企业合同管理规范流程手册

企业合同管理规范流程手册一、合同管理概述（一）管理目的企业合同作为商事活动的法律载体，贯穿业务全流程。本手册旨在通过规范合同从发起至归档的全周期管理流程，明确各环节权责边界，防范法律、财务及运营风险，保障企业合法权益，提升合同履约效率，为业务合规开展提供制度支撑。（二）适用范围本流程适用于企业各类经营性、非经营性合同（含采购、销售、服务、投资、租赁、劳动用工等）的起草、审核、签署、履行及后续管理工作，覆盖总部及各分支机构。（三）管理原则1.合法性原则：合同内容、签署主体及流程需严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度，确保合同效力无瑕疵。2.审慎性原则：对合同主体资格、履约能力、条款风险进行充分核查，避免因疏忽导致权益受损。3.权责清晰原则：明确业务部门、法务部门、财务部门等在合同管理中的职责，避免推诿或越权。4.效率与合规平衡原则：在保障合规的前提下优化流程，缩短审批周期，支持业务快速推进。二、合同管理全流程规范（一）合同发起与准备1.需求提出：业务部门基于业务需求，由项目负责人或经办人发起合同需求，明确合作背景、目标、核心商务条件（如标的、数量、价格、履约期限、付款方式等），并填写《合同发起申请表》。2.资料收集：经办人同步收集合同相对方的基础资料，包括但不限于营业执照、法定代表人身份证明、资质证书（如行业特殊资质）、信用报告（可通过国家企业信用信息公示系统、第三方征信平台获取）等，初步核查对方主体资格及信用状况。（二）合同谈判与起草1.谈判组织：业务部门牵头组织谈判，涉及重大权益或复杂条款时，法务部门可提前介入提供法律支持。谈判需围绕商务条件、权责划分、争议解决等核心内容展开，形成书面谈判记录（含双方达成的一致意见及未决事项）。2.文本起草：优先使用企业标准合同模板（如采购合同模板、劳动合同模板），模板由法务部门结合业务场景及风控要求制定并定期更新。无标准模板时，经办人需结合谈判成果起草合同，内容应包含当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等必备条款，语言需严谨、无歧义。（三）合同审核与审批1.多维度审核：业务部门初审：审核合同商务条款是否与谈判成果一致，标的、数量、价格等是否符合业务逻辑，履约可行性是否充分。法务部门合规审核：审查合同主体资格合法性、条款合规性（如是否违反法律法规、是否存在无效条款）、权利义务平衡性、违约责任合理性、争议解决条款有效性等，出具《合同法律审核意见书》，提出修改建议。财务部门专项审核：审核付款方式、发票类型、税务处理、资金预算匹配度等财务相关条款，评估资金风险及税务合规性。2.分级审批：根据合同金额、重要性（如是否涉及重大投资、担保）划分审批层级，经办人按流程提交至对应审批人（如部门负责人、分管领导、总经理等），审批人结合各部门意见，签署审批意见（同意/修改后同意/不同意）。（四）合同签署与用印1.主体核验：签署前需再次核验对方签约人身份（如法定代表人需出示身份证，授权代表需出示授权委托书及身份证），确保签约主体与合同载明主体一致，授权范围清晰。2.签署与用印：合同文本经各方确认无误后，由法定代表人或授权代表签署，签署后加盖企业公章（或合同专用章），用印需在《用印登记台账》中记录合同名称、编号、用印时间、经办人等信息。涉及多页合同的，需加盖骑缝章；对方签署后，需及时收回合同原件，核对签署信息是否完整。（五）合同履行与监控1.履约跟踪：业务部门指定专人负责合同履约，建立《合同履约台账》，记录履约进度（如交货时间、服务周期）、付款节点、验收情况等，定期向部门负责人汇报。2.动态管理：若出现履约障碍（如对方延迟交货、质量瑕疵），经办人需第一时间反馈，会同法务、财务部门评估风险，制定应对方案（如发函催告、协商调整履约计划）。财务部门根据合同约定及履约进度，审核付款申请，确保资金支付与履约节点匹配。（六）合同变更与解除1.变更条件：因客观情况变化需变更合同条款（如价格调整、履约期限延长），需由双方协商一致，签署《合同变更协议》，变更流程参照原合同审批流程执行。2.解除情形：出现法定或约定解除事由（如对方根本违约、不可抗力导致合同目的无法实现），经办人需会同法务部门评估解除合法性，协商一致的签署《合同解除协议》；协商不成的，可通过诉讼、仲裁等方式主张解除权，过程需留存书面沟通记录。（七）合同归档与保管1.归档要求：合同履行完毕或终止后，经办人需将合同原件及相关附件（如谈判记录、变更协议、验收报告、付款凭证等）整理成册，移交至档案管理部门。2.保管规范：档案部门按合同类型、签署时间分类编号，建立电子台账与纸质档案库，保管期限不少于合同履行完毕后[X]年（根据企业需求及法律规定确定），电子档案需定期备份，确保可查可验。三、部门职责分工（一）业务部门发起合同需求，组织商务谈判，起草或配合起草合同文本；跟踪合同履约进度，及时反馈履约问题，推动争议解决；负责合同相关业务资料的收集与初步审核。（二）法务部门制定、更新合同标准模板，提供法律培训；审核合同法律合规性，出具审核意见，参与重大合同谈判；处理合同纠纷，指导业务部门开展维权工作。（三）财务部门审核合同财务条款（如付款方式、税务处理），评估资金风险；依据合同履约进度办理付款、开票等财务手续；配合开展合同成本核算与效益分析。（四）档案管理部门负责合同档案的接收、分类、保管与借阅管理；定期清查档案，确保档案完整、安全。四、合同风险防控要点（一）常见风险类型1.主体风险：对方无签约资格（如超越经营范围、主体已注销）、履约能力不足（如涉诉、失信被执行人）。2.条款风险：合同条款约定不明（如质量标准模糊、付款节点不清晰）、违约责任失衡（如我方责任过重、对方责任过轻）、争议解决条款无效（如约定管辖法院不符合法律规定）。3.履约风险：对方延迟履约、质量违约、擅自变更条款，我方证据留存不足导致维权困难。（二）防控措施1.主体核查：通过国家企业信用信息公示系统、裁判文书网等平台核查对方主体状态、涉诉情况，必要时要求对方提供审计报告、银行资信证明。2.条款优化：法务部门牵头梳理高频风险条款，在模板中设置“风险提示条款”（如“任何一方延迟履约需按日支付合同金额[X]%的违约金”）；审核非模板合同时，重点关注标的描述、履约期限、验收标准、违约责任等条款的明确性。3.过程管控：业务部门在履约中留存书面沟通记录（如邮件、函件、验收单），涉及重大决策需通过书面协议确认；财务部门付款时要求对方提供合规发票及履约证明，确保资金流向可追溯。五、附则1.本手册自发布之日起施行，由企业法务部