:人力资源管理、客户关系管理、会员管理、

♦专业接口:航天金税系统、银行接口、医保社保接口、POS接

□o

以上系统功能共同构成了完整的医药流通行业解决方案。

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第三章U8医药流通行业解决方案概述

U8医药流通行业解决方案体现行业最佳业务实践，采用信息

技术对流程进行优化，经过业务集成,实现完全符合GSP规范的高

效业务运作。

以下就U8医药流通行业解决方案进行概要阐述。

1＞采购业务

整个采购业务处理流程主要包括：

♦采购计划流程

♦首营企业、品种的审批流程

♦采购协议制订流程

♦采购合同流程

♦采购验收流程

♦采购入库流程

♦采购发票管理流程

♦采购退货流程

♦进货结算付款流程

♦购进退货结算流程

♦预付款流程

♦集中采购流程（集团应用）

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♦投标流程

以下以采购计划、采购合同、采购退货流程为例，进行说明。

1.1采购计划流程

流程图

C001

相关部门米购部质量部领导

业务说明：

医药商业企业对于采购计划，一种是为满足GSP要求制订，分年

度、季度、月度采购计划，对实际业务没多大实际意义。医药批发

企业的采购业务一般直接从采购合同开始采购。

一种是为企业采购业务进行指导，避免盲目采购业务的发生，企

业进行采购计划一般分为三种:例行采购计划、大型会议或招标采

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购计划、临时采购计划。对于连锁零售企业，因采购品种多、数量

相对少，容易造成盲目采购，因此一般从采购计划开始采购业务。

流程说明：

采购计划员每年、每季度、每月要取据销售、当前库存和供

应商资信状况、季节性预测等因素制定初始的采购计划，采购部经

理审批经过后，提交质量管理部门根据质量状况进行审批，经过后交

分管领导审批，生成正式季度采购计划,同时将此计划反馈给财务、

质量、采购和销售四部门共享。

管理控制点：

♦采购计划单审批权限:采购计划需要采购部门经理、质量管理

部门、运营管理层进行审批，符合企业的权职划分。

♦系统中对进货计划制定时的参照数据提供了丰富的数据，如药

品、供货商、销售记录、库存台账等。

效益：

♦系统使企业动态掌握存货的现存量信息,从而减少盲目采购，避

免库存积压。

♦系统提供强大、准确的数据资料信息，便于业务部门的综合性

分析,提高了效率。

1.2采购合同流程

流程图

文档仅供参考

有关部门采购人员采购经理

业务说明:

采购业务能够直接从合同开始,合同和订单能够是一个概念，对

于品种、供应商签有采购协议的，合同也可从采购协议开始，对于大

部分的医药企业来说，购进记录一般是由采购合同（订单）生成。

流程说明:

文档仅供参考

采购员根据中标信息、采购申请单、市场信息、缺货信息等

采购需求进行综合,制订要货计划，如果是首营品种,则转入首营企

业或首营品种审核流程，如果不是首营品种，则判断检查未执行合同

情况，修正采购计划。若价格变动、购进数量波动大、供应商变动,

提交采购经理审核，其余自动生成采购合同。企业可根据采购合同

生成购进记录。

管理控制点：

♦合同可根据库存上下限自动生成。

♦针对供应商未及时或疏漏发货，向其发送催货函。

♦根据不同要求确定是否生成到货通知单还是验收单，若需要生

成则由相关合同生成到货通知单，再由到货单生成验收单。

♦系统对于合同执行情况进行监控。

♦最高进价控制:进行最高进价控制，则录入订单时,如果价格超过

设置价格，则无法经过，必须进行修改。

♦采购合同审批权限:对于不同的签单金额会有不同权限的人员

进行审批，当发生大宗采购时，采购业务员录入订单后,需要采

购部门经理、运营管理层进行审批，符合企业的权职划分。

♦毛利分析、畅适滞分析、销售统计表、销售记录，依据销售情

况进行采购。

收益：

♦强大的进价查泡功能，经过比价挑选合适的供货商，经过采购比

价能够降低采购成本。

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♦业务协同，部门间协同工作，提高采购效率。

1.3采购退货流程

流程图

相关部门采购部库管员仓库主管复核员配送中心

业务说明:

