DB1506∕T 28-2022 检验检测记录管理指南 一般要求(鄂尔多斯市)

DB1506∕T282022检验检测记录管理指南一般要求(鄂尔多斯市)1范围本标准规定了检验检测记录管理的基本原则、记录内容、记录格式、记录保存、记录查阅与销毁等一般要求。本标准适用于鄂尔多斯市行政区域内依法成立的检验检测机构，包括第三方检验检测机构、企业内部检验检测实验室以及其他从事检验检测活动的组织。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T27025检测和校准实验室能力的通用要求GB/T27020合格评定各类检验机构的运作要求RB/T214检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求3术语和定义3.1检验检测记录检验检测机构在开展检验检测活动过程中形成的，用于记录检验检测过程、结果和相关信息的技术文件。3.2原始记录检验检测人员在检验检测现场或实验过程中直接形成的，未经任何处理的记录。3.3电子记录以电子形式存储和处理的检验检测记录。3.4记录管理对检验检测记录的创建、审核、批准、存储、检索、保存和销毁等全过程的管理活动。4总则4.1基本原则检验检测记录管理应遵循真实性、准确性、完整性、规范性和可追溯性的基本原则。检验检测机构应建立健全记录管理制度，明确记录管理的职责分工，确保记录管理全过程受控。4.2管理要求4.2.1检验检测机构应配备专职或兼职的记录管理人员，负责记录的日常管理工作。记录管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉相关法律法规和标准要求。4.2.2检验检测机构应制定记录管理程序文件，明确记录的创建、审核、批准、存储、检索、保存和销毁等各环节的具体要求和操作流程。4.2.3检验检测机构应定期对记录管理工作进行内部审核和管理评审，持续改进记录管理体系，确保记录管理的有效性和适宜性。4.2.4检验检测机构应对记录管理人员和使用人员进行培训，使其掌握记录管理的相关知识和技能，提高记录管理水平。4.2.5检验检测机构应采用适当的技术手段和管理措施，确保记录的安全性和保密性，防止记录的丢失、损坏、篡改和泄露。5记录内容与格式要求5.1记录内容a)检验检测机构名称和地址；b)检验检测项目名称和编号；c)样品信息，包括样品名称、编号、规格、状态等；d)检验检测依据的标准或方法；e)检验检测日期和环境条件；f)使用的仪器设备名称、型号和编号；g)检验检测人员和审核人员签名；h)检验检测结果和数据；i)检验检测结论；j)其他必要的信息。5.1.2原始记录应真实、准确、完整地记录检验检测过程中的观察、数据和现象，不得伪造、篡改或遗漏。5.2记录格式5.2.1检验检测记录应采用统一的格式，格式设计应科学合理，便于填写、查阅和保存。5.2.2记录格式应包含必要的填写说明和注意事项，确保记录填写的规范性和一致性。5.2.3电子记录应采用标准化的数据格式，确保数据的兼容性和可移植性。6记录保存与销毁6.1记录保存6.1.1检验检测记录应保存在适宜的环境中，防止记录的损坏、变质和丢失。纸质记录应存放在防火、防潮、防虫、防鼠的档案柜中；电子记录应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并定期进行备份。6.1.2检验检测记录的保存期限应符合相关法律法规和标准要求，一般不少于6年。涉及重大质量事故、争议处理或法律诉讼的记录应长期保存。6.1.3电子记录应定期进行数据完整性和可读性检查，确保记录的长期可用性。6.2记录销毁6.2.1超过保存期限的检验检测记录，经审批后可进行销毁。销毁前应编制销毁清单，明确销毁记录的名称、编号、数量和销毁日期等信息。6.2.2记录销毁应采用安全可靠的方式，确保信息无法恢复。纸质记录应采用碎纸机粉碎或焚烧方式销毁；电子记录应采用不可恢复的数据删除方式销毁。6.2.3记录销毁过程应有专人监督，并做好销毁记录，销毁记录应长期保存。7记录查阅与追溯7.1记录查阅7.1.1检验检测记录应建立完善的查阅制度，明确查阅权限和查阅程序。内部人员查阅记录应履行登记手续；外部人员查阅记录应经机构负责人批准，并遵守保密规定。7.1.2记录查阅应在指定地点进行，不得带离查阅场所。确需复制记录的，应经机构负责人批准，并注明复制用途。7.2记录追溯7.2.1检验检测机构应建立记录追溯机制，确保在需要时能够快速、准确地检索到相关记录。7.2.2记录追溯应能够追溯到检验检测的全过程，包括样品接收、检验检测、结果报告等各个环节。7.2.3当检验检测结果出现争议或质量问题时，应通过记录追溯查明原因，并采取相应的纠正和预防措施。8监督与评价8.1内部监督检验检测机构应定期对记录管理工作进行内部检查，发现问题及时整改，确保记录管理制度的有效实施。8.2外部评价检验检测机构应接受资质认定部门、认可机构和其他监管部门的监督检查，配合开展记录管理相关的评价活动。8.3持续改进检验检测机构应根