合同签订与管理标准流程及在线审核

合同签订与管理标准流程及在线审核工具模板一、适用范围与典型应用场景本模板适用于各类企业（含中小微企业、集团公司）、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，尤其适合法务部门、采购部门、销售部门、行政部门等涉及合同起草、审核、签署、履约跟踪的核心场景。典型应用包括但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；销售类合同：产品销售、服务提供、渠道合作等；合作类合同：项目合作、联合研发、品牌授权等；劳动类合同：劳动合同、劳务派遣协议等（需结合劳动法专项调整）；其他类型合同：租赁合同、保密协议、知识产权协议等。二、合同签订与管理标准操作流程（一）第一阶段：合同发起与需求确认操作目标：明确合同需求，保证合同签订必要性与基础信息准确。责任人：业务部门负责人、合同发起人步骤说明：需求提报：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板一），明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（如数量、质量、交付时间、预算金额等）、立项依据（如项目批复、会议纪要等）。部门初审：业务部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，确认符合公司业务规划及预算要求后，提交至法务部门或合同管理专员。基础信息核对：合同管理专员核对合作方主体资格（如营业执照、授权委托书等基础资料是否齐全），保证合作方具备履约能力。（二）第二阶段：合同起草与内容初拟操作目标：根据需求规范起草合同文本，保证核心要素完整、表述清晰。责任人：合同起草人（业务专员或法务专员）、业务部门对接人步骤说明：模板选择：优先使用公司标准化合同模板库（如采购合同模板、销售合同模板），若无对应模板，可参考行业通用模板或自行起草。内容填充：根据《合同立项申请表》及合作方协商结果，填写合同核心条款，包括：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、型号、规格、数量等）；权利义务（双方主要职责、交付标准、验收流程等）；商业条款（金额、计价方式、支付方式、发票信息等）；履约条款（履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等）；其他特殊约定（如保密条款、知识产权、合同变更解除条件等）。内部校对：起草人完成初稿后，与业务部门对接人共同核对条款与需求的一致性，保证无遗漏或歧义。（三）第三阶段：合同内部审核（多节点协同）操作目标：通过专业审核规避法律风险、商业风险，保证合同合规性。责任人：法务审核人、业务审核人、财务审核人、风控审核人（根据合同类型选择）审核流程及要点：业务部门审核：审核重点：商业条款合理性（如价格、交付周期是否符合市场行情）、需求匹配度（是否满足立项初衷）、履约可行性（公司资源是否支持）。输出结果：签署《合同审批流程表》（见模板二）中“业务部门审核意见”，通过则流转至下一环节，不通过则退回起草人*修改。法务部门审核：审核重点：主体资格合法性（合作方是否为适格主体）、条款合规性（是否符合法律法规及行业监管要求）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式有效性（如约定管辖法院是否明确）。输出结果：签署《合同审批流程表》中“法务审核意见”，重大法律风险需标注并给出修改建议。财务部门审核：审核重点：金额准确性、支付方式与公司财务政策一致性（如预付款比例、进度款节点）、发票类型及税务处理合规性、成本预算控制。输出结果：签署《合同审批流程表》中“财务审核意见”。风控部门审核（如需）：审核重点：合同履约风险点识别（如合作方信用风险、市场波动风险）、担保措施有效性（如抵押、质押是否办理登记）、保险覆盖范围等。（四）第四阶段：合同审批与签署操作目标：完成合同最终审批，保证签署流程规范、法律效力有效。责任人：审批人（根据合同金额及重要性确定，如部门负责人、分管副总、总经理）、授权签署人步骤说明：最终审批：根据公司《合同管理办法》审批权限表，由对应审批人*在《合同审批流程表》中签署审批意见。涉及重大合同（如金额超*万元、战略合作类合同），需提交至总经理办公会或董事会集体审议。用印申请：审批通过后，由合同管理专员填写《合同用印申请表》，附已审核通过的合同文本及《合同审批流程表》，提交至行政部门/印章管理专员。在线签署：优先采用电子签署方式（如通过第三方电子签章平台，保证符合《电子签名法》要求），双方完成身份认证后在线签署合同；若需纸质签署，打印合同文本（保证与电子版一致），由授权签署人*（法定代表人或其授权代表）签字并加盖公司公章/合同专用章，合作方同步完成签署后回收原件。（五）第五阶段：合同履行与跟踪管理操作目标：监控合同履行进度，及时处理履约异常，保证合同目的实现。责任人：业务部门负责人、履约跟踪人（业务专员）、法务支持人*步骤说明：履约计划制定：合同生效后，业务部门制定《合同履约跟踪表》（见模板三），明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任分工及预警机制。