对于各种原因产生的进货退货业务。采购员与供应商协商退

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货事宜，如果供应商不同意退货,有质量原因的则按报损流程进行。

流程说明：

采购员提出药品退货请求，填写采购退货通知单,根据采购退货

通知单，仓库生成退货出库单，实物按销售出库的流程进行。需要销

毁的药品，保管员交仓库主管放待销毁库区，集中销毁。仓库确认出

库,减库存，此信息反馈给财务，同时仓库打印采购退货单，移交给财

务部门进行账务处理。

管理控制点：

仓储部发现质量问题或近销期的药品向采购部提供具体信息,

具体退货处理由采购部负责。

效益：

对各种近效期药品,系统可及时、正确给采购人员信息，方便其

尽快采取措施，避免企业损失。

2、销售业务

面对当今医药商业企业处在一个空前激烈的竞争环境,全面整

合销售资源、加强销售管理，迅速对市场需求做出反应，全面满足用

户个性化的需求，以嬴得客户满意，是在竞争中胜出的关键因素。

销售主要流程：

♦销售计划流程

♦销售合同流程（订单处理）

♦委托代销流程

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♦销售退货流程

♦售后服务流程

♦销售结算流程

♦调整发票流程

♦销售收款流程

♦销售预收款流程

♦绩效考核流程

♦客户管理流程

♦急救单流程

♦直调品种销售流程

♦销售价格管理

以下以对客户管理、销售计划、销售价格管理、普通销售业

务、委托代销业务、为例，进行说明。

2.1客户管理

医药流通企业中客户资源是企业生存的命脉，经过系统能够完

整的记录客户的信息，而且能够根据实际交易信息进行更新。

新增客户流程说明：

在销售中，如果客户是新客户，则必须经过开户流程。客户提出

开户申请时须提供相关证件复印件，并加盖本单位原印章。1.经营

性企业，须提供药品经营许可证、营业执照、税务登记证2非盈利

性医疗单位,须提供医疗机构执业许可证3盈利性医疗单位，须提

供医疗机构执业许可证、营业执照。业务员对证件审核经过，经过

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购买权限提示后填写开户申请表（一式两份），由销售经理审批确认

