员工离职与岗位替换指导书

员工离职与岗位替换指导书一、前言为规范员工离职流程，保障工作交接有序进行，保证岗位空缺期间业务连续性，同时维护企业与员工的合法权益，特制定本指导书。本指导书适用于企业各部门员工主动离职、被动离职（协商解除、劳动合同到期未续签等）及岗位替换全流程管理，旨在通过标准化操作降低离职风险，提升岗位替换效率。二、适用范围与工作目标（一）适用范围离职场景：员工主动辞职、企业依法解除劳动合同、劳动合同终止等；替换场景：内部岗位调动、外部招聘、临时顶岗、岗位合并/拆分等导致的岗位替换需求；适用对象：人力资源部、用人部门、离职员工、接岗员工及相关协作部门。（二）工作目标保证离职员工工作交接无遗漏，关键信息、资产、责任清晰传递；保障岗位替换周期合理，避免因岗位空缺影响业务推进；规范离职与替换过程中的合规操作，降低劳动纠纷风险；保障企业核心数据、客户资源及知识产权安全。三、员工离职全流程操作指引（一）离职申请与审批主动离职员工需提前30日（试用期提前3日）以书面形式向直属部门负责人提交《员工离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期及工作交接意向；部门负责人收到申请后2个工作日内与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因，尝试挽留（如需挽留，需记录面谈内容及员工反馈）；面谈后，部门负责人签署意见（同意/不同意），连同《离职申请表》提交人力资源部审核。被动离职企业因业务调整、绩效不合格等需解除劳动合同的，由人力资源部提前30日（或支付代通知金）向员工发出《解除劳动合同通知书》，明确解除原因、依据及离职日期；员工确认后，签署《解除劳动合同确认书》，人力资源部同步启动离职流程。（二）工作交接准备人力资源部职责向离职员工及接岗人明确交接标准，提供《工作交接清单模板》；通知相关部门（如IT部、行政部、财务部）暂停离职员工权限（系统账号、门禁、办公设备等）。用人部门职责指定接岗人（优先内部调动，若无则启动招聘），明确交接范围及时间节点；协助离职员工梳理工作内容，包括：正在进行中的项目及进度；经手客户/供应商联系方式及合作背景；工作文件、数据、密码（系统账号、邮箱等）及资产（设备、钥匙等）；待办事项及后续跟进责任人。（三）工作交接执行交接双方需在3个工作日内完成《工作交接清单》逐项确认，签字确认后由用人部门留存原件，人力资源部、财务部备份；关键交接要求：数据文件：电子数据需刻盘或加密移交，纸质文件需分类整理并标注“已交接”；客户资源：需对接岗人进行客户背景介绍，必要时安排三方会议确认；资产设备：办公设备（电脑、手机等）需检查功能完好，签署《资产交接单》；待办事项：明确未完成事项的截止时间、责任人及所需支持。（四）离职手续办理财务部：结清离职员工工资、奖金、报销款项，确认无未结清款项后签署《薪资结算确认书》；行政部：回收工牌、门禁卡、办公钥匙等物品，办理社保、公积金停缴手续；人力资源部：更新员工信息，办理离职证明开具（需注明劳动合同期限、离职日期、岗位等信息），归档离职相关资料（《离职申请表》《交接清单》《解除合同确认书》等）。（五）离职后跟进用人部门需在离职员工离职后1周内确认接岗人工作衔接情况，对交接遗漏项及时补充；人力资源部在离职后1个月内进行电话回访（主动离职员工），知晓离职后感受及对企业建议，记录并归档。四、岗位替换实施步骤（一）岗位需求分析与评估用人部门：因员工离职导致岗位空缺时，需在离职申请审批通过后3个工作日内提交《岗位需求评估表》，明确：岗位职责、核心工作目标；任职要求（学历、经验、技能、资质等）；替换优先级（紧急/非紧急）、期望到岗时间；是否可拆分职责、临时调配或内部招聘。人力资源部：审核《岗位需求评估表》，与用人部门确认岗位需求合理性，评估内部调配可行性（如内部人才库匹配度）。（二）制定招聘与替换计划内部优先：若内部有合适候选人，由用人部门推荐，人力资源部组织跨部门面试，通过后办理内部调动手续，签署《内部岗位调动协议》，明确新岗位职责、薪资及生效日期。