作家协会图书资料采购管理规章

作家协会图书资料采购管理规章

一、总则（一）目的为加强本作家协会图书资料采购管理，规范采购流程，提高采购质量和效率，确保所采购的图书资料能够满足协会会员的创作、研究及学习需求，推动写作事业的蓬勃发展，特制定本规章。（二）适用范围本规章适用于本作家协会为满足自身业务及会员需求而进行的所有图书资料采购活动，包括但不限于各类文学作品、写作教材、学术研究资料、工具书等。（三）采购原则1.需求导向原则：以协会会员的实际需求为出发点，优先采购与写作创作、研究密切相关的图书资料。2.质量优先原则：确保所采购图书资料的内容质量、印刷质量和装订质量，选择具有良好声誉的出版社和供应商。3.公平公正原则：采购过程应秉持公平、公正、公开的原则，杜绝不正当竞争和违规操作。4.预算控制原则：严格按照协会年度预算安排采购资金，确保采购活动在预算范围内进行，合理控制成本。二、采购组织与职责（一）采购工作小组成立专门的采购工作小组，负责图书资料采购的具体工作。小组成员包括行政主管、会员代表、财务人员和相关专业人员。1.行政主管：全面负责采购工作的组织、协调和监督，审批采购计划和采购合同等重要文件。2.会员代表：收集和反馈会员对图书资料的需求信息，参与采购项目的论证和供应商的选择，确保采购的图书资料符合会员实际需求。3.财务人员：负责审核采购预算、资金支付和财务报销等工作，监督采购资金的合理使用，确保财务合规。4.相关专业人员：凭借其专业知识，对采购图书资料的内容、版本、适用性等进行评估和审核，提供专业意见。（二）职责分工1.需求收集与整理：会员代表定期通过问卷调查、座谈会等方式收集会员对图书资料的需求信息，并进行整理和分类。同时，关注行业动态和学术前沿，及时提出具有前瞻性的采购建议。2.采购计划制定：采购工作小组根据需求收集情况，结合协会年度预算，制定详细的图书资料采购计划。采购计划应包括采购图书资料的种类、数量、预算金额、预计采购时间等内容。3.供应商选择与管理：采购工作小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商，并与其建立长期稳定的合作关系。定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商，及时终止合作。4.采购实施：按照既定的采购计划和采购流程，与选定的供应商进行采购谈判，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括图书资料的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。5.验收与入库：图书资料到货后，采购工作小组组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括图书资料的数量、品种、规格、质量等方面。验收合格的图书资料办理入库手续，登记入账；验收不合格的图书资料，及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货或退货等措施。6.资金支付与报销：财务人员根据采购合同和验收报告，审核无误后按照协会财务制度办理资金支付手续。采购人员凭发票、采购合同、验收报告等相关凭证进行报销。三、采购流程（一）需求申报1.协会会员可随时向会员代表提出图书资料采购需求，填写《图书资料采购需求申请表》，详细说明所需图书资料的名称、作者、出版社、版本、数量等信息，并阐述需求理由。2.会员代表对收集到的需求信息进行汇总整理，每季度末向采购工作小组提交《图书资料采购需求汇总表》。（二）采购计划编制1.采购工作小组根据会员代表提交的《图书资料采购需求汇总表》，结合协会现有图书资料情况和年度预算安排，编制年度图书资料采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、预算金额、采购时间、采购方式等内容。2.年度采购计划编制完成后，提交协会理事会审议通过。经审议通过的采购计划报协会领导审批，审批通过后正式实施。（三）供应商选择1.供应商征集：采购工作小组通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，广泛征集图书资料供应商信息。对征集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商，建立潜在供应商名单。2.供应商评估：对潜在供应商进行实地考察或要求其提供相关资料，从以下几个方面进行评估：-信誉状况：查阅供应商的商业信誉记录，了解其在行业内的口碑和声誉。-资质条件：审核供应商的营业执照、经营许可证等相关资质证书，确保其具备合法经营资格。-产品质量：要求供应商提供样品或过往销售的图书资料样本，检查其内容质量、印刷质量和装订质量。-价格水平：对比不同供应商同类图书资料的价格，评估其价格合理性。-售后服务：了解供应商的售后服务承诺和实际执行情况，包括退换货政策、维修保养等方面。3.供应商确定：采购工作小组根据评估结果，综合考虑各方面因素，确定合格供应商名单。对于重要的采购项目，可组织供应商进行投标或竞争性谈判，选择最符合要求的供应商。