后，由业务员一份交物价部门开户，一份交营业部划入分管业务员名

下,相关文件交销售部门存档。联系人提供身份证复印件，业务员签

字确认。

管理控制点：

♦系统提供了客户分类，分类能够设置多级；

♦能够设置客户所在的地区目录和行业目录；

♦录入客户的信息，包括基本情况、联系信息、信用信息、其它

信息,而且能够设置16个自定义项。

♦如果按照业务员分管不同的客户，则利用系统的权限设置，保证

数据的保密和使用安全。

♦对于不再交易的客户能够进行停用。

2.2销售计划

企业销售计划缺乏有效预测和良好的执行监控,不能随市场变

化进行调整，常常流于形式。而经过销售管理销售计划协助企业完

成销售计划的制定、计划指针分配、计划执行情况跟踪等工作。

经过系统反馈的资料进行销售计划的执行情况跟踪。这样,企业能

够方便地针对跟踪结果进行销售计划的调整，实现部门、业务员的

业绩考核。

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部销售计划编制——

业务员销售计划编制计划执行报告

货物销售计划编制

系统提供S三种编制方式:按照部门、按照业务员、按照货物

编制。其中有关业绩考核的部门和业务员计划，能够设置计划题和

销售定额，并支持按照年度计划分摊至各个月度，而且能够根据设置

在部门或者业务员上的分摊比例，自动将全年的计划分摊至每个部

门或者业务员。货物销售计划能够按照产品类向下进行分摊，也能

够按照明细产品自动汇总得出产品类的计划数，此计划能够依据市

场预测信息,作为向供应商订货的依据。

销售计划执行报告如实的反映了计划的执行资料、定额完成

比例、计划比率。

管理控制点：

♦计划的执行情况

收益：

♦随时掌握计划的执行情况，进行业绩考评。

♦依据产品销售计划的执行情况，分析市场变化,进行适时调整

2.3销售价格体系

价格体系无疑是销售业务中的重中之重,一方面合理的价格体

系能够保证企业的适当利润的同时，扩大销售;另一方面对于采用渠

道进行产品销售的企业，价格体系必须严格有效执行,以避免恶性价

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格竞争，损坏品牌的美誉度，从而提升企业的整体竞争力。

价格体系

最新售价价格政策最新成本加成最低售价控制

存

客

货

客户+存货类户客户+存货

价

客户类+存货类价客户类+存货扣率1

格

客户格

批

量

扣率2

折

扣

操作流程

♦设置价格相关的控制参数。

♦设置价格信息。

♦日常业务处理系统自动携带相应设置信息。

管理控制及特色：

♦灵活的价格体系设置

提供设置三种方式:1）最新成本加成;2）最新售价;3）价格政美。

而价格政策中分为商品价格、客户价格,支持促销价格，能够根据企

业的实际需要设置取价的方式，而且能够选择自由项是否影响价

格。同时支持设置批量折扣。价格调整提供批量调整的功能，而且

能够对价格进行微调。

♦最低售价控制

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在实际应用中，企业往往设置有最低售价，企业提供了此项功能,

能够设置最低售价的密码。在处理业务中如果价格低于最低售价,

只有输入了正确的密码方可继续进行,从而保证了价格体系的严密

性。

♦快速报价

系统提供报价参照功能，从而在实际录入各种交易单据时万便

的查询价格，能够选择参照历次售价（来源为:报价单、订单、发货

单、发票,任选其一）以及是否按照客户过滤、显示的历史记录数,

或者取自价格政策n

♦价格政策的严格执行

2.4普通销售流程

流程图

流程说明：

首先由客户向业务员提出要货申请（要货单），由业务员检验是否

为新客户，是否为监控药品,是否为直调品种,“是“则进入相应的

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流程,“不是“则进入常规流程:进入信用审核提示后，业务员在计

