企业文档归档管理制度文件分类管理版

企业文档归档管理制度文件分类管理版一、前言为规范企业内部文档管理，保证文件归档的系统性、完整性和安全性，提高文档检索与利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制规范》等相关法规，结合企业实际运营需求，制定本制度。本制度旨在明确文件分类标准、归档流程及管理职责，为企业各项业务活动提供有效的文档支撑。二、总则（一）适用范围本制度适用于企业总部及各分支机构、各部门在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文档、电子文档（含邮件、即时通讯记录、电子报表等）的归档管理。（二）术语定义归档文件：指企业在各项活动中直接形成的、对后续工作具有查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。分类编码：按照文件属性和管理需求，对归档文件进行科学分类并赋予唯一标识符的过程。保管期限：根据文件的价值和重要性，划分的档案留存时间（如永久、30年、10年等）。（三）管理原则集中统一管理：由企业档案管理部门（如行政部/档案室）统筹归档工作，各部门配合执行。分类科学规范：以文件形成规律和内在联系为依据，保证分类逻辑清晰、层级合理。全程动态管控：覆盖文件从形成、流转到归档、保管、销毁的全生命周期，实现可追溯管理。三、制度适用范围与核心应用场景（一）适用对象企业层级：总部各部门、各分公司、子公司、驻外机构。文件类型：包括但不限于行政管理类（如制度、会议纪要）、经营管理类（如合同、报表）、人力资源管理类（如劳动合同、培训记录）、财务管理类（如凭证、账簿）、项目管理类（如立项文件、验收报告）、科技研发类（如专利图纸、实验数据）等。（二）核心应用场景日常文件归档：各部门在业务处理中形成的常规文件（如请示、报告、通知），需按月整理归档。年度档案整理：每年年末对全年文件进行系统分类、编码、立卷，形成年度档案。专项工作归档：针对重大项目、审计检查、法律诉讼等专项活动形成的文件，需在活动结束后30日内完成归档。历史档案调阅：员工因工作需要查阅历史文件时，通过档案管理系统或线下流程申请调阅。档案移交与销毁：保管期限届满的档案，经鉴定后按规定程序销毁；企业重组、合并时需完成档案移交。四、文件归档分类全流程操作指南（一）第一步：文件收集与初步整理收集范围：部门在履职过程中形成的正式文件（含红头文件、签批件、会议纪要等）；具有法律效力的文件（如合同、协议、招投标书、法律文书等）；反映企业重要活动的记录（如项目立项报告、验收报告、审计报告等）；电子文档需同步收集原始文件及元数据（如创建时间、修改记录、作者等）。整理要求：纸质文件：去除订书针、回形针等金属物，对破损文件进行修补，按“一事一件”原则初步组卷；电子文件：检查文件完整性，保证可正常打开，重要电子文件需纸质版备份；标注文件来源：在文件首页右上角用铅笔注明“部门名称、形成日期、经手人*”。（二）第二步：文件分类一级类目划分（按职能）：一级类目代码类目名称包含范围示例A行政管理类制度、会议纪要、公文、印章管理文件等B经营管理类年度计划、经营分析报告、合同、客户资料等C人力资源管理类招聘文件、劳动合同、薪酬报表、培训记录等D财务管理类会计凭证、账簿、报表、税务文件等E项目管理类立项文件、可行性研究报告、验收报告等F科技研发类专利文件、研发图纸、实验数据、技术标准等G其他类无法归入上述类目的重要文件二级类目划分（按业务或文件类型）：以“行政管理类（A）”为例，二级类目可设为：A1：综合制度（含企业章程、基本管理制度等）；A2：会议管理（含各类会议纪要、议程等）；A3：公文管理（含请示、报告、通知等）；A4：后勤保障（含固定资产、车辆管理文件等）。特殊文件分类：跨部门形成的文件（如联合项目文件），由主办部门牵头分类，协办部门配合提供材料；涉密文件单独设立“密级类目”（如H1：绝密、H2：机密、H3：秘密），按保密规定管理。（三）第三步：文件编码与编号编码规则：采用“一级类目代码+二级类目代码+年份+流水号”格式，示例：行政管理类中的“综合制度”2024年第3份文件：A1-2024-003财务管理类中的“凭证”2024年第15份文件：D3-2024-015编号要求：流水号按自然年度从001开始连续编制，跨年重新编号；电子文件编号需与纸质文件一致，并在文件名中体现编码（如“[A1-2024-003]公司考勤管理制度.pdf”）；涉密文件在编码后标注密级，如“H1-2024-001（绝密）”。