进度监控：履约跟踪人*按节点跟踪履行情况，记录实际进展（如交付凭证、验收报告、付款凭证等），与计划对比分析偏差。异常处理：若出现履约延迟、质量不符等问题，业务部门及时与合作方沟通，协商解决方案（如延期履行、违约赔偿等），形成书面记录；涉及重大履约风险（如合作方违约、不可抗力事件），立即上报法务部门及分管领导，启动合同变更、解除或纠纷处理程序。（六）第六阶段：合同归档与数据管理操作目标：实现合同档案规范化管理，保证可追溯性，支持后续数据统计与分析。责任人：合同管理专员、档案管理员步骤说明：资料收集：合同签署完成后，收集全套资料，包括：合同文本（含电子版及纸质原件）、审批流程文件、用印申请表、履约过程中的补充协议、变更文件、验收报告、付款凭证等。分类归档：电子档案：按“合同类型-年份-合同编号”规则存储至公司合同管理系统，标注关键词（如合作方名称、标的、金额），支持检索；纸质档案：装入档案袋，标注合同名称、编号、签署日期、存放位置，移交至档案室统一保管。数据统计与分析：定期从合同管理系统中提取数据，分析合同类型分布、履约率、平均审批时长、高频风险点等，形成《合同管理分析报告》，为公司决策提供支持。三、合同管理常用模板表格模板一：合同立项申请表项目名称合同类型申请部门申请人申请日期合作方信息单位全称统一社会信用代码地址联系人联系电话合同核心需求标的物/服务描述数量/规模质量标准履行期限预算金额（万元）立项依据（如：项目批复编号、会议纪要日期、市场调研报告等）部门负责人意见签字：日期：备注模板二：合同审批流程表合同名称合同编号合同金额（万元）合同类型申请日期审核环节责任人审核意见审核日期备注业务部门审核法务部门审核财务部门审核风控部门审核（如需）最终审批（分管领导/总经理）审批结论□同意□修改后同意□不同意备注模板三：合同履约跟踪表合同名称合同编号合作方履约阶段计划完成日期实际完成日期责任人关键节点记录节点名称（如：交付、验收、付款）节点内容完成情况（□正常□延迟□异常）相关凭证（如编号、附件名）处理措施（如：无/协商延期/违约索赔）履约总结备注四、合同管理过程中的风险控制要点（一）主体资格审查：严防“假主体、无授权”风险合作方为企业的，需核验其营业执照（是否在有效期内、经营范围是否包含合同标的）、法定代表人身份证明，若为授权签署，需提供授权委托书（载明授权范围、权限及期限）并由授权人签字盖章；合作方为自然人的，需核验其身份证原件，留存复印件并签署《身份真实性声明》；涉及特殊行业（如食品、建筑、医疗），还需核验其行业许可证件。（二）条款合规性：避免“霸王条款、违法约定”合同条款不得违反法律强制性规定（如《民法典》《招标投标法》《劳动合同法》等），例如：不得约定“工伤自负”“无限期不支付货款”等；涉及格式条款的，需以显著方式提示对方注意免除或减轻己方责任、加重对方责任、限制对方主要权利的条款，并保证对方理解；争议解决方式优先约定“由己方所在地有管辖权的人民法院管辖”，避免约定“由合作方所在地管辖”或“提交仲裁委员会仲裁”（除非己方为仲裁机构所在地）。（三）金额与支付条款：杜绝“金额模糊、支付风险”合同金额需明确大小写（大小写不一致时，以大写为准），避免“约万元”“万元左右”等模糊表述；支付方式需明确具体节点（如“预付款30%，发货后付60%，验收合格后付10%”），避免“货到付款”“项目完成后付款”等无明确节点的约定；涉及跨境支付的，需明确汇率计算方式、手续费承担方及外汇结算路径。（四）履行与违约责任：强化“过程监控、违约追偿”履行期限、地点、方式需具体可量化（如“2024年12月31日前交付至仓库，运输方式为汽车运输，运费由供方承担”）；违约责任需明确具体责任形式（如“逾期交货，每逾期一日按合同总额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，守约方有权解除合同并要求赔偿损失”），避免“承担相应责任”“赔偿损失”等笼统约定；约定定金时，需明确定金金额（不得超过主合同标的额的20%），并区分“定金”与“订金”（“订金”一般不具有担保性质，违约时不适用定金罚则）。（五）印章与签署规范：保证“形式有效、权责清晰”合同需加盖公司公章或合同专用章（财务章、发票章等不能替代），印章需清晰、完整，覆盖合同关键条款（如金额、签署日期）；授权签署人需在授权范围内签署，不得越权签署（如法定代表人签署无需授权书，非法人组织负责人签署需提供营业执照及身份证明）；电子签署需通过第三方持牌电子签章平台（如e签宝、法大大等），保证签署人身份真实、合同文本不可篡改。（六）保密与知识产权：防范“信息泄露、权属纠纷”涉及商业秘密（如技术资料、客户信息、经营数据等）的合同，需单独约定保密条款，明保证密范围、期限（一般至合同终止后2-5年）、违约责任；知识产权条款需明确归属（如“研发成果归委托方所有”“背景知识产权归对方所有，foreground知识产权归双方共同所有”），并约定侵权责任承担方式。（七）归档完整性：保障“可追溯、备查验”合同文本及关联文件（审批、履约、变更、纠纷处理等）需在合同签署后10个工作日内完成归档；电子档案需定期备份（如每月备份至服务器及移动存储介质），纸质档案需存放在符合防火、防潮、防虫要求的档案柜