算机中填写销售计划单（注明品规、价格）查询库存情况，满足（或部

分满足）时，经客户确认，库存冻结，生成正式销售单，同时填写销售的

回款方式、送货方式;若库存不满足，与客户再次确认后进入缺货流

程。仓库接受销售清单,由专人复核、点单，安排出库并将信息反馈

业务员，收款员在核对仓库开出的出库单后，经确认打印正式发票,

进行收款或产生应收款（对信用客户）。配送部门根据业务员提出

的配送要求进行配送，及时给业务员关于进度的信息反馈。客户收

到货物后给业务员书面确认。

对于现款现货的客户无需进入信用审核,由接待员进行资质审

核，营业部查询库存，满足后开票，不满足则告知客户。出库分为配

送或自提两种。对于由业务员分管的现金客户，业绩考核应纳入对

应的业务员名下，而不在营业部。

注:对于监控药品，将交由专人负责，检查其是否具备当地省医

药管理局的印鉴卡，并保存其复印件,同时应在计算机中生成记录

（购买人身份、购买数量），进入开票流程。进入销售流程，如果没有

印鉴卡，则不予开票。

控制点说明：

♦可用量控制:以订单保存时点检查可用量为例，发货单中控制不

允许超可用量发货。对于不能交付的货物，经过企业内部积极

配合，组织货源，能够避免出现到期不能交付的情况。

♦发货单进行超订单发货信息的检查。

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♦信用检查:审核的检查,信用控制层次为审批经过。

♦信用报警:在系统的应收管理中,对于超出信用的客户进行报

翼

♦遵循”先进先出，近期先出，零头批号先出”的开票原则。

♦经理能看到每张发票的利润。

♦每个业务环节有严格的时间控制。

♦对于分类发送的商品，业务员分类开票。

♦在报价过程中,客户会要求更大的折扣，如果超出了业务员的权

限，则需要销售部门经理或者更高层次的人员进行审批；

♦订单处理时，系统会自动判断是否超出客户的信用，当超出时，则

需要按照设置的信用管理审批程序，进行审批。如果审批不能

经过,即管理层不允许超信用订货，则需要业务员进行催款;系

统支持发出催款函，要求客户支付款I页，此时订单仍处于待审核

状态。有效的实现了信用控制。

2.5委托代销流程

流程图

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委托代销与普通销售部分业务相类似，主要的区别在于：

♦销售发货后形成库存销售出库单，直接经过销售结算，对委

托代销商品进行记账；

♦销售结算是根据代理商的销货清单进行结算，形成销售发

票，确认销售收入及销售成本

3、库存业务

整个库存管理流程主要包括：

♦收货流程

♦入库流程

♦出库流程

♦养护流程

♦盘点流程（动盘、静盘）

♦报损流程

♦报溢流程

♦报警处理流程（最低库存和效期管理）

以下以入库流程、出库流程为例，进行说明，并把盘点业务、货

位管理、预警等进行介绍。

3.1入库流程

业务说明：

♦入库业务分为采购入库、销售退货入库（见退货入库流程）、报

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溢入库（见报溢流程）和其它入库。采购入库是采购部门与供

货商建立供货合同，当供货商履行供货合同而到货时，由验收部

门对到货进行验收，验收合格的品种进行入库操作。

♦入库处理（增加库存）只是修改相应的库存台账、流水账、库存

明细,计算库存药品的平均价格。入库处理操作会引起库存上

限检查动作。

3.2出库流程

流程说明：

♦出库包括销售出库、报损出库（见报损流程）、采购退厂出库（见

采购退货流程）和其它出库。销售出库是销售部门根据客户的

需求进行销售开票，保管员根据销售开票信息生成出库单，进行

实物出库。出库的实物由复核员根据出库单进行复核配货，客

户能够自提或者送交配送中心，进行统一配送。

♦其它出库与销售出库同样处理,只是销售价格为零。

♦出库操作需要修改库存台账、明细、流水，同时检查是否低于

最低库存，如果低于最低库存则调用采购订货申请操作,而且通

知采购员。

3.3盘点业务

业务说明：

♦盘点方式灵活J）能够选择按照仓库、批次、产品大类盘点;2）

对于保质期产品能够选择对应的失效日期、临近天数、矢效

文档仅供参考

天数信息;3）能够选择按照盘点周期进行盘点，对于账面为零的

产品可选择是否盘点。

♦实用性:盘点期间实际的出入库信息作为调节数，从而能够按照

账面调节数与实际盘点数得出盘盈、盘亏情况。

♦对于部分存在自然损耗的商品，能够根据直观的反映合理损耗

率和实际损耗率,从而区分不同情况进行账务处理。

3.4货位管理

满足对存放地点的货位管理要求。货位能够分级，能够管理固

定货位和动念货位°

3.5库存管理报表及预警体系

有效期报警能够设置报警的时间，例如，设置在失效前30天报

警,在失效期当天写入失效表。根据销售策略将符合销售策略的药

文档仅供参考

品写入销售策略表。

根据库存量产生库存量报警。由库存量报警产生药品的采购

计划单。

♦有效期和库存量的报警每天开机时先提示相关的人员。

♦安全库存预警:对低于安全库存的商品进行报警。

♦超储短缺报警:对于超储和短缺商品进行报警。

♦呆滞积压分析:能够根据商品的呆滞积压标）隹进行分析。

♦灵活多样的账簿和统计报表:库存台账、批次台账、收发存汇

总表、存货分布表、库龄分析、缺料统计表等。

3.6库存展望

利用库存展望能够提前针对各种商品的库存情况，进行相应的

安排。

提供展望日的商品的预计库存情况，以便于提前了解今后某一

时点的结存，此期段内的预计入库、预计出库情况。其中预计入、

预计出能够根据业务需要自行定义。

♦预计入库包含以下内容,能够自由选择一一已请购量、采购在

途量、调拨在途量、到货在建量；

♦预计出库包括:已订购量、调拨待发量、待发货量。

3.7其它应用

批次管理

满足对于药品批次管理的需求，提供了批次台账、批次汇总表,

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从而掌握批次管理商品的收发存状况。实际业务处理时系统能够