（四）第四步：文件归档与移交归档时间：日常文件：每月结束后5个工作日内，各部门完成整理并移交档案室；年度文件：次年3月31日前完成上一年度全部文件归档；专项文件：专项活动结束后30日内完成归档。移交流程：填表：部门填写《文件归档移交清单》（详见第五部分模板），注明文件名称、编码、页数、保管期限等信息；审核：部门负责人*审核文件完整性，签字确认后提交档案室；交接：档案管理员*核对清单与实物，确认无误后双方签字，档案室留存一份清单备查。（五）第五步：档案保管与维护保管场所：纸质档案：存入符合档案保护要求的专用档案柜，库房保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施；电子档案：存储于企业专用服务器或加密云盘，定期进行备份（本地备份+异地备份），备份频率不低于每月1次。定期检查：档案室每半年对纸质档案进行一次清点，检查有无虫蛀、霉变、破损等情况，发觉问题及时处理；每季度对电子档案进行一次备份有效性测试，保证文件可正常读取。（六）第六步：档案借阅与利用借阅权限：普通文件：员工因工作需要借阅时，需经部门负责人*审批；涉密文件：需经分管领导*审批，借阅时需在档案室现场查阅，不得带出；外部单位借阅：需持单位介绍信及有效身份证件，经企业总经理*批准。借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》（详见第五部分模板），注明借阅事由、归还时间；审批通过后，档案管理员*按要求提供档案，借阅人当场核对文件数量及完整性；借阅期限：普通文件不超过7个工作日，特殊文件需延期时需重新申请；归还时，档案管理员*检查文件有无损坏、缺页，确认无误后签字确认。（七）第七步：档案鉴定与销毁鉴定组织：保管期限届满的档案，由档案室牵头，组织行政部、法务部、相关业务部门成立鉴定小组，对档案价值进行评估。销毁流程：鉴定小组提出《档案销毁清单》，注明文件编码、名称、保管期限、销毁原因等信息，经分管领导*审批；销毁时需由2人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案进行彻底删除（保证无法恢复）；监销人签字确认《档案销毁清单》，档案室留存销毁记录备查。五、常用文件分类与归档管理模板模板一：文件归档移交清单序号文件编码文件名称形成日期页数保管期限备注1A1-2024-001公司考勤管理制度2024-01-158永久含附件2B2-2024-012第二季度销售合同汇总表2024-06-301530年电子版1份3C3-2024-0052024年新员工培训记录2024-03-202210年…移交部门：行政部移交人：*接收部门：档案室接收人：*日期：2024-07-05模板二：档案借阅申请表借阅人姓名*所在部门市场部借阅事由起草2024年第三季度销售计划，需参考2023年同期合同数据借阅文件清单文件编码：B2-2023-015，文件名称：2023年第三季度销售合同及执行情况归还时间2024-07-12部门负责人审批意见同意借阅，请按期归还。签字：*日期：2024-07-08档案管理员意见已按流程提供借阅，请妥善保管。签字：*日期：2024-07-08模板三：档案销毁清单序号文件编码文件名称保管期限销毁原因备注1D4-2014-0082014年度费用报销凭证10年保管期限已届满2E1-2015-020项目中期验收报告（2015年）10年保管期限已届满电子版已备份………………鉴定小组意见经鉴定，上述档案无继续保存价值，同意销毁。组长：*成员：、审批意见同意销毁。签字：*（分管领导）日期：2024-06-30监销人：*监销人：*销毁日期：2024-07-10六、文件分类归档管理关键注意事项（一）保密与安全涉密文件需单独存放，借阅严格执行审批流程，严禁复制、摘抄（经批准除外）；电子档案传输需加密，严禁通过非企业授权渠道（如个人邮箱）发送涉密文件；档案库房严禁烟火，配备消防器材，定期检查电路安全，非档案管理人员未经许可不得入内。（二）及时性与准确性文件需在规定时间内完成归档，严禁拖延或积压，保证档案的时效性；分类编码需严格按照本制度执行，不得随意更改或简化，保证档案的唯一性和可追溯性；归档文件内容需真实、完整，不得缺页、漏项，重要文件需保留签批原件。（三）人员与培训各部门需指定1-2名兼职档案管理员，负责本部门文件收集、整理和初步审核，档案室定期组织业务培训；档案管理人员需具备档案管理专业知识，熟悉相关法规制度，定期参加档案管理技能提升培训；员工离职或岗位变动时，需办理文件交接手续，保证档案管理工作的连续性。（四）常见问题规避避免“重纸质、轻电子”：电子档案需与纸质档案同步归档，保证双套制管理；避免“