公司文秘岗位试题及答案

公司文秘岗位试题及答案一、单项选择题（每题2分，共30分）1.公司收到一份标注“绝密”的政府文件，文秘人员第一时间应：A.复印一份留存备查B.立即登记并呈送法定代表人亲启C.拍照发至工作群提醒领导D.先拆阅判断内容再决定处理方式答案：B2.下列关于公文“签发”环节的表述，正确的是：A.签发人只能为分管副职B.联合发文时，所有主办单位负责人必须会签C.签发日期以领导最后签字日期为准D.签发后文件内容仍可小范围调整答案：C3.在Word2019中，将“公司2025年度预算汇报”设置为首页不显示页码，后续页码从“1”开始，应依次使用：A.分节符＋取消链接到前一节＋设置页码格式B.分页符＋插入页码＋首页不同C.分栏符＋页眉编辑＋起始页码0D.插入空白页＋隐藏首页页码答案：A4.会议通知中“请各参会人员提前10分钟入场”属于：A.说明性条款B.保密性条款C.附属性条款D.强制性条款答案：D5.关于电子邮件礼仪，以下做法最得体的是：A.主题栏空白，正文写“见附件”B.群发收件人使用“密送”保护联系人信息C.将50M的PPT直接作为附件发送D.使用红色加粗字体强调紧急答案：B6.公司印章遗失后，文秘人员应立即：A.在原印章登记簿上划销并备注B.先报警再登报声明作废，最后申请重刻C.让行政部出具情况说明即可D.拍照发群提醒同事注意答案：B7.在Excel中，将“员工出生日期”列快速批量改为“YYYY-MM-DD”格式，最便捷的方式是：A.自定义格式“yyyy-mm-dd”B.使用TEXT函数重新生成一列C.数据分列后设置单元格格式D.查找替换“.”为“-”答案：A8.下列关于“会议纪要”的描述，错误的是：A.具有法定效力，可代替合同附件B.需经会议主持人审核签发C.应客观记录讨论过程与结论D.须在会后两个工作日内完成初稿答案：A9.公司前台接到合作方投诉电话，文秘人员第一步应：A.立即转接法务B.记录“5W1H”要素并报告直属领导C.告知对方“领导不在”挂断D.直接道歉并承诺赔偿答案：B10.在PowerPoint中，为保持公司模板底色不变，仅更换字体，应修改：A.幻灯片母版里的字体方案B.设计→变体→颜色C.页面设置→幻灯片方向D.插入→文本框→设置字体答案：A11.关于保密文件销毁，符合国家规定的是：A.黑色垃圾袋集中丢弃B.使用碎纸机粉碎至2×2mm颗粒C.卖给废品回收站D.用火烧尽后无需留存记录答案：B12.公司准备召开临时董事会，文秘人员应在会前至少提前：A.24小时发出通知B.3个工作日发出通知并附议案C.7日发出通知并电话确认D.10日发出通知并公告答案：B13.在公文版记部分，“抄送”机关应位于：A.发文机关署名之上B.印发机关与印发日期之上C.附件说明之后D.成文日期之下空一行答案：B14.公司收到外文原件合同，文秘人员应：A.直接归档B.交由指定翻译机构译审并附译件C.用网络翻译软件生成译文即可D.让业务部门自行翻译答案：B15.关于办公用品库存管理，最佳实践是：A.季度盘点即可B.设置安全库存量＋双人验收＋月度盘点C.谁领用谁登记D.行政部负责人一人保管钥匙答案：B二、多项选择题（每题3分，共30分）16.以下属于文秘人员“会议准备”阶段必须完成的事项有：A.预订会议室并调试投影B.制作座次图C.准备名牌、纸笔、茶水D.打印并摆放正式会议议程E.会后撰写纪要答案：A,B,C,D17.在公文格式要素中，以下哪些属于“主体”部分：A.标题B.主送机关C.附件说明D.发文机关署名E.抄送机关答案：A,B,C,D18.公司印章管理实行“双人双锁”，其含义包括：A.保险柜钥匙由两人分别保管B.用印须两人同时在场C.印章与印油分开放置D.用印审批单需两人签字E.印章外出需两人同行答案：A,B,D,E19.以下哪些文件需要永久保存：A.公司章程历次修正案B.董事会会议记录C.年度审计报告D.员工请假单E.不动产权利证书答案：A,B,C,E20.在Outlook中，可快速定位总经理本月全部邮件的筛选条件有：A.发件人包含“总经理”B.收件人包含自己邮箱C.接收时间本月D.主题包含“汇报”E.标记为已读答案：A,C21.以下哪些行为违反《档案法》规定：A.擅自带走原始档案外出B.在档案阅览室拍照C.将涉密档案复印后存入个人U盘D.档案库房堆放纯净水E.档案数字化外包未签订保密协议答案：A,B,C,E22.公司准备发布放假通知，应包含的要素有：A.放假起止日期B.值班安排及联系方式C.紧急突发事件报告流程D.节前安全检查要求E.员工旅游推荐线路答案：A,B,C,D23.以下哪些属于文秘岗位常用“零库存”模式优点：A.降低资金占用B.