信息技术基础项目化教程（Windows 10+WPS Office 2019）课件 模块3 项目三 高级编排 WPS 文档（6课时）

模块3

WPS文字操作与应用项目三高级编排WPS文档小杨为宜昌市某公司综合部员工，经常要批量制作邀请函、荣誉证书等文档，还需要负责公司制度、方案等长文档的制作、审阅和打印。小杨可通过WPS的邮件合并、高级编排等功能提高相关文档的制作和编辑效率。知识目标（1）学习编辑长文档的常用知识。（2）学习审阅并修订文档的相关知识。技能目标（1）能够根据需要完成邮件合并。（2）能够使用样式快速统一文档格式。（3）能够为文档添加合适的封面、目录、水印、页眉和页脚、脚注、题注。（4）能够按照需求对文档进行保护、审阅、修订和打印。素养目标（1）养成良好的文档处理习惯。（2）进一步提升文档的整体编排能力。（3）意识到提高工作效率的重要性，能够采取合适的方法改进工作方式。（4）了解就业入职的基本常识。任务一制作“入职邀请函”文档--完成效果公司通过校园招聘活动招聘了一批新员工，现要给新员工邮寄入职邀请函，综合部员工小杨准备通过WPS文字的邮件合并功能完成邀请函的制作（一）打开数据源“入职邀请函”文档中的数据可能来源于不同的途径，WPS文字支持多种格式的数据源，用户可以直接打开并引用数据源。具体操作如下。（1）打开“入职邀请函.docx”文档，单击“引用”选项卡中的“邮件”按钮，切换到“邮件合并”选项卡。（2）单击选项卡中的“打开数据源”按钮，打开“选取数据源”对话框，在“位置”下拉列表中选择数据源的保存位置，选择“新入职员工名单.xls”文件，然后单击“打开”按钮，完成数据源的选择，如图3-66所示。（二）选择收件人获取“入职邀请函.docx”文档的数据源后，需要将数据源中的部分数据与邮件合并的主控文档关联在一起，即对邮件合并收件人进行设置。具体操作如下。（1）单击“邮件合并”选项卡中的“收件人”按钮，打开“邮件合并收件人”对话框。（2）在“收件人列表”中选择收件人，取消选中不需要发送邀请函的人员的复选框，然后单击“确定”按钮，如图3-67所示。（三）插入合并域设置好邀请函的收件人后，可以插入合并域将邮件合并的主控文档与打开的数据源关联起来，这是批量制作文档的关键。具体操作如下。（1）将文本插入点定位到“尊敬的”文本后，单击“邮件合并”选项卡中的“插入合并域”按钮，打开“插入域”对话框，在“域”列表框中选择“姓名”选项，然后单击“插入”按钮，如图3-68所示。（2）单击“关闭”按钮关闭对话框，返回文档后在文本插入点处可查看插入的域。（3）使用相同的方法插入“称谓”域、“入职岗位”域。（四）预览合并效果插入域后，可将合并域转换为收件人列表中的实际数据，以查看域的显示结果，判断是否符合邀请函的制作要求。具体操作如下。（1）单击“邮件合并”选项卡中的“查看合并数据”按钮，合并域中将显示收件人列表中的第一条记录。（2）单击“下一条”按钮将显示第二条记录，继续查看收件人列表中的其他记录。（五）执行邮件合并操作确认邮件合并内容无误后，就可以根据需要选择合并方式，得到最终的邀请函。具体操作如下。（1）单击“邮件合并”选项卡中的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框，选中“全部”单选项，再单击“确定”按钮，如图3-69所示。（2）系统新建一个文档，并在文档中显示邮件合并的效果，然后将文档保存为“合并后的入职邀请函.docx”。任务二编排“考勤管理制度”文档-完成效果公司规章制度类文档是对格式要求比较严格的长文档，长文档的结构较复杂。公司综合部员工小杨准备用WPS文字对公司的“考勤管理制度”进行编排，使文档格式更加规范、文档结构更加清晰。请先进行如下设置，以便查看全部格式标记文件——选项——视图——格式标记——全部。