外部招聘（内部无合适候选人时）：人力资源部根据岗位需求制定招聘计划，明确招聘渠道（招聘网站、猎头、校园招聘等）、招聘流程（简历筛选→初试→复试→背景调查→录用）、时间节点；用人部门参与简历筛选及面试，评估候选人岗位匹配度。（三）选拔与录用面试评估：初试（人力资源部）：考察基本素质、离职动机、薪资期望；复试（用人部门负责人）：考察专业技能、项目经验、团队协作能力；关键岗位需增加终试（分管领导），确认候选人综合能力。背景调查：对拟录用候选人进行背景调查（工作履历、离职原因、有无不良记录等），重点核实关键信息（如学历、过往业绩），调查结果需用人部门及人力资源部双确认。录用通知：背景调查通过后，人力资源部发出《录用通知书》（注明岗位、薪资、入职时间、需提交材料等），候选人确认后签署《录用确认书》。（四）新员工入职与岗位衔接入职准备：人力资源部提前1周通知新员工入职，准备劳动合同、入职须知、办公设备及工位；用人部门安排入职引导人，制定《新员工入职引导计划》（含部门介绍、岗位职责、流程培训等）。岗位衔接：新员工入职后1周内，由用人部门组织与原离职岗位交接人（如仍在职）或部门负责人进行工作对接，明确短期工作目标；试用期内，用人部门需每周跟进新员工工作进展，及时解决问题，保证岗位平稳过渡。（五）替换效果评估试用期评估：新员工试用期满前10日，用人部门需根据《岗位说明书》及试用期表现填写《试用期考核表》，评估是否转正；岗位稳定性评估：转正后3个月，人力资源部与用人部门沟通，评估岗位替换效果（如工作完成质量、团队融入度、业务连续性等），记录并作为后续招聘优化依据。五、配套工具模板模板一：《员工离职申请表》申请人信息姓名*部门*岗位*入职日期*预计离职日期*离职原因□主动辞职□协商解除□其他工作交接计划交接范围：□项目文件□客户资料□系统账号□资产设备□其他（请注明）预计交接完成日期：*接岗人：*部门意见负责人签字：*日期：*人力资源部审核意见：□同意□不同意（请注明原因）签字：*日期：*模板二：《工作交接清单》交接类别交接项目详细说明（数量、位置、状态等）交接人确认接岗人确认部门负责人确认文件资料项目A资料含合同、进度表、会议纪要（共5份，存于部门档案柜）***客户名单含20家客户联系方式及合作背景（Excel版已发送至接岗人邮箱）***系统账号OA系统账号：*，密码已修改并交接***企业邮箱账号：*，历史邮件已导出备份***资产设备公司笔记本电脑型号：，序列号：，完好无损***门禁卡卡号：*，已注销***待办事项未结清应收账款客户B，金额元，预计收款日期***模板三：《岗位需求评估表》岗位信息岗位名称*所属部门*空缺原因□离职□调岗□新增原岗位人员*期望到岗日期*替换优先级□紧急（15日内）□非紧急（30日内）岗位职责1.负责项目全流程管理；2.维护客户关系，达成销售目标；3.制定月度/季度工作计划。任职要求学历：本科及以上；专业：市场营销相关专业；经验：3年以上同岗位经验；技能：熟悉CRM系统，具备优秀的沟通协调能力。其他需求是否接受加班：□是□否；出差频率：□每月1-2次□无用人部门意见负责人签字：*日期：*人力资源部审核意见：□同意□需补充说明签字：*日期：*六、关键风险提示与合规要求（一）合规性要求离职流程需严格遵守《劳动合同法》相关规定，如主动离职需提前30日通知，被动离职需符合法定条件并支付经济补偿（如需）；《离职证明》需注明法定必备信息，不得包含侮辱性语言或虚假信息；工作交接需在离职前完成，未完成交接不得办理离职手续（特殊情况需部门负责人书面确认）。（二）风险防控保密风险：涉密岗位（如技术研发、财务核心岗）离职员工需签署《保密协议》，明确离职后竞业限制期限及补偿标准（如适用）；业务连续性风险：关键岗位（如部门负责人、核心技术岗）需提前识别离职风险，储备后备人才，避免“一人一岗”导致业务中断；劳动纠纷风险：离职面谈需做好记录，对员工提出的合理诉求（如薪资结算、年假补偿）及时响应并解决，避免矛盾激化。（三）员工关怀对离职员工（尤其是被动离职