减少仓储面积C.提高耗材周转率D.完全杜绝缺货E.减少过期损耗答案：A,B,C,E24.在接待重要访客时，文秘人员应提前掌握的信息有：A.对方职务及级别B.宗教信仰及饮食禁忌C.来访目的与大致行程D.对方公司近年财报E.是否需要安排翻译答案：A,B,C,E25.以下关于“公文密级”的说法正确的是：A.绝密级保密期限不超过30年B.机密级保密期限不超过20年C.秘密级保密期限不超过10年D.保密期限自标明的制发日起算E.密级和保密期限同时标注在版心左上角答案：A,B,C,D,E三、判断题（每题1分，共10分）26.公司红头文件一旦签发，任何人员不得再修改正文内容。答案：√27.会议纪要可以使用第一人称“我”来体现记录人立场。答案：×28.公文成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，如2025-06-20。答案：×29.在Excel中，使用“$”符号可锁定单元格引用，方便公文数据批量计算。答案：√30.公司营业执照副本丢失，文秘人员可直接在网上申请补办，无需登报。答案：×31.商务接待中，主宾座位应安排在离门口最远的正中位置。答案：√32.传真件不具备法律效力，不能作为原始凭证归档。答案：×33.在PowerPoint放映时，按“B”键可让屏幕黑屏，方便观众聚焦演讲者。答案：√34.公司档案库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%。答案：√35.文秘人员可以在个人微博透露公司尚未公开的重大投资信息。答案：×四、填空题（每空2分，共20分）36.正式公文标题一般由“发文机关名称＋（）＋文种”组成。答案：事由37.公司档案编号采取“年度－（）－流水号”三段式结构，便于快速定位。答案：分类号38.在Word中，若需将“公司标志”插入到每一页顶端且位置固定，应编辑（）。答案：页眉39.商务座次安排遵循“（）”原则，即离门远、视野好、背靠墙为上座。答案：面门为上40.公司值班电话响铃（）声内必须接听，确保对外形象。答案：三41.公文如有附件，应在正文下空一行左空两字编排“（）”二字，后标全角冒号和名称。答案：附件42.在Excel中，函数“=TEXT(TODAY(),"yyyy-mm-dd")”返回的是（）格式日期。答案：当前系统43.公司印章用印后，应在“用印登记簿”上连续编号，并保存（）年以上备查。答案：1044.根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，年度财务会计报告保管期限为（）。答案：永久45.会议视频录制前，应提前（）分钟到场检查机位、收音及光线。答案：30五、简答题（每题10分，共30分）46.公司计划搬迁新址，需向政府申请变更注册地址，请列出文秘人员应准备的材料清单并说明注意事项。答案：（1）材料清单：①营业执照正副本原件；②公司登记（备案）申请书；③关于变更地址的股东决定或董事会决议；④新址产权证明或租赁合同及产权人证件；⑤章程修正案；⑥经办人身份证及授权委托书；⑦公章。（2）注意事项：①产权性质须为“商业办公”或“商住两用”，住宅需街道办出具同意函；②租赁合同期限应覆盖申请日起一年以上；③地址证明材料需与系统备案完全一致，包括门牌号、楼层、房号；④涉及前置审批的（如食品、医疗），先取得许可再办地址变更；⑤所有复印件加盖“与原件一致”章并签名；⑥线上提交后，保持手机畅通，配合现场核查；⑦领取新执照后，30日内同步变更税务、银行、社保、公积金、商标、资质证书等信息，确保企业证照一致性。47.描述一次大型国际视频会议的组织流程，突出文秘人员的关键控制点。答案：会前：①收到领导指令后，2小时内完成会议时间、议题、外方名单确认；②根据时差选择北京时间15:00-17:00段，发送Doodle投票锁定时间；③预订具备国际专线的高清视频会议室，提前一周测试Polycom与Zoom双备份；④准备中英双语议程、名牌、同声传译耳机，确认译员资质并签署保密协议；⑤向公安报备外籍人员线上接入信息，完成网络安全扫描；⑥制作会议须知PDF，含拨入方式、备用通道、紧急联系人。会中：①提前1小时到岗，再次测试音视频、录屏、速记；②建立微信群“静音模式”，仅允许主持人发指令；③每30秒刷新一次带宽，若丢包率>1%，立即切换备用线路；④记录中外方发言时间，控制单人发言不超5分钟；⑤出现杂音，3秒内按静音并私聊提醒。会后：①30分钟内导出双语音频，交由速记公司12小时内出双语初稿；②整理会议决议，标注责任人与完成时限，经主持人确认后2小时内发出；③将录屏、音频、纪要、签到表一并加密上传档案系统，设置仅法务与总经办可下载；④48小时内完成外方满意度问卷，输出改进报告。