（一）应用样式统一格式“考勤管理制度”文档中有大量的文字，可以为这些文字应用WPS文字内置的样式，若这些样式不能满足需要，还可以修改样式或新建样式。具体操作如下。（1）打开“考勤管理制度.wps”文档，将文本插入点定位到“公司考勤管理制度”标题文本中，在“开始”选项卡的样式列表框中选择“标题1”选项，即可为标题应用“标题1”样式。在“标题1”选项上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改样式”命令，如图3-70所示。（2）在打开的“修改样式”对话框的字号下拉列表中选择“小初”选项，单击“居中”按钮，再单击“确定”按钮，如图3-71所示。（3）选择“总则”文本，在样式下拉列表中选择“新建样式”选项，打开“新建样式”对话框。在“名称”文本框中输入“章节”文本，在字号下拉列表中选择“小一”选项，单击“加粗”按钮，再单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“段落”选项，如图3-72所示，打开“段落”对话框。（4）在“缩进和间距”选项卡的“常规”栏中的“对齐方式”下拉列表中选择“居中对齐”选项，在“段前”和“段后”数值框中均输入“0.5”，然后单击“确定”按钮，如图3-73所示。（5）返回“新建样式”对话框，单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编号”选项，打开“项目符号和编号”对话框，打开“编号”选项卡，在下方的列表框中选择所需的样式，然后单击“自定义”按钮，如图3-74所示。（6）在打开的“自定义编号列表”对话框的“编号格式”文本框中的带圈数字前输入“第”文本，在带圈数字后输入“章”文本和两个空格，然后单击“确定”按钮，如图3-75所示。（7）返回“新建样式”对话框，单击“确定”按钮，将新建的“章节”样式应用于“总则”文本，然后为同级别的段落应用“章节”样式。（8）使用相同的方法新建“条款”样式，过程如图3-76、图3-77和图3-78所示，并将其应用到文档的相应段落。（9）将文本插入点定位到“第四条”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重新开始编号”命令，如图3-79所示，系统将重新从第一条开始编号。（10）使用相同的方法继续对各章节进行重新编号。（11）设置“总则”下的正文段落首行缩进两个字符。（二）插入封面和目录为“考勤管理制度.wps”文档添加封面和目录，可使文档更美观，也便于查看文档内容。具体操作如下。（1）单击“插入”选项卡中的“封面页”按钮，在弹出的下拉列表中选择“预设封面页”栏中的第2个封面样式，系统将在文档首页插入选择的封面样式。（2）修改文本框中的文本，并设置文字格式，删除封面中多余的文本框。选择图片，设置高度为29.7厘米，宽度为21厘米。分别选择文本框和预设的背景图片，单击“绘图工具”选项卡中的“对齐”按钮，在弹出的下拉列表中选择“水平居中”选项，预设背景图片选择“水平居中”和“垂直居中”选项，设置完成后的效果如图3-80所示。（3）将文本插入点定位到“公司考勤管理制度”标题文本前，单击“引用”选项卡中的“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择“智能目录”栏中的第2目录样式，如图3-81所示。（4）在打开的“提示”对话框中单击“是”按钮，系统将在文本插入点处插入目录，并且自动打开“目录”任务窗格。（5）在目录中选择“公司考勤管理制度”所在行，按Delete键将其删除，然后选择“目录”文本，设置其字号为“小一”，再单击“加粗”按钮加粗文本。（6）选择目录内容，将其字号设置为“小三”。（7）将文本插入点定位到“公司考勤管理制度”标题文本前，单击“插入”选项卡中的“分页”按钮，在弹出的下拉列表中选择“分页符”选项，如图3-82所示。