按照批号先进先出或者近效期现出的方式自动确定批号。

保质期管理

药品均有一定的保质期，经过保质期管理功能能够实现药品的

效期管理。对药品的失效日期进行监控。对过期的商品进行报警

提示，对于即将到期的商品进行预警，便于企业采取有效的手段，从

而避免产品的过期损失。

出库追踪入库

对出库进行跟踪,可实现对存货的质量、供应商进行跟踪。从

而满足业务的追溯需要。例如:能够针对问题产品，进行原因分析,

首先能够经过系统查出对应的供货信息,从而进一步追查原因，及时

解决问题。

出库单跟踪入库单提供两种跟踪方式，第一种由用户手工跟踪,

如在各种出库单的表体增加入库单号、供应商两项内容，由用户选

择出库对应的入库单。第二种方式由系统自动跟踪启动跟踪提供

先进先出、先进后出两种方法。

条形码应用

条形码技术当前广泛应用于医药流通企业，系统提供了条形码

管理功能，对入库、出库、盘点等库存业务，利用条形码技术进行扫

描采集资料，提高库存的准确性、提高企业的作业效率。

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4、GSP管理

4.1概念

U8.50GSP系统面向国内医药商业企业应用,涵盖了GSP标准

所要求的所有业务记录、文档、单据、表格,并实现了质量管理程

序、企业管理制度及文件管理的规范化、无纸化，系统在功能架

构、业务处理、业务流程的设计上完全遵循国家药品质量管理规

范标准及相关政策，并充分结合药品经营企业的实际业务运作特点

和管理需要，将GSP标准全面融入整个系统功能模块之中,有机贯

穿于整个业务流程之中，贯穿于整个组织机构的每个岗位之中，完美

有效地达到提高药品质量管理水平和增加企业经济效益同时并举,

对帮助医药经营企业GSP顺利达标和实现符合药品质量管理规范

的高效业务运做产生巨大的作用。

4.2系统优势

1、全面性

U8.50GSP系统包括了药品经营质量管理规范中的各项业务

记录、质量管理程序、企业管理制度及文件系统，充分满足GSP标

在的全面质量管理需要。

2、权威性

用友软件股份有限公司在医药领域具有丰富的行业经验，在同

国家药品监督管理局、各省市药监局在GSP方面进行广泛交流和

合作的同时，也与权威机构共同进行GSP的研究。U8.50GSP系统

文档仅供参考

的各种记录、单据、表格、文字资料均参照GSP标准设计,各项业

务处理也严格按照GSP要求的规定程序进行操作。

过程记录、三三制检查、先进先出原则、批号的全程跟踪管

理等关键思想集成于系统各个部分，有机地融合在企业日常业务管

理之中。

3、实用性

充分考虑药品经营企业的实际业务运作特点和管理需要，利于

企业在业务运作中按照GSP要求进行运作。系统可自动生成并保

存GSP标准所要求各项记录、文档、单据、表格等，有效避免因手

工重复抄写资料或任意删补修改带来的各种问题。

4、集成性

GSP系统与U8.50供应链系统无缝集成，数据共享，可实时进行

各种数据交换达到协同工作。

5、灵活性

灵活轻松的自由设置:系统为单据设置了十个自定义防，灵活

的系统设置功能:自定义单据屏幕格式及刁印格式，自定义输出的账

表格式。灵活的统计分析功能:可按单据的自定义项目和自由项进

行统计分析。

4.3GSP主要业务流程

以下对GSP主要业务流程做一介绍:采购到货质量检验业务流

程、销售退货质量检验业务流程、库存药品质量养护检查业务流

程、不合格药品处理流程、出库质量复核业务流程、在库养护检

文档仅供参考

查质量复检业务流程、首营企业首营品种审批流程、特殊药品管

理、日