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购工作小组与选定的供应商就采购图书资料的价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中应坚持公平、公正、互利的原则，争取最优惠的采购条件。2.合同签订：谈判达成一致后，采购工作小组起草采购合同。合同文本应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务。采购合同经协会法律顾问审核后，由协会法定代表人或其授权代表与供应商签订。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（五）采购实施与跟踪1.采购工作小组按照采购合同的要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确图书资料的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并及时发送给供应商确认。2.在采购订单执行过程中，采购工作小组应定期与供应商沟通，了解订单执行情况，及时解决出现的问题。如因特殊原因需要变更采购订单内容，应及时与供应商协商，并签订补充协议。（六）验收与入库1.验收准备：在图书资料预计到货前，采购工作小组通知相关验收人员做好验收准备工作，包括熟悉采购合同要求、准备验收工具和场地等。2.到货验收：图书资料到货后，验收人员按照合同要求对图书资料的数量、品种、规格、质量等进行逐一核对和检查。验收过程中，应仔细检查图书资料的外观是否有破损、污渍等问题，内容是否完整、准确。3.验收报告：验收完成后，验收人员填写《图书资料验收报告》，详细记录验收情况。如验收合格，验收人员在报告上签字确认；如验收不合格，应在报告中注明不合格原因，并及时与供应商联系，要求其处理。4.入库登记：验收合格的图书资料办理入库手续，由仓库管理人员按照规定进行分类存放，并登记入账。仓库管理人员应建立图书资料库存台账，记录图书资料的出入库情况，确保账实相符。（七）资金支付与报销1.财务人员根据采购合同和验收报告，审核无误后按照协会财务制度办理资金支付手续。支付方式应符合相关法律法规和协会财务管理规定，确保资金安全。2.采购人员凭发票、采购合同、验收报告等相关凭证进行报销。报销流程应严格按照协会财务报销制度执行，经相关领导审批后，到财务部门办理报销手续。四、采购预算与成本控制（一）预算编制1.采购工作小组根据年度图书资料采购计划，结合市场价格行情，编制详细的采购预算。采购预算应包括图书资料的采购费用、运输费用、税费等各项支出。2.采购预算编制完成后，提交协会财务部门审核。财务部门对采购预算的合理性、准确性进行审核，并根据协会年度财务预算总体安排，提出调整意见。经审核和调整后的采购预算报协会理事会审议通过，报协会领导审批后执行。（二）预算执行与监控1.采购工作小组在采购过程中应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报协会理事会和领导审批。2.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向采购工作小组反馈。采购工作小组应根据反馈意见，采取有效措施，确保采购预算的顺利执行。（三）成本控制措施1.优化采购流程：通过简化采购流程、提高采购效率，降低采购过程中的时间成本和人力成本。2.批量采购：对于需求较大的图书资料，采用批量采购的方式，争取更优惠的价格和采购条件，降低采购成本。3.价格比较与谈判：在采购过程中，充分了解市场价格信息，对不同供应商的价格进行比较和分析，通过与供应商进行谈判，争取最合理的价格。4.库存管理：合理控制图书资料的库存水平，避免过度采购导致库存积压，降低库存管理成本。同时，定期对库存图书资料进行盘点和清理，及时处理滞销和损坏的图书资料。五、采购监督与评估（一）内部监督1.协会设立专门的采购监督小组，负责对图书资料采购活动进行全程监督。监督小组由协会纪检人员、会员代表等组成，独立于采购工作小组。2.采购监督小组对采购计划的制定、供应商选择、采购谈判、合同签订、验收入库等环节进行监督，重点检查采购过程是否符合法律法规和协会相关规定，是否存在违规操作和不正当行为。3.采购监督小组有权调阅采购活动的相关文件、资料和记录，对发现的问题及时提出整改意见，并向协会理事会和领导报告。（二）会员监督1.协会鼓励会员对图书资料采购活动进行监督，会员如发现采购过程中存在问题或违规行为，可通过书面形式向协会采购监督小组或理事会反映。2.协会对会员的监督意见应及时进行调查核实，并将处理结果向会员反馈。对于提供有效监督线索的会员，协会将给予适当的奖励。（三）采购评估1.定期评估：采购工作小组每年对图书资料采购工作进行一次全面评估，评估内容包括采购计划的执行情况、采购质量、采购成本、供应商服务等方面。2.会员满意度调查：每年开展一次会员满意度调查，了解会员对采购图书资料的满意度。通过问卷调查、座谈会等方式收集会员的意见和建议，评估会员对采购工作的认可程度。3.评估报告与改进措施：采购工作小组