关键控制点：时间窗口锁定、双线路备份、带宽实时监测、同声传译质量、纪要及时性。48.公司推行“无纸化办公”，但领导仍习惯纸质签批，文秘人员如何平衡纸质与电子流程，请给出具体实施方案。答案：（1）调研阶段：①统计领导月均纸质签批量、类型、紧急度；②梳理现有OA系统字段与纸质表单差异；③用一周时间跟班记录领导签批习惯，如圈阅、批注、折痕。（2）技术适配：①采购压感手写板，与OA做SDK对接，实现原笔迹签批；②设置“一键套红”功能，自动生成红头后推送手写板；③开发手机端APP，支持离线签批，联网后自动同步；④对密级文件启用国密算法加密，确保电子签批法律效力。（3）制度配套：①出台《电子签批管理办法》，明确电子文件与纸质原件同等效力；②建立“纸质fallback”通道，领导外出或设备故障时，可打印签批，回公司24小时内补录系统；③设置“电子+纸质”双轨并行期3个月，逐步降低纸质比例至10%以下；④将各部门无纸化率纳入KPI，每下降1%扣0.5分。（4）培训与激励：①每周三午休举办“手写板体验日”，领导现场试用；②对第一个月100%电子签批的领导赠送护眼台灯；③文秘人员每日推送“昨日节省纸张”数据，强化成就感。（5）风险控制：①电子签批文件自动备份至异地容灾系统，RPO<15分钟；②每月随机抽查10份电子原件，与纸质fallback核对，确保一致；③法务每季度出具合规报告，防范电子签章被质疑风险。通过技术、制度、培训、风控四合一，实现领导体验不降、文秘效率提升、纸张消耗下降80%。六、案例分析题（每题20分，共40分）49.背景：6月20日上午9:00，公司接到合作方律师函，声称我司未按合同在6月15日前交付第二批货物，要求3日内赔偿200万元，否则起诉。该合同原件保存在档案室，领导要求文秘人员2小时内提供全套证据材料以应对诉讼。问题：（1）列出文秘人员应调取的关键档案清单；（2）说明如何快速核验材料完整性；（3）阐述如何安全传递至法务。答案：（1）关键档案清单：①合同正本及全部附件、补充协议；②双方签字盖章的交货进度确认表；③物流提货单、签收单、快递底联；④质检报告、出厂合格证；⑤双方邮件、传真、微信记录截图；⑥6月15日前付款凭证；⑦不可抗力或顺延交货的往来函件；⑧内部生产计划、出库单、ERP系统日志；⑨与合作方会议纪要、视频记录；⑩授权签字人委托书。（2）快速核验：①依据合同编号，在档案管理系统输入关键词“第二批+交货”，30秒内定位盒号；②调出电子目录，逐条核对上述10类材料是否已归档，缺失项标红；③电话询问经办人，确认是否有未归档的“在途”材料，要求其30分钟内拍照补录；④对纸质原件逐页清点，重点查看页码是否连续、骑缝章是否完整；⑤用条码枪扫描档案盒RFID，确认出库时间与归还记录，防止他人已借未还。（3）安全传递：①使用防拆保密袋，编号并加盖骑缝章，由文秘与法务双人签字确认；②通过机要通道送往法务部，禁止普通快递；③同步将扫描件加密上传至法务专用云盘，密码通过另一渠道短信发送；④在OA发起“档案外借”流程，设定归还时间6月21日18:00，逾期自动预警；⑤全程视频监控，保留3个月备查。50.背景：公司将于7月1日举行“成立二十周年庆典”，预计500人出席，含外籍嘉宾50人。领导指定文秘人员A担任总协调，要求突出“绿色、智能、安全”主题，预算控制在80万元以内。问题：（1）请给出详细时间轴（T-30日至T-1日）；（2）列出三大主题落地的具体措施；（3）设计风险清单与应急预案。答案：（1）时间轴：T-30日：成立筹委会，明确分工；确定场地为市会展中心A厅，签订意向协议；锁定策划公司、搭建商、翻译公司。T-25日：完成庆典方案内部评审，含流程、舞美、嘉宾名单；向公安、消防、外事办报备；启动邀请函设计。T-20日：确认LED屏、灯光、音响、同声传译、线上直播技术方案；签订绿色搭建协议，承诺90%可循环材料。T-15日：完成外籍嘉宾签证、航班、酒店预订；制作中英双语手册；确定菜单，含清真、素食选项。T-10日：召开供应商技术交底会；完成第一次全流程彩排；启动门票电子二维码系统。T-7日：确认领导发言稿、祝福视频、二十周年纪录片；完成礼品采购（环保再生笔记本＋种子铅笔）。T-3日：完成主视觉搭建，消防喷淋、应急照明、广播测试；进行疫情防控演练；确认备用发电机。T-1日：全员现场走台；外籍嘉宾接机；完成二次安检；封存应急物资（AED、灭火器、备用口罩）。（2）三大主题落地：绿色：①电子邀请函占比90%，纸质采用FSC认证纸张；②现场设置分类垃圾桶，回收率≥