系统将在文本插入点处插入分页符，且文本插入点后的内容将在下一页显示。（三）添加水印对于公司内部文件，为了避免他人随意使用，可以设置水印。下面为“考勤管理制度.wps”文档添加水印。具体操作如下。（1）将文本插入点定位至第3页的任意段落中，单击“插入”选项卡中的“水印”按钮，在弹出的下拉列表中选择“点击添加”选项，如图3-83所示。（2）在打开的“水印”对话框中选中“文字水印”复选框，在“内容”下拉列表框中输入“内部文件”，在“字体”下拉列表中选择“微软雅黑”选项，在“字号”下拉列表中选择“150”选项，在“颜色”下拉列表中选择“白色，背景1，深色15%”选项，在“版式”下拉列表中选择“倾斜”选项，在“透明度”数值框中输入“50”，然后单击“确定”按钮，如图3-84所示。（3）再次单击“水印”按钮，弹出的下拉列表中的“自定义水印”栏中将显示自定义的文字水印，选择自定义水印，将其添加到文档中。（四）自定义页眉和页脚为了提升“考勤管理制度.wps”文档的阅读效果，可以在页眉、页脚中添加公司名称，同时设置页码。具体操作如下。（1）单击“插入”选项卡中的“页眉页脚”按钮，进入页眉页脚编辑状态。（2）将文本插入点定位到第2节的页眉处，单击“页眉页脚”选项卡中的“页眉页脚选项”按钮，如图3-85所示。（3）在打开的“页眉/页脚设置”对话框中选中“首页不同”和“奇偶页不同”复选框，再取消选中“奇数页页眉同前节”和“奇数页页脚同前节”复选框，然后单击“确定”按钮，如图3-86所示。（4）在第2节奇数页页眉中输入“××技术有限公司宜昌分公司”文本，并将文字格式设置为宋体、三号、右对齐，如图3-87所示。（5）单击“边框”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“边框和底纹”选项，打开“边框和底纹”对话框，设置页眉下框线并将其应用于段落，单击“确定”按钮，如图3-88所示。注意：如果只添加页眉下划线，可以通过“页眉横线”菜单实现。（6）在第2节偶数页页眉中输入“考勤管理制度”文本，将文字格式设置为宋体、三号、左对齐，并添加下框线。（7）将文本插入点定位到第2页奇数页页脚处，单击“页眉页脚”选项卡中的“页码”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“预设样式”栏中的“页脚中间”选项，如图3-89所示。（8）将文本插入点定位到第2节首页的页脚（目录页页脚）处，单击页码上方的“删除页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择“本页”选项，删除本页的页码，如图3-90所示。（9）将文本插入点定位到第3节奇数页页脚处，单击“重新编号”按钮，在弹出的下拉列表的数值框中输入页码起始值“1”，如图3-91所示，然后按Enter键确认更改页码起始值。（10）单击“页眉页脚”选项卡中的“关闭”按钮，退出页眉页脚编辑状态，返回普通视图。（五）插入脚注脚注一般位于页面底部，用于说明文档的某处内容。下面为“考勤管理制度.wps”文档设置脚注。具体操作如下。（1）将文本插入点，定位到第5页中的“第十章打卡”文本后，单击“引用”选项卡中的“插入脚注”按钮，如图3-92所示。（2）文本插入点将自动定位到所选文本所在页面的底部，输入脚注信息“由综合部负责实施”。（六）为表格插入题注“考勤管理制度.wps”文档中有部分表格，为了更好地管理和查找表格，可以添加题注。具体操作如下。（1）将文本插入点定位至第一个表格的上方，然后按Enter键增加空行，使该表格的内容全部显示在一页中。选择该表格，单击“引用”选项卡中的“题注”按钮，打开“题注”对话框。在该对话框中“标签”默认为“表”，在“题注”文本框中的标签和编号后面输入“表1年假天数计算”文本，最后单击“确定”按钮，如图3-93所示，系统将在表格上方添加设